【Email Template】寫Well-Received係錯？　必學8招商用電郵知識

不少打工仔撰寫電郵時慣用Dear開頭，Regards結尾，收到email時就用Well-received with thanks回覆，但原來這竟全是港式英文，與外國公司打交道時用不得？
本文就盤點幾個撰寫business email的注意事項，學懂了，以後回覆別人的電郵時也不怕尷尬！

雖說不少港人都堅持抱有「捍衛廣東話」的精神，但一回到職場，就算明知同事、上司、合作夥作或客戶是土生土長的香港人，都仍習慣堅持以英語撰寫email作溝通。

正所謂 「common language makes good communication」，彼此都以港式英語溝通當然沒問題，但若然是用一樣文法及語句跟以英語為母語的人士對話，則可能令人不明所以或感尷尬。以下就是八個港人以英語撰寫email時的常見謬誤，最好還是別再錯下去吧！

撰寫商業電郵8個技巧（按圖了解）：

1. Well-received with thanks  ≠  已收到

收到人家發送來的電郵，不少打工仔會慣常回覆一句「well-received with thanks」，代表自己已接收了該電郵。加上 well 字，似是懷着感恩之心給予回覆，但其實這句話在外國人眼中卻是頗尷尬的，因為據 Collins Dictionary指，「well-received」並不是指「已讀」，而是 「having been greeted or reviewed with approval」，多用於演講或書籍收到很好反應時的回應。

如以這句話回覆工作用的電郵，對別人而言就顯得相當怪異，因為 「well-received」似乎暗示着「我充分認同你（公司）的觀點」，而不是傳遞「我已收到」的意思。

其實，如果想表示「已收到」，簡潔地以 「Well Noted」、「Noted」甚至是最平凡的「Thank you」已行。

2. 慎用 Thanks for your attention

很多打工仔常在電郵末段加上一句 「Thanks for your attention」作結，以感激別人花了時間閱讀整篇郵件，然而這份感激實難令外國人感共鳴，因為 「attention」一字其實只適用於對方曾為你的項目耗費過心思，或曾幫你解決過困難的情況，例如：網購一直下不了訂單，郵件聯繫客戶服務人員協助解決問題，而如果你想在郵件裏表示感謝，就可以使用「Thanks for your attention.」

但如果只是普通的商業往來，就無需多謝對方費時閱讀郵件，這時一個萬能的 「Thank you」已可代替千言萬語的感謝。

3. Best/Regards

很多人經常在電郵下款以「Best」或「Regards」作結，這並沒大問題，只是還未夠正式。在英文世界裏，最正式的寫法是「Sincerely」，然後才是「Best/Best Regards」，如想表示親暱則可用「Cheers」。

4. 第一次聯絡才用Dear

在英文世界裏，「Dear XYZ」作為最正式的用法，多是在跟商業夥伴初次聯絡時才使用，如已有長期商業來往的話，「Hi/Hello」會比「Dear」親切得多。另外，愈來愈多新興企業都喜歡以「Hi」作上款，這可拉近與員工的距離，也能表現公司較友善的企業文化。

5. 用Time-Sensitive代替Urgent

商業郵件往來重在簡單清晰，尤其外國職場慣有heavy email culture，過於冗長或委婉的內容只會讓訊息淹沒在茫茫郵件海洋之中。如需對方即時給予回覆，使用「Time-Sensitive」會比「Urgent」來得地道許多。

6. 避免無謂回覆

若不想在傾妥事情後再收到Thank you或See you then等「One Line Response」，可直接在郵件中標明「no reply necessary」，避免尷尬。

7. 盡量保持只得一個主題

電郵實際上是一個簡潔版的信件，因此內容不宜過長，亦建議每個電郵只集中討論一個主題。主題過多不僅要對方花費更多時間閱讀，也容易令主次顛倒。另，內容也不宜過於深刻或幽默。

8.  最後再加寄件地址

郵件寫完再加對方郵件地址，可以proofread之餘，也有利於避免寫到一半就手滑點擊發錯的現象。

以上即是一些寫工作郵件需要注意的事項，尤其和外企進行郵件來往時候，一個適當的措辭與地道用法既有利於體現你的專業性，又可以很好拉近雙方的距離，從而提高工作洽談成功的機率。何樂而不為呢？

（資料來源：Wikihow.com)

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