【蔡東豪專欄】慢工出細貨的謬誤

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身邊總有一個這樣的同事,做事慢吞吞,交貨之前永遠需要多一點時間,還振振有詞地指出,慢工出細貨。有些古老諺語經不起時間考驗,有些根本是錯,又或者我們誤解了意思,例如「慢工出細貨」這句話我認為大有問題。

「慢工出細貨」的含意是不急於求成,多花時間製作出精緻講究的產品,表面上,完全政治正確,不可能是錯,至少,我們不敢公開否定這句話。等我來說吧,短短這五個字,包含了兩個謬誤︰一、慢工不一定出細貨;二、細貨並不值得追求。

慢工不一定出細貨的例子太明顯,多少次我們在電腦前面工作至放工時間,準備按掣把文件發出,收工,可是按掣之前出現猶豫,告訴自己,多花半小時,或可提升這份文件的品質。額外半小時真的提升質素?或者,不過更大可能是,額外半小時令我們心裏感到提升質素,換句話說,這是心理作用。工作時間和品質之間沒必然關係,我們每日都親身經歷和目睹,但心理作用的威力通常蓋過事實。差不多100年前,美國汽車大王亨利福特(Henry Ford)發現,增加工時非但不能提升汽車品質,剛相反,工時愈長,品質愈下降。因此,亨利福特帶頭把每周工時從48小時降至40小時,表面上,他把工人的利益放到最前,實際上,這是關於汽車品質的決定。

汽車大王亨利福特發現,增加工時非但不能提升汽車品質,反而工時愈長品質愈下降。(視覺中國)

如果閣下是上司,單從工作的品質,你能夠看得出提交這份工作的同事,每周工作40小時抑或60小時?如果看不出來,工作60小時同事的額外工時,是否白花?時間不等於品質,可從細微的一封電郵看到,有些電郵長篇大論,看了兩段,也看不到電郵的主旨,收件人已經沒心機看下去。發件人不是沒花時間,但花錯了時間。

當慢工出細貨變成道理,我們的工作沒完沒了,因為永遠可以多花半小時,這裏半小時,那裏半小時,work-life balance再見!上司相信時間等於品質,提早交貨的同事非但沒獎勵,還被罰,例如被派額外工作。做事特別爽手的同事發現生產力被歧視,提早交貨被視為次貨,自此以後,再沒有做事爽手的同事。六點放工,齊齊坐到七點半,因為時間等於付出,而且是客觀的付出。

上司相信時間等於品質,提早交貨的同事非但沒獎勵還被罰。(iStock)

分派工作予下屬,特別是性質比較複雜,我一定會強調,準備這份工作可能需要兩三星期,但兩三日後請先提交草稿或半成品。我最怕一些人接到工作之後,閉門嘔心瀝血,等到最後一日交出一件完全離題的東西。換句話說,我要「快」,不要「慢」。快的妙處,是盡快查看工作的方向,有錯的話,立即糾正,仍有足夠時間改變方向。有些人認為提早做完一件工作,被人視為馬虎,做完之後不敢交貨,等到最後一刻交貨,反映自己搏到盡。

品質固然重要,但過分追求品質,變成追求完美。慢工出細貨的另一個問題,是我們從開始便不應該追求細貨。辦公室最忌完美主義者,不管是自己或別人的工作,永遠看出瑕疵,永遠需要多半小時或多半日執正。當品質被盲目捧為主要目標,我們在找尋一個可能不存在的目標。如果我們有無限時間,如果我可以完全不理成本效益,偶而追求完美,可以是浪漫的,但辦公室不是浪漫之地。

辦公室最忌完美主義者。這裏最需要的指標是生產力。(iStock)

我們讚嘆一些工匠的執着,花幾個月,甚至幾年時間,做一件完美的作品。但我們需要弄清楚,這些是藝術家,辦公室負擔不起工匠的嘔心瀝血作品。

辦公室最需要的指標,是生產力。生產力包括兩個元素︰一、投入的資源,包括時間;二、產生的影響力。在有限的資源,例如有限的時間之內,創造出最大的影響力,應該是打工族的追求。有些工作的而且確需要投入很多時間,但時間不應該變成工作的指標。我的工作生涯中,影響最深的管理理論,是「八二原理」。簡單的兩個數字,概括了投入的資源和創造的影響力,同時警惕企管人,千萬不要跟完美糾纏。

上文刊載於第125期《香港01》周報(2018年8月20日)《慢工出細貨的謬誤》。

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