「混合辦公」新模式來臨 辦公室疫後重新定義?

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即使疫苗接種擴大,企業辦公室重開,隨着企業延續在家工作或轉型混合辦公,辦公室的角色已經變得不再一樣。經歷過去一年,雲端儲存服務商Dropbox行政總裁Drew Houston形容,辦公室的意義和工作模式「走過了一道單向門,出現永久的轉變」。公司去年已向員工透露,職場會變成「虛擬優先」,辦公室重開後會改造成「工作室」(Dropbox Studios),專門供工作團隊開會。

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隨着混合辦公模式興起,有企業計劃將辦公室轉為專供員工協作的場所。為此,它們會在辦公室增設更多公共空間,員工個人辧公桌也可能會改為「公桌」(hot desks)。(Getty Images)

共享空間 辦公室面積將減少

推行混合辦公的企業認為,傳統辦公室概念已經過時,應靈活改變空間佈局。遠程辦公諮詢公司Global Workplace Analytics主席Kate Lister預計,辦公室將會有更多共享的工作空間。她說,過去辦公室通常有80%為員工專屬空間,20%為共享空間,未來這兩個數字將會逆轉。

當公司推行混合辦公模式,視像會議將更為普遍,可以預期企業會完善辦公室的視聽設備。而且,企業視像會議服務供應商Fuze品牌及企業營銷副總裁Lisa Walker指出:「隨着混合模式到來,企業將加強辦公室員工和遙距工作員工之間的互動體驗,預料相關的技術將會流行起來。」

加拿大全息技術ARHT Media行政總裁Larry O'Reilly認為,公司可以引入全息立體影像技術:「Zoom之類的傳統視像服務通常只顯示用戶的『大頭』,你會錯過他們的肢體語言。但當你透過全息影像與他人會面,毋須佩戴3D眼鏡亦可看到立體影像,就好像出現在同一房間。」

汲取教訓 重建新的社會契約

此外,混合辦公的工作模式亦會改變傳統的辦公室文化。市場調查公司IDC研究總監Wayne Kurtzman認為,企業對員工的評估會變得重質不重量:「生產量是一種生產線式的指標,但不能告訴我客戶有多滿意,以及客戶會否回頭光顧。」諮詢公司RGB行政總裁Kate Duchene也同意,過往評核員工績效的方法可能過時。Houston更形容:「職場上需要一份新的社會契約,老闆需要摒棄工廠式思維——不是在辦公室坐足八小時就是有價值的員工。」

去年僱主在家工作也有諸多難處,推行混合辦公的公司正設法避免重蹈覆轍,尤其是「視像會議疲勞」(Zoom fatigue)帶來的過勞和壓力。(Getty Images)

過去一年,大家都體會到在家工作衍生的各種問題。推行混合辦公的企業需要汲取教訓,避免重蹈覆轍。花旗集團(Citigroup)行政總裁Jane Fraser在公司的內部備忘上承認:「公私界線模糊及疫下嚴苛的工作環境損害了我們的身心,這情況根本不能持續。聽取全球各地同事的聲音後,我們首先需要正視『視像會議疲勞』。」

有些公司計劃給予員工更多彈性時間。Slack未來論壇高級主管Sheela Subramanian透露,員工行事曆上預設了每個會議長度,目前已從本來預訂的30分鐘減至25分鐘。她說,這五分鐘小休可用作放鬆、看顧孩子、去洗手間或做些運動。此外,她和同事協定了核心辦公時間,例如上午10時至下午3時一起網上開會或協作,其餘時間就讓團隊成員按照自己需要而彈性安排,可自由選擇何時工作、何時處理家庭事務。

(節錄)

上文節錄自第261期《香港01》周報(2021年4月19日)《疫後新工作模式 摒棄工廠式思維 拓展共享工作空間》。如欲閱讀全文請按此試閱周報電子刊,瀏覽更多深度報道。

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