【Adobe教學】合併檔案、刪除分頁 10個整理PDF常用小技巧

撰文:
最後更新日期:

PDF格式的檔案在職場很常用,很多打工仔亦會使用Adobe的Document Cloud處理文書工作,但再是普及,很多人還是不熟悉整理pdf檔案的方法。想更有效率地使用pdf檔案,不妨參考Adobe香港及台灣區高級數碼媒體技術工程顧問所提供的10個技巧。

撰文:Ernest Wong

掌握整理PDF檔案的技巧,可更有效率地處理及分享文件。(Alejandro Escamilla / Unsplash)

有讀者問我,可否教一些日常會用到的PDF小技巧,讓他們工作時更得心應手?大家都不難發現,Adobe Document Cloud 的功能很強大,但大家日常只懂應用部分功能,有時候忘記又要上網看教程。倒不如我現在介紹一些PDF的常用小技巧,讓大家趁著年初溫故知新。

大多公司推出新產品後,會隨即舉行一連串的宣傳活動,及後或許需整理至少一份報告,供上司了解目前的情況,以預備下一輪的宣傳活動,或者及時調整宣傳策略。在製作報告的過程中,便有機會用上一些基本的PDF功能,展示項目現階段的成果。

這次我們介紹的工具,使用方法比較簡單,主要集中在Adobe Acrobat Pro DC工具欄目的上方:

是次教授的10個小技巧分別是:

1. 合併檔案2. 分割PDF

3. 排列PDF

4. 刪除PDF部分頁面

5. 壓縮PDF

6. 旋轉PDF

7. 將PDF轉換成其他檔案格式

8. 將其他檔案格式轉換成PDF

9. 在PDF插入頁碼

10. 搜尋及取代PDF文字

1. 合併檔案

經過資料搜集後,有時候需要將幾個不同來源的PDF檔案合併在一起,這時需要使用「合併檔案」工具。

Step 1:按下「合併檔案」下新增旁邊的箭嘴按鈕,選擇開啟。

Step 2:按下按鈕或者將檔案拖放到這裡,以新增檔案。

Step 3:用家可以按 符號可展開頁面、按垃圾桶刪除檔案,或者按放大鏡放大頁面查看PDF內容;

Step 4:亦可使用滑鼠拖放檔案至合適位置,完成後按「合拼」按鈕,在左上角的「檔案」位置選擇儲存或另存新檔。

2. 分割PDF

如遇文件頁數太多,擔心傳送速度太慢或者傳送失敗,可以分割檔案後再存檔。

Step 1:按下「組織頁面」下新增旁邊的箭嘴按鈕,選擇開啟。

Step 2:按下按鈕選取檔案後打開

Step 3:在「分割」的欄目下,按需要選擇分割的形式,如果你想將每頁獨立成一個PDF檔案,就應選擇「頁數」、「1頁面」,按「分割」後便完成

Step 4:如果選擇「2頁面」,就是每2個頁面分拆成一個檔案

3. 排列PDF

製作報告時,或許需按頁面內容重新排列頁面次序,這時使用滑鼠拖放非常方便。

Step 1:按下「組織頁面」下新增旁邊的箭嘴按鈕,選擇開啟

Step 2:按下按鈕選取檔案後打開

Step 3:使用滑鼠拖放頁面至合適位置,完成後在「檔案」位置選擇儲存或另存新檔。

4. 刪除PDF部分頁面

因應需要,或需刪除部分不再適用的頁面,按垃圾桶或鍵盤上的 Delete 鍵就完成。

Step 1:按下「組織頁面」下新增旁邊的箭嘴按鈕,選擇開啟

Step 2:按下按鈕選取檔案後打開。

Step 3:按下垃圾桶或者鍵盤上的 Delete 鍵,以刪除不適用的頁面,完成後在「檔案」位置選擇儲存或另存新檔

5. 壓縮PDF

如報告使用的圖片數量較多,有機會導致PDF體積過大,不利保存或傳送,這時可嘗試使用「最佳化PDF」壓縮PDF。通過這項功能,筆者曾經成功將一本23.4MB 的電子書,壓縮至 6.31 MB,雖然不再屬非常高清的PDF檔案,但用於存檔絕對沒有問題。

Step 1:按下「最佳化PDF」下新增旁邊的箭嘴按鈕,選擇開啟。

Step 2:按下「最佳化選擇的頁面」,然後在彈出的對話框中按「確定」,完成後在「檔案」位置選擇儲存或另存新檔。

6. 旋轉PDF

有時處理來源不同的PDF檔案,或者掃描時不小心選錯了方向,都可使用旋轉功能解決。

Step 1:按下「組織頁面」下新增旁邊的箭嘴按鈕,選擇開啟。

Step 2:按下按鈕選取檔案,然後打開檔案。

Step 3:點選方向錯誤的頁面,按旋轉箭嘴以改變頁面方向,完成後在「檔案」位置選擇儲存或另存新檔。

7. 將PDF轉換成其他檔案格式

雖然不少報告的最終定稿都會以PDF格式儲存,但有時上司或客戶也有機會要求使用其他檔案格式,這時就可使用「轉存PDF」的功能。

Step 1:按下「轉存PDF」下新增旁邊的箭嘴按鈕,選擇開啟。

Step 2:選擇需要轉存的格式,例如常用的JPEG影像、Microsoft Word、Powerpoint等格式,然後按下按鈕轉存。選擇需要另存新檔的位置,除了「我的電腦」和「Document Cloud」,亦可在「新增賬戶」位置選擇其他較常用的雲端儲存空間。完成後按儲存。

8. 將其他檔案格式轉換成PDF

我們亦有機會接收到其他檔案格式,例如JPEG或Word檔等,這裡有個快捷的方法,可以把多個檔案同時通通變為PDF格式,方便後續處理。

Step 1:按下「建立 PDF」下新增旁邊的箭嘴按鈕,選擇開啟。

Step 2:選擇從單一檔案、多個檔案、掃描器等來源選取檔案,按下按鈕轉換為PDF檔案。完成後按儲存或另存新檔。

9. 在PDF插入頁碼

要讓PDF看起來整齊又專業,除了按內容排列次序,亦可按需要重新編排頁碼,這樣才容易參照或查找。這裡有多個插入頁碼的選項,用家有需要甚至可以為頁碼自訂格式。

Step 1:按下「編輯PDF」下新增旁邊的箭嘴按鈕,選擇開啟。

Step 2:按下按鈕選取檔案,然後打開檔案。

Step 3:按「頁碼和日期格式(U)...」,在彈出的對話框中選擇日期及頁碼格式,然後按「確定」。

Step 4:選擇字型、大小、顏色及自訂頁邊距離等,然後在需要插入頁碼及日期的相應位置,點選「插入頁碼」或「插入日期」,隨即可在下方預覽每一頁頁首及頁尾的效果,完成後按確定。

10. 搜尋及取代PDF文字

在製作報告的過程中,你可能想需要搜尋某些關鍵字,例如活動名稱、產品型號、產品名稱等。如在最終的PDF稿件中發現少量錯別字或者想要取代某些文字,可以使用搜尋及取代PDF文字快速地解決。

Step 1:按下「編輯PDF」下新增旁邊的箭嘴按鈕,選擇開啟。

Step 2:按下按鈕選取檔案,然後打開檔案。

Step 3:按上方的放大鏡,然後在對話框的尋找位置輸入需要搜尋的文字,例如「世界」,然後按「下一個」,隨即可以找到文中的「世界」。用家亦可以選擇取代PDF的某些文字,例如在「尋找」輸入「世界」,在「取代為」輸入「天地」,隨即可以「天地」取代「世界」。如有需要,還可在右邊的格式位置選擇所需的格式。完成後在「檔案」位置選擇儲存或另存新檔。

Acrobat DC現在已經非常方便用家,除了直觀的界面,基本功能只需經過幾項設定就能完成。下次我會介紹一下,如果你已經離開辦公室,在戶外或客戶的辦公室發現PDF檔案有錯漏又可如何救亡。

立即下載《香港01》,緊貼公務員職位空缺、勞工處筍工推介,了解CV、面試致勝技巧!下載網址:https://hk01.app.link/bkbJyY5t4O



X
X
請使用下列任何一種瀏覽器瀏覽以達至最佳的用戶體驗:Google Chrome、Mozilla Firefox、Internet Explorer、Microsoft Edge 或Safari。為避免使用網頁時發生問題,請確保你的網頁瀏覽器已更新至最新版本。