【職場傍身技】怎樣說Thank You

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在雜誌看到關於辦公室說Thank You的故事——記者找CEO做訪問,須過「大秘」(Executive Assistant)這一關。大秘的責任之一,是為CEO守門口,熟習怎樣應付傳媒。記者感到大秘在整個過程中非常專業,很多地方恰到好處,訪問刊出後,記者把訪問文章連同一封Thank You信寄給CEO。其中一段是:「有朝一日我名成利就,我一定聘請好像(大秘的名字)的助手,免受我這類人的騷擾。她有禮貌,有分寸,但硬淨非常,全程全心保護你。你一定已經知道她對你的價值,不過我都要向你多說一遍。」

幾星期後,記者找大秘:「記得我嗎?我是早前找CEO做訪問的記者,我寄了訪問文章和一封信給CEO。」大秘答:「我當然記得你,不過我只把訪問文章交給CEO,那封信我收起了。」記者說:「噢,我做錯了……」大秘神氣地說:「我沒給他看,我一字一句在電話讀給CEO聽。」記者和大秘之後成為朋友。

在辦公室說Thank You的力量很大,但很多人認為是多此一舉,因為大家都是受薪的,做的事是分內事,整天Thank You來,Thank You去,浪費時間,兼且欠缺誠懇,隨時弄巧反拙。辦公室之外,打工族或者非常願意說Thank You,但換轉辦公室的環境,立即變得孤寒,認為Thank You帶有虛偽,甚至婆媽,我認為不智。

行為科學家以實驗證明說Thank You的力量大至沒有人免疫,受者必定受到鼓勵,沒有例外。還不止,受者之後較有可能向其他人說Thank You;換句話說,說Thank You好像傳染病,在辦公室一路散播出去。樹立公司文化,講願景之前,可考慮由鼓勵說Thank You開始,簡單兼便宜。

同事之間存在不同程度的競爭,Thank You不可說得過龍。(視覺中國)

承認吧,打工族不善於說Thank You,說得太多,好肉麻,說得太少,不如不說。打工族想得很多,向A說Thank You,沒向B說,B可能不高興,人是小氣的動物。慢着,我和A的關係一向平平,忽然爆句Thank You,A會否覺得我另有企圖?一句簡單不過的Thank You,在辦公室世界,變得非常複雜。

所有人都希望自己的貢獻是有意義的,兼受到別人欣賞,以說Thank You表示心意,本來合情合理,但偏偏在辦公室變成帶有兇險的一句話。一班同事本來關係融洽,忽然群起排斥某人,原因是某人被指擦鞋博上位。所謂擦鞋行為,很可能是牽涉向上司說Thank You,無事獻殷勤,必有所圖。在辦公室說Thank You是一門需要細想的學問,最險是向上司和向同級同事說,我有些看法。

先談向上司說Thank You。Thank You最重要是誠懇,欠誠懇不說也罷,但對上司誠懇會引來擦鞋嫌疑。因此,向上級說Thank You必須具體,清楚解釋為什麼說Thank You。例如,你負責的項目最近獲好評,不過你知道其實項目有些問題,上司幕後不作聲為你解決了問題,你卻拿取全部功勞。你向上司說:「全靠你打通與XYZ的關係,Project A才可以順利過關,心存感激,It means a lot to me。」

這幾句話簡單利落,說清楚那件事,上司做了什麼,及對你的影響。向上司說Thank You千萬不要長篇大論,三幾句夠有突,寫得中的話,上司即收到。不要買禮物,不要送卡,電郵可以了。向上司說Thank You一定是險着,應選擇在關鍵時刻使用,愈少愈好,以增加威力。向上司說Thank You的終極目標,當然是擦鞋,不過要擦得夠中和夠型,懶理其他人怎看。

向同事說Thank You,目標是建立互信,籠絡關係。理論上,大家都為公司工作,做的所有事情都屬於分內事,Thank You是多餘的,但實情不是如此,一句時機準確的Thank You,可贏得即使是死對頭的心裏讚許。例子是,你差點闖禍,全靠同事補鑊。你向同事說:「昨日好險,全靠你從天而降,不致失去XYZ這個客,否則我大鑊矣。謝謝,將來一定找機會報答。」同事之間存在不同程度的競爭,Thank You不可說得過龍。千萬不要說「為公司好」這些廢話,說Thank You件事完完全全是關於個人感受,你覺得同事怎樣幫了你。同樣,不要送禮物或心意卡。

Thank You說得多便不值錢,看準時機出擊,加強效果。Thank You必須包含三個元素:一、使受方知道他做了一件特別的事,這件事他不需要做,但做了之後對你有正面影響;二、使受方知道他為了做這件事,牽涉付出,甚至犧牲,你是知道的;三、這件事對你——不是公司——有什麼意義。「It means a lot to me」這句話好使好用,不妨用作Thank You的結尾。

(文章純屬作者意見,不代表香港01立場。)

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