【職場技巧】語音訊息講公事 嘥時間兼冇保障 3招逼佢電郵討論
自從不少通訊軟件如Whatsapp、facebook Messager、Kakao等，有語音訊息的功能後，造就成不少「錄音怪」，一句：「好！」、「無問題」都錄音，又或者根本未想好自己要表達的內容，就連思考途中的呼吸聲及語塞靜默都錄在語音檔中迫對方聽，這會是多浪費時間！除了語音訊息，有時其他部門的同事或客戶打電話來，拋出一大堆毫無歸類的資訊，令接收者非常混亂，這時真的好想大叫一句：「打字啦！」
相信不少工作繁忙的打工仔都不知不覺患上了電話恐懼症，不想已計劃好的工作流程被一通電話所打亂。對有計劃、有效率及已準備好一切的人來說，打電話當然是最快捷直接的做法，但並不是每個人都對每個議題內容都了解詳盡及有條理掌握細節，故在口頭溝通上難免會造成不少接收上的錯誤，所以還是有白紙黑字的總結及憑證會比較清晰，對雙方都有保障。
以下會教大家三句有禮地邀請對方以文字溝通的方法，不妨學來一用！
1. 需加入更多人作討論
當你想說：
你收線後，我甚麼都會忘掉的，email給我吧！
雖然你可以在通話中途以紙筆記下重點，但那些鬼畫符般的字體，你最後又會記得多少？可能10個重點之中，只有5至6項成功傳遞到你的腦海中，而其他的要點卻模糊不清。有email等文字指示的話，一定會清晰得多，稍一為迷失，都可以參考文字指引，減少浪費時間的機會。所以仍有那麼多人用email就是這個原因，就算你有將保存那通話的錄音檔，但每次翻查都得重新聽一片，實在令人卻步。
你可以這樣說：
不好意思，如果可以的話，我想以email來開始這個對話，因為我之後可以有紀錄作參照，而其他相關及有需要的同事亦可以loop in﹙加入email討論﹚。如果之後還有需要電話討論，我們可以約個時間談談，謝謝！
2. 方便仔細跟進
當你想說：
其實我常常都很怕你問的問題，我根本就不知道答案……不如你寫下來。
有時通電話令大感壓力之處，是因為它是實時的，現場進行，不讓你有思考空間。當對方問到你不懂回答的問題，頓時大感尷尬或銳氣大挫。為免支吾其詞有損形象，其實可以大方告訴對方你需要多一點時間了解，然後以電郵方式回覆他們。
你可以這樣說：
我想好好準備你所需的資訊，你介不介意以email列出你的問題？我會以email回覆，若有需要，我們再以電話討論其餘內容吧，謝謝。
3. 沒空對話
當你想說：
呀……我真的很討厭與人對話！
說實話，有誰喜歡聽電話或聽連續的語音檔轟炸？一天之中，我們已經要開會、與同事和上司交待工作事宜，只想有些集中安靜工作的時刻，卻還要花時間來聽一些長篇大論及重點欠奉的對話，有時真的覺得很煩燥。
這時你可以讓對方知道你正在忙於處理正在跟進的事項，當你比較閒一點時，再以文字形式來回覆他。
你可以這樣說：
對不起，我正處理一個重要的項目，暫時未能抽空。你方便以email摘下你想談及的要點，然後發給我嗎？我會以email回覆你並加以意見。之後，如果你還有需要於電話溝通，我可以在完成這項目後，與你再安排時間談談。
電話有其用處
這些回應，最後都提供讓對方在必要時以電話方式溝通的選項，因為有時一通電話真的比來回10次的email來得直接。有時某些討論確實需要對方即時回應或在場人士給予即時的意見，另外，電話溝通技巧其實都是工作的重要技能之一，尤其是需要對客人的工作，如售貨員、客戶服務員。
當然，某些情況就是email比較對自己有保障及方便，這些情況就不妨試試用以上幾句回應來解救吧！
﹙資料參考：The Muse﹚
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