【長和執董專訪】公司秘書不是打字員 施熙德:我們負責守龍門!

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再有港人揚威海外!香港特許秘書公會(HKICS)前會長施熙德律師日前當選英國特許秘書及行政人員公會(ICSA)國際會長,是首位出任該會會長的亞裔女性。

提起公司秘書,不少人會想起主要職責是處理文書、紀錄會議內容之類,甚至乎「斟茶遞水」、「訂酒店機票」,但職銜有時也會誤導,公司秘書不等於「公司的秘書」,長和﹙0001﹚執董兼公司秘書施熙德早於1997年便擔任和黃的公司秘書,決心為公司秘書大平反。她接受《香港01》專訪,親自道出「秘書之道」,以及行業前景,於施熙德眼中公司秘書猶如一間公司的「守門員」。

施熙德笑指,很多人都不知道公司秘書的工作,就連大學副校長亦未必完全了解其職責。﹙張浩維攝﹚

公司秘書究竟是做什麼?相信許多人都說不清,「老行尊」施熙德見慣不怪。有一次,她出席測量師公會晚宴,身旁坐了一位大學副校長,兩人言談甚歡,席畢之際,這名副校長打趣道︰「我依家先了解你做咩!原本仲諗點解測量師公會晚宴,請了一位『秘書』坐我隔離一齊傾?」

事實上,這名「秘書」殊不簡單。施熙德現為長和﹙0001﹚執董,是「天字第一號」唯一一位女執董;她早於1989年已加入和黃,1993年出任集團法律總監,1997年再兼任公司秘書,隨着長和系2015年「世紀重組」後,改為擔任長和公司秘書,去年總酬金達2,200萬元﹙包括430萬元基本薪酬及津貼﹚,堪稱公司秘書的「至高境界」。

作為ICSA新任國際會長,施熙德也趁機為公司秘書來個平反:「公司秘書雖然識打字,但絕非『打字』的人,是一間企業,尤其是上市公司重要的職位,是高管來的,跟董事一起共事!」

施熙德指,公司秘書對一間公司來說,職責就像足球隊的守門員,為公司有可能面對風險作最後把關。(視覺中國)

公司秘書如「守門員」

施熙德續稱道,公司秘書其中工作之一是為董事會會議作會議紀錄,或者做全公司的文字工作,但更重要的角色是給予董事局正確的意見,以防違反了交易所條例。她以足球隊作比喻,公司秘書猶如企業的「守門員」,「做一項收購,除了法律部門要參與,稅務部、財務部、人力資源部,乃至PR﹙企業傳訊部﹚都要參與,全部係一個大團隊去做,但去到『埋門一腳』,就要法律部及公司秘書去把關,就合規事宜向董事局拎批准,你唔可能要求董事局每隻字都睇晒!」

具體而言,公司秘書特別須要熟知交易所和證監會有關上市的條例,幫公司「把關」。本港上市監管條例以「披露為本」做原則,因此公司秘書需向董事會說明個別交易要否要向公眾披露,「可能你的老闆不想向外披露某些交易,擔心交易被外人吃掉,但你要向老闆及董事局解釋交易所的要求,否則就好容易犯錯,就是失職!一旦被交易所發覺,不但上市公司會遭處分,就連你也會被處罰。」

如果遇到「包拗頸」的情況,又該怎麼辦?施熙德教路道︰「每間公司有獨立董事,較年輕的公司秘書應該找他們幫手,等獨董幫手同老闆傾傾!(如果公司堅持行過界,又如何?)咪走人囉!」

根據香港交易所《上市規則》要求,上市公司必須委任為公司秘書,人選要求殊不簡單。﹙路透社﹚

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修讀碩士課程   取「入場券」

根據香港交易所《上市規則》要求,上市公司必須委任為公司秘書,該名人士必須為香港特許秘書公會會員;或《法律執業者條例》所界定的律師或大律師;又或《專業會計師條例》所界定的會計師或有關經驗方面足以履行公司秘書職責的人士。

上述雖為專業人士,但要成為香港特許秘書公會會員及國際認可的公司秘書,必須通過公會的國際專業知識評審考試(International Qualifying Scheme,IQS),合共考8份卷。另一條「捷徑」則是修讀公司管治碩士課程,並成功於2年內畢業,即可申請完全豁免IQS,累積4年足夠經驗即可成為公會會員。

律師出身的施熙德補充,即便是有會計或律師專業背景的人士,就算取得牌照,也不代表懂得做上市公司秘書,一樣要學習,「只是懂得普通法律是不夠的,對交易所條例、稅法、公司法、證券法都要熟悉,更要不斷了解交易所及證監會的最新要求。」

另外,對於公司秘書的文字水平又是否要達到「咬文嚼字」級,施熙德如此答道︰「做公司秘書,語文能力要高,無論英文、中文又好,但係咪要咬文嚼字呢?我反而覺得要簡潔、精練,不須講的不用講,才是好文字,不一定要長篇大論!」

施熙德表示,對上市公司的合法、合規要求愈來愈繁重,成行「僧多粥少」,好難請人。﹙張浩維攝﹚

施熙德︰我們成日都請緊人

談及行業前景,她認為,香港有一個十分利好的勢頭,皆因香港交易所要做全世界的第一,只要持續有大量公司來港上市,對公司秘書就有需求,現時全行都在招聘新血,「我成日都請緊人,有時係去到公會演講、活動都會搵人,因為合法、合規的要求愈來愈繁重,成行『僧多粥少』,好難請人!」

據施介紹,香港特許秘書公會總會在英國,而香港、澳洲、紐西蘭、新加坡及南非等地都有分部,整個會有30,000個會員,其中香港有6,000個會員,加上3,000個學員,總共有9,000人,是一個大分部。

資料顯示,作為公司秘書,最少在行內有10年以上經驗,基本年薪介乎72萬至120萬元,待遇絕不遜其他專業人士。施熙德直言,自己上任後目標之一就是要提升公司秘書於公眾心中的形象,第一步是「正名」。她舉例稱,在內地,公司秘書叫做董事局祕書(董秘),係一個好高職位,故希望公司秘書的中文名稱將來可以改稱董事局祕書,而香港特許秘書公會可改名為「特許企業管治公會」,增加名稱的專業性,「公司管治愈來愈重要,改名後可提高公眾認受性。」



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