【職場技巧】一次過10張、自動整理通訊錄 三大必用卡片管理工具

撰文:曾凱茵
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香港打工仔職場還是偏向傳統的交換名片。但換了一堆卡片後,又雜亂又不好看,找起來也麻煩,所以我們需要一些工具來管理卡片。記者為此特別試用包括傳統的卡片簿與新式的電話應用程式,比較它們在應用上的好壞。

來到2018年數碼年代,不少人聽到卡片的反應會是:卡片還有沒有意義?畢竟很多時候跟人家交換卡片後,回到公司便把它們放在一旁,如沒需要也不會再找上手。但其實交換卡片的意思可不僅只是一種形象上的禮儀,更有着實際用途,因為一張卡片既是代表着打工仔個人與公司的形象,一張好的卡片,以及個交換卡片時的態度,正是代表閣下有多自重及有多尊重人家,加上卡片又沒電量耗盡的限制,方便隨時查找,因此難怪派卡片的文化至今仍在全球職場盛行。

不過,隨着結識的人愈多,如沒養成良好的整理卡片方法,日後便可能造成困擾。因此記者特別嘗試用傳統的卡片簿及新式的電話應用程式整理卡片,比較它們各自的優點。

1. 無印PP卡片簿

在坊間的文具店已可買到的卡片簿,款式多樣,記者就揀選了不少人喜愛使用的無印良品PP卡片簿。據品牌網頁指,售價為$10的小型版本卡片簿,可放60張卡片;售價為$22的A4型卡片薄,則可存放200張卡片。兩款產品都採取了卡片由側邊放入的設計,減少卡片掉落的機會。

小編是次所用的是可存放60張卡片的一款,卻有點後悔了,因為傳媒這行業因工作需要得常與別人交換卡片,因此這款卡片簿根本不夠用,不過好處是它不算太大(尺寸為91x55mm),方便放入袋中隨身帶着走。至於A4版本的,就方便放在辦公室內,整整齊齊地把卡片存在。

卡片簿的售價一般不算太高,質量良好,外觀簡潔美觀,且能把本身亂作一團的實體片存放好,試問你還想怎樣?

卡片簿(按圖了解):

兩款無印PP卡片簿,分別可裝60及200張卡片,價錢不過22元。(無印良品網站截圖)
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2. 應用程式:Wantedly People

早前正式登陸香港的日本招聘平台Wantedly,原來還曾推出了一款名為「W People」的卡片掃描管理應用程式。

W People用法簡單,版面簡潔美觀。打開App便即可使用相機拍下卡片,其一大特點兼好處是一次過可掃瞄多張卡片。不過程式雖聲稱最多能一次掃描十張卡片,但記者實測後,覺得以每次掃描三至四張卡片的準確度最為理想。

掃描時要注意,資料都要在圓圈內才能被識別到。之後App會自動提取卡片上的資料並整理成一個個聯絡人,最後加到App內部連絡人中。較可惜的一點是App的連絡人並不能匯出到手機本身的通訊錄中,但App中附有電郵及電話按鍵,按下電話鍵可直接打給對方,電郵功能則需登記Wantedly帳號才可使用。

W People是由Wantedly推出的卡片掃描管理App。(Wantedly網站截圖)

判斷卡片掃描管理App好不好用的一大準則,是看其文字識別的準確率高不高。W People文字識別率大致上算準確,但鏡頭距離太遠、卡片放得過多的話,便會出現缺字錯字的狀況,所以掃描時要注意鏡頭與卡片的距離。

3. 應用程式:Evernote

Evernote本身是一款記事筆記軟件,在筆記軟件界及工作效率界非常著名。但對於要整理卡片的打工仔來說,我們最看重的是其OCR功能。OCR的全名是Optical character recognition,中文就是光學字元識別,簡單來說,就是一種用於辨別文字的技巧,不過一般打工仔就算不懂也不緊要,最重要的是它的作用,而Evernote的OCR功能就是市場上其中一款有着最精準文字識別功能的程式之一。

用戶先要開啟程式,然後按下「+」號,選擇相機以加入新的照片作筆記。通常App本身就可以自動辨認出卡片,並以文件scanner模式拍下來。如果想拍下更多的卡片,只要不斷把鏡頭移向新卡片就可以,App會自動掃瞄,照片浮現在鏡頭版面的底部。

接下來,換下一張卡來觀察程式能否自動辨認出那是一張卡片。不能的話便選擇「Business Card」,Evernote會從卡片上撰取資料,甚至嘗試與Linkedin戶口互相配對起來。

Evernote又名印象筆記,是非常著名的筆記型應用,其OCR功能具有準確率甚高的文字識別率,成為管理卡片的最佳應用之一。(Evernote網頁截圖)

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