【在家工作】別被眼神出賣你分心 Zoom分享7大主持線上會議貼士

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新冠肺在香港爆發第三波疫情,短短一周間已出現上百宗的本地確診個案,不少企業紛紛重推員工在家工作(work from home)措施保障同事及公司安全。

回不了辦公室,同事間多了用線上會議商討公事的機會,線上會議程式Zoom提出了7個有助線上會議進行得順暢及有效率的建議,打工仔不妨參考。

主持線上會議7大貼士(按圖了解):

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1. 記得「自介」

在家工作雖然感覺輕鬆,但不要忘記會議開始時最基本的禮儀!就如面對面會議一樣,線上會議都應該由自我介紹開始。特別在對外的會議中,記得向所有會議參與者表明自己的身份,這樣不但能避免尷尬的局面,還有助營造輕鬆友善的氣氛,令之後的互動環節更為踴躍!

2. 整潔簡約的背景

線上會議的其中一個好處就是更方便「扮」工,怎樣才能令你的會議參與者集中精神在你的會議上?最簡單的方法就是令他們無法「八卦」!簡單收拾房間,或設定虛擬背景,務求令鏡頭内的背景範圍變得整潔簡約。當沒有其他東西可以讓他們分心時,會議參與者也自然會乖乖集中在你的會議内容上。

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3. 謹記望鏡頭

在線上會議中,很多時候我們只顧著看熒幕的自己,整理儀容,而忽略與參加者的眼神交流。要讓會議參與者覺得你正看著他們説話,記得要看著自己眼前的鏡頭。否則,對方只會覺得你心不在然。

4. 關掉通知提示

對於習慣面對面交流的人來説,要集中精神看著眼前的鏡頭實在不是一件易事。在會議進行中,突然收到螢幕上的 WhatsApp 通知,或是日曆事項提示,相信眼睛總會忍不住離開鏡頭,而會議參與者亦會輕易發覺你分了心。所以,記得暫時關掉通知提示,讓你更集中主持會議。

在線上會議期間,眼神等的微表情比平常容易為人留意到,大家應多留意,避造成誤會或尷尬。(Shutterstock)

5. 留意音訊和視像設定

在會議開始前,記得檢查是否已經開咪和鏡頭,減低在會議參與者前出現「蝦碌事件」。如果你在會議期間發現有人想説話但沒有聲音,你可以在「管理參與者」的選項中提醒他們開啓音訊。你亦可以在會議開始前預先設定參與者的音訊和視訊。

6. 只邀請必須出席的參與者

邀請沒有必要出席的人參加會議可能會令線上會議質素和效率下降!作爲會議主持人,應該只邀請必要持份者參加會議,確保你能照顧到每一位會議參與者之餘,亦可以保持高質素會議。在會議完結後,你可以在 Zoom Chat 向其他沒有出席會議但有關的持份者發送會議摘要,或傳送會議錄影供參考。

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7. 留到最後一刻

就像派對搞手一樣,作爲線上會議主持人,當然要留到會議的最後一刻!這樣不但讓會議參與者有機會提出單對單問題或意見,還可以為你營造不慌不忙的好印象。不過要留意,若是Zoom主持人比參與者更先離開會議, Zoom 會自動安排另一位參與者成爲會議主持人。

未到可鬆懈的時候

新冠肺炎疫情在香港已累計出現超過1,500宗的確診個,全城戒備已是刻不容緩。難得公司重推在家工作措施,打工仔好應安守本份,避免不必要的外出(特別是遊山玩水等活動更應禁絕),這才是對自己、家人及公司負責任的表現。

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