AI 人工智能發展迅速，由內部知識問答、智能客服，到自動化流程與分析決策各方各面，不少企業都在研究將AI應用到企業營運中。然而，不少企業在部署AI的使用時，容易把焦點放在聊天機械人、AI Agents，與模型能力本身，卻忽略了建立文件治理中樞（Centralized Document AI Tower），統一管理文件、權限、來源、更新、審批及記錄，容易導致資訊零散、過時，甚至出現高風險的情況。

應用AI易忽略文件管理重要性

因各企業均須處理大量重要文件，包括合約、發票、員工紀錄、內部知識及客戶資料等。當這些資料要交由人工資能處理，除了關注「AI能否回答」，「AI該回答甚麼、可給誰看、根據哪一份文件回答」亦是企業該考慮的重中之重。由管理使用者的臨時存取權限、授權代理存取、判定外判人員可接觸哪些敏感資訊；亦要確定AI在審計或事故調查時，清晰證明流程合規；同時確保資訊內容的擁有權，且來源內容能持續更新，亦是不能忽略的核心問題。

ParaDM 推出的 SmartShareAI Platform，是一個結合智能文件管理系統（automated DMS）與文件防護罩（Document Shield）的文件智能治理AI平台，可連接聊天機器人或AI代理，進行安全的語意（Semantic）搜尋，同時確保對敏感文件的存取有權限感知（permission-aware），可清晰定義內容的擁有權。同時，平台支援讓團隊協作編輯（Co-edit）及文件的分類與保護，同時可設定自動化工作流程，就來源文件進行審閱及批准，確保AI所使用的內容均是有依據、並可追溯的。

提升AI治理透明度　防企業資料外洩

在企業治理層面上，平台會保留完整的生成式AI日誌（GenAI logs），即開發或使用生成式人工智能模型時，系統所產生的互動與操作紀錄，以提升其透明度，並建立完整的AI治理流程，保護敏感文件。透過權限報告（permission reports），可更有效防止檢索增強生成系統（RAG系統）出現外洩企業資料的風險；再配合保留政策（retention policies），更能確保數據時效性，同時兼顧資料安全。

ParaDM 認為企業發展 AI，關鍵不應只部署聊天機械人或接入 AI Agent，而須在文件管理、權限控制、內容擁有權、流程審批、合規審計及資料更新之間，建立一套有系統、可持續、可治理的基礎；否則只會停留在使用初型 AI（prototype）的階段，而不能成為企業真正可信、可管及可擴展的能力。以文件擁有權為核心使用AI，才能讓企業更安心。ParaDM 早前更參與由《香港01》舉辦「企業人工智能升級轉型交流日」，與多個國際企業代表，共同探討最新 AI 應用實戰及商機。

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