人工智能在近年的發展令各行各業都躍躍欲試，但對於香港和亞洲地區的中小企業而言，AI應用往往仍停留在遙遠的概念。原因不難理解：大部分公司員工不足五十人，沒有專職IT人員，也難以承擔高昂的系統部署成本。在這種情況下，要一步到位引入AI幾乎是不可能的任務。真正務實的做法，是先完成流程的數碼化與自動化。這不單是減少紙張和口頭傳達，而是讓日常業務成為可以被追蹤、分析和優化的數據流。只有當這個基礎打好，AI才有機會發揮價值。

文：Michael C.S. So（AiX Society 人工智能應用研究學會-創會會長）

傳統方式的侷限

不少中小企仍然依賴WhatsApp群組交代工作，或是透過口頭指令處理任務。報銷需要紙本表格逐級簽批，採購文件必須人手送簽。這種方式雖然看似靈活，但實際上效率低、錯誤率高，且缺乏數據沉澱。當老闆問：「上個月有多少客戶查詢最終轉化為訂單？」公司往往需要人手翻查一大堆零散紀錄才能勉強回答。

這正是數碼化平台的重要性：它能把日常流程搬上雲端，並形成結構化數據，讓管理層即時掌握業務脈絡。

現代OA平台的共通功能

近年在亞洲市場流行的辦公自動化平台，雖然名字各有不同，但大致擁有幾個核心功能：

即時通訊與協作

所有員工都能在同一平台進行即時對話、群組討論，並結合文件、日曆和會議。訊息不再散落在不同應用程式，亦可追蹤已讀狀態，確保重要通知不被忽視。

流程自動化與審批

報銷、採購、合同審批等流程可以數碼化。申請一旦提交，系統自動流轉至相關主管，並記錄處理時間。這種自動化能顯著縮短流程週期，避免「文件滯留」。

任務與項目管理

平台通常提供看板或任務卡功能，能把口頭交代轉化為可追蹤的任務，並分配責任人與截止時間。員工可以隨時查看自己的待辦，避免「誰負責什麼」的混亂。

文件與知識管理

合同、報表、設計文件等都可以存放在雲端，並支援多人同時編輯與批註。這不僅減少版本錯亂，也為日後搜索和分析提供便利。

數據統計與報表

流程產生的數據會自動匯總成報表，例如銷售數據、訂單處理效率、員工任務完成率。管理層能透過儀錶板即時查看營運狀況，以數據而非直覺作決策。

這些功能聽起來或許普通，但對於中小企來說，它們是從「紙與口」走向「數據驅動」的關鍵。

AI的加入：平台的分水嶺

近一兩年，辦公平台的競爭已經進入新階段：不只是比拼誰的通訊體驗更流暢，而是誰能更快、更深入地把AI功能融入日常工作。

新一代平台的AI能力，正在改變遊戲規則：

智能助理：用戶以自然語言下指令，AI便能跨應用執行任務，例如安排會議、整理文件、發送通知。

智能搜索：不再依靠關鍵字，而是能理解語意，直接回答「公司差旅標準是什麼？」並提供來源，而非只列出一堆檔案。

智能表格：用戶輸入「請生成本季度各地區銷售額柱狀圖」，系統就會自動統計並製作圖表，無需熟悉公式。

會議摘要：AI能即時轉寫會議語音，並自動提煉重點與待辦事項，節省繁瑣的整理時間。

流程優化建議：系統根據歷史數據，主動建議最佳的審批路徑或表單設計，讓企業逐步建立更高效的工作流程。

這些功能不再只是「錦上添花」，而是直接決定了平台能否幫助中小企邁向智慧營運。

實際應用場景

以一家零售企業為例：

客戶查詢透過平台記錄下來，系統自動建立客戶檔案，後續銷售人員能追蹤進展。

採購訂單在平台內建立，若庫存不足，系統會自動推送通知，並生成補貨任務。

員工在群組內的對話能一鍵轉化為任務卡，進度實時可見。

管理層打開儀錶板，就能看到訂單完成率、補貨效率與銷售轉化率。

這些數據最終沉澱為企業資產。當AI進一步導入時，它能在此基礎上提供預測和建議：例如分析客戶流失風險、預測缺貨時間，甚至自動生成銷售策略。

為何要選擇AI驅動更強的平台

對中小企而言，資源有限，選擇正確的平台至關重要。傳統的OA平台能解決基本協作與流程問題，但若缺乏AI驅動，企業很快會遇到「升級瓶頸」——流程雖然上了雲，但依然需要大量人工操作，無法真正釋放AI的潛力。

相反，那些已經在AI層面有深入佈局的平台，能讓企業在日常使用的同時，自然地享受AI帶來的效率提升，而不需要額外投資或轉換。對中小企來說，這意味著可以「一步到位」：先用它完成數碼化，然後逐步走向智慧營運。

香港和亞洲的中小企，若要在AI時代保持競爭力，第一步必須是流程數碼化。但在選擇平台時，不能只看眼前的通訊與協作便利，更要考慮長遠的AI能力。因為真正能幫助企業持續增長的，不只是把紙張換成電子檔，而是能把數據變成決策依據，把任務轉化為自動化，把會議記錄轉化為可行行動。

因此，企業應該優先選擇那些AI驅動功能更強的平台。這不僅能解決當前的營運痛點，更能為未來的智慧營運奠定基礎。