記得不久前，在金鐘某座商廈的高層會議室裏，一間大型集團的董事局正在討論 2026 年的數碼轉型方案。桌上擺滿了不同供應商遞交的提案，大家一邊飲著咖啡，一邊談論「自動化如何令流程更快」、「AI 如何協助審批」、「文件如何更容易管理」。

文：Michael C.S. So ｜ AiX Society

但當 IT 總監翻到系統的伺服器架構那一頁，全場突然安靜下來。他抬起頭，用一種不容含糊的語氣問道：

「伺服器在哪？所有文件是否全都存放在中國境內？備份是否也在中國境內？」

問題一出，連 CFO 都停止寫字。因為所有人都明白，這一條問題的答案，將決定整個項目是否能落地。

一、企業真正怕的不是「轉型」，而是「看不見的風險」

過去很多企業談起系統時，首要考慮往往是功能：

流程是否快？

界面是否易用？

能否幫部門節省人手？

但近兩年，公司真正擔心的反而變成了 資料主權*—— 資料去哪裏、誰能看、是否會跨境、是否會被模型讀取、是否符合本地與內地法律。

尤其對一些金融、醫療、保險、物流企業來說，*只要資料曾「走錯一步」*，後果可能不是技術錯誤，而是監管風險，甚至影響牌照。

一位銀行 CIO 曾對我說過一句很重的話：

「現在所有科技問題，本質上都是合規問題。」

如果連伺服器地理位置都無法說得清楚，再漂亮的自動化流程也沒有意義。

二、辦公室自動化系統：企業以為買的是效率，實際買的是主權

企業在檯面上討論 OA 系統時，說的是效率——報假更快、審批更順、文件更易找；

但企業在私下真正問的是：

*「這套系統是否會看得太多？」*

*「我們是否願意讓它知道所有流程？」*

*「它會不會拿走我們的企業知識？」*

因為辦公室自動化系統會觸及：

•⁠ ⁠SOP

•⁠ ⁠人事資料

•⁠ ⁠客戶文件

•⁠ ⁠合規流程

•⁠ ⁠法律文件

•⁠ ⁠審批鍊紀錄

•⁠ ⁠財務內部往來

•⁠ ⁠採購循環

•⁠ ⁠以及所有公司正在「如何運作」的真相

換言之，企業不是在衡量一套系統的功能，而是在衡量是否願意把「企業的靈魂」交給一個平台保管。

這不是誇張，而是我在不同企業的會議室裏一次又一次看到的真實焦慮。

三、最尖銳的三條問題，所有企業都在問

每當我向企業介紹系統，他們最終一定會回到這三個問題：

1.⁠ ⁠*伺服器是否完全在中國境內？有無跨境傳輸？*

企業要的不是模糊答案，而是*黑白分明的證明*。

這涉及《網絡安全法》、《數據安全法》、《個人信息保護法》以及香港本地 PDPO 的交叉地帶。

一語道破就是：

*資料能不能移出中國境內？一分鐘都不行。*

2.⁠ ⁠*文件會在系統留多久？是否真的可以刪除？*

企業擔心的包括：

•⁠ ⁠系統是否保留影子副本？

•⁠ ⁠刪除是否真正刪除？

•⁠ ⁠員工離職後資料如何處理？

•⁠ ⁠備份是否會同步到境外？

文件不是文件，而是企業責任。

3.⁠ ⁠*AI 是否會讀取文件？會否用作模型訓練？*

2026 年的最大恐懼之一，就是資料被默默拿去訓練模型。

沒有一間企業願意讓 AI 讀走他們的客戶資料與內部知識。

四、為何透明度比效率更可怕？

很多企業以為自己需要的是「更自動化的流程」，

但當系統落地，他們才發現自己真正害怕的其實是「透明度」。

因為系統一旦具備審計能力，它會毫不留情地揭露事實，包括：

•⁠ ⁠哪個部門長期拖批件

•⁠ ⁠哪條 SOP 形同虛設

•⁠ ⁠哪些機密資料曾被錯誤流轉

•⁠ ⁠哪些流程由新人未經授權處理

•⁠ ⁠哪些高層半夜批文件（而且毫無理由地快）

我曾見過某企業導入系統後，才第一次知道：

原來某些審批權限多年來全落在一位中層手上；

某些 HR 文件多人能查看完全不符合合規要求；

某些採購紀錄沒有 audit trail，連誰改過都查不到。

系統令企業變得赤裸。

而赤裸不是所有管理層都願意面對的。

五、2026 的企業升級，不是升級技術，而是升級「確定性」

說到底，企業真正需要的只有三件事：

（一）確定資料在哪裏

伺服器地點、備份區域、跨境政策，全都要寫得清清楚楚。

這是所有功能之前的「0 號條件」。

（二）確定誰能看到甚麼

權限不再是部門為單位，而是：

文件階段 / 流程節點 / 權重級別 / 是否可下載 / 是否可再分享。

（三）確定資料不會離開可控範圍

企業需要知道：

•⁠ ⁠系統是否與第三方共享資料

•⁠ ⁠AI 是否會讀取內容

•⁠ ⁠模型是否在本地運行

•⁠ ⁠是否存在後門或管理員「超級權限」

企業願意交出資料，但前提是：全部都在可控的邊界內運行。

當企業願意承受被看見，辦公室自動化系統才真正開始發揮力量

我常對客戶說一句話：

「自動化不會令你更高效，自動化只會把你本來的模樣放大。」

如果企業本身有紀律、有制度、有合規文化，

系統會令這些優點像被打了光一樣變得更清晰。

但若企業本身流程混亂、權限不明、資料散亂，

辦公室自動化系統只會把混亂變成「可量化的混亂」。

2026 年，是企業必須面對的一年。AI 會加速，自動化會普及，跨地域協作會成為常態。

然而，無論技術如何演進，有一件事永遠不會改變：

企業的資料是企業的靈魂。靈魂能交給誰，永遠是管理層最重要的決定。