成為管理時間能手 覆電郵、「被打擾」的時間都在預計之內?

撰文:
最後更新日期:

有些人能夠有一份正職、又搞網店小生意,還可以花時間去做運動,維持正常社交生活,為什麼自己周末一覺醒來已日上三竿,每天時間好像總未能好好運用?

(設計對白)點解啲嘢永遠都做唔完?(視覺中國)

其實,每人一天都有24小時,但實是時間是相對的。當你與同事吃飯,互相交換情報時,那1小時彷彿剎那即逝;相反,當你正等待乏味的會議完結時,那15分鐘就如一輩子那麼漫長。

「沒有時間」、「今天不是對的時候」是自己給自己怠慢的藉口,要時間「見使」一點,便可嘗試以下方法吧。最重要是了解自己雖無法把所有工作都完成,但當你有良好的計劃,自然可事半功倍。

1. 把日程記錄下來

要管理自己的時間,便要先了解自己的習慣及工作能力。有些人一天可以早上起來做運動才上班,下班再與朋友Happy Hour;有些人或覺得這樣的生活節奏太快,社交需要留待周末。先把自己一星期的工作、活動和感受記錄下來,這便有助自己去了解一天內有多長的時間是用得有效率,那些時候是在放空、浪費在無謂的行為上。

2. to-do list +所需的時間

嘗試寫to-do list的人應了解,那列表上的項目只會愈寫愈長,因為自己要完成的事,隨便數起來亦可以舉出5、6項。沒錯,to-do list能把要做的事一目了然,但更重要是,應該在每天醒來便花一些時間去整理當天的日程及to-do list,並加上預計需完成的時間,並切實地在所計劃的時間內完成,這樣才能在一天內將to-do list上的所有項目完成。

【RISE.AI】機械人笑言要取代人類 「父親」望它們能作人類分身 (按此進入)

3. 設定覆電郵的時間

習慣不要每每有email或是訊息便馬上回覆,因為這會打亂你的工作節奏。除必要訊息外,可把回覆訊息培養成上班的第一件事、午飯後第一件事和下班前最後一件事,在指定時間才專心處理訊息。

4. 安排「被打擾」的時間

無論策劃得如何精準,總會有事情突如期來地發生,打擾了原本的計劃。其實不少人對此已習以為常,因此不妨計劃一段準備「被人打擾」的時候,例如上司總喜歡在5:30pm,快要下班的時候才召集開會,那便別把朋友晚飯,或是放工的活動安排在馬上下班的時候後。

5. 放上「切勿騷擾」標誌

假如你絕對需要把手上的工作完成,大可在辦公桌上放上「切勿騷擾」的標誌「趕客」。另外,除非工作與Facebook等有關,否則應減少在工作時使用這些社交媒體的次數。

(資料來源:Entrepreneur)

大家都擁有同樣的時間,但要好好管理才可成為贏家。(視覺中國)



X
X
請使用下列任何一種瀏覽器瀏覽以達至最佳的用戶體驗:Google Chrome、Mozilla Firefox、Internet Explorer、Microsoft Edge 或Safari。為避免使用網頁時發生問題,請確保你的網頁瀏覽器已更新至最新版本。