【WorkSmart】3招K.O.混亂辦公枱 收納達人:最理想係似「砧板」

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「一張最理想的工作檯就好似一張砧板,」雜物諮詢師阿橙說。砧板?記者露出驚訝表情,阿橙隨即解釋,「即要用先擺野上去,用完便清理乾淨。」說來容易,記者在公司搜尋一張連一眾同事亦認為混亂的工作枱讓阿橙「打大佬」,究竟達人能不能把它起死回生?

突如其來的ad hoc項目、無間斷的OT,忙得枱上的客戶資料亂飛……要保持辦公枱整潔,大家是知道的,但像雜物諮詢師阿橙說到要乾淨得如「砧板」,講咁易咩。記者跟阿橙反映,指不是人人也像她般有潔癖的,「唔係啊,我以前都好亂,但在6、7年前見到朋友執屋好痛苦,便痛定思痛地執嘢。」那她每天亦會收拾自己公司的工作枱嗎?「因為我的工作涉及客戶資料,所以公司有clean desk policy,規定同事每天離開公司前要整理好文件,確保資料不會遺失。」她自言這規則亦挺好,可以讓同事保持工作環境整潔。

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阿橙指執拾必涉及「減物」,要不然那只會是「移動雜物」。(黃寶瑩攝)

在2015年中開始當上雜物諮詢師的阿橙,會利用周末、假期等空餘時間協助客人整理屋企,她自言更可怕的環境也見過,所以記者這次便給予她一項任務:把一張工作檯執乾淨。

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眼見檯上面堆滿紙張、卡片、零食,沒有一個地方可以看到原來的桌子。「你同事點做嘢啊?」面對着這項任務,她臉上沒有半點難色,只快快戴起手套,拿起盒子便開始清理。經過50分鐘的搏鬥後,之前還是剛「打完仗」的枱面,現已重新變回一片寬敞的工作空間。是如何做得到?阿橙私下分享一些「執枱」秘訣:

1. 唔使Show Hand

阿橙指1張最理想的工作枱應盡量保持少物件,只需有必要的物品,如電腦、電話及少量文具即可。「釘書釘唔使拿幾百粒,除非你日日都釘窿。」她說枱上不要保留過量的文具,用完才再申請,零食及其他不常用的東西可以放在抽屜。

2. 受軟唔受硬

網上常說:文件要有備份,black and white才可避免老闆在「咸豐年」後要拿文件來看。「soft copy都得啫,」阿橙指應擅用電腦,文件只需保留最終版本;另外,完成1個項目後,應把文件掃描及儲到電腦,不用保留紙張。

3. 直出直入

「紙張疊在桌上會愈疊愈高,找的時侯不太方便。」阿橙建議紙張應定期清理,並運用文件夾和box file直放,可增加空間感之餘,亦方便搜尋。

阿橙現時為美國National Association of Professional Organizers (NAPO) 註冊的Professional Member。(黃寶瑩攝)

數百張卡片應如何處理?

初見阿橙,在給予卡片之際,她便抽出電話,用手機應用程式掃描咭片,不用數秒便完成,「將卡片save落電話咪唔使吓吓儲囉。」阿橙隨即向記者推介一些Apps,「Office Lens、Camcard都是免費的,Camcard還可以認字,真的很方便。」

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