【Email Template】已讀不回係大忌? 馬上學寫Auto Reply電郵!

撰文:梁啟敏
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打開公司電郵信箱,有沒有發現自己積存了多少封電郵沒有回覆,甚至沒有查閱呢?打工仔一日收幾十封電郵,包括與客戶聯絡、公司內部溝通及指引、各項查詢、各部門合作事宜等。忙到無停手的時侯,回覆電郵會成為打工仔最容易忽略的一件事。

忙,是可體諒,但因忙而忘記回覆別人的email,就等於虛耗別人的期待了。(視覺中國)

每日返工開會、寫報告、打電話跟進不同事務等,回覆電郵常常成為打工仔排到to-do list的最後一項,畢竟電郵不像電話般趕急,令人覺得不立即回亦無不可;如果電郵是以mass mail 形式發出的話,不少人更覺得自己並非唯一的收件人,或郵件只是發出通告,即使不回覆亦沒問題。

若閣下就是抱着這種心態對待日常電郵的話,可就真是大錯特錯了!因為若你就是郵件的唯一收件人,而對方又急切需要你的回應,你的答覆便非常重要。如你只顧手上的工作,卻不回覆電郵,可能會影響別人的工作,例如對方需要你的批准才會決定下一步行動,或需要為你作安排。

沒空回覆 就要設定auto reply!

若然真的太忙,建議可先用簡單字詞回覆對方,告訴他們現在沒空,並將會晚一點才跟他們聯絡(最好能給予確實再度聯絡的時間);若是因事不在公司或請了長假,則宜先設置自動回覆的電郵內容,好讓對方知道你在短時間內都未能跟進他們的電郵,或是懂得尋找其他相關人士尋求協助。

以下是幾個簡單的回覆可供參考:

1. 如果你正在忙其他事情,需要容後再答覆:

Thanks for the email, I'm under the pump at the moment but I will get back to you on this.
Best Regards,
(Your Name)

2. 大假:(可設定為auto reply)

Thank you for your email. I’m out of the office and will be back at(Date of Return). During this period I will have limited access to my email.
If you need immediate assistance please contact (Contact Person).
Best Regards,
(Your Name)

3. 產假:(可設定為auto reply)

Thank you for your email. I am out of the office on maternity leave until(Date you expect to return).
If you need immediate assistance please contact (name of colleague covering for you, with contact details, your manager's email, or a phone number).
If your matter is not urgent I'll reply to your email upon my return.
Kind regards,
(Your name)

將心比己,如果你等待別人的回覆,但對方卻「懶懶閒」,或不當一回事,相信你也會非常無奈。所以,下次收到需要回覆的電郵時,記得不要「拖延症」發作,盡快回覆,即使你當下未能作出決定,你也可以先告訴對方你正在忙其他事情,稍後會再回覆他。這個回郵雖然沒有立即給予答覆,但起碼讓對方知道你沒有對其問題視而不見,這也是職場試要注意的禮貌。

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