【職場技巧】CC Email亂用易中伏 加入上司、同事前諗清楚3樣嘢

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Email的「CC」(副本)功能能助打工仔將工作細節與上司與同事分享,方便日後工作。

但如亂用甚或誤用「CC」的話,卻未必能提升工作效率,甚至還可能令收件者感到困擾,令溝通反而變得混亂。

將Email CC給同事明明是想提升工作效率,但如用得不恰當,是有可能造成反效果的。(視覺中國)

CC,全寫為Carbon Copy,原意就是如使用過底紙抄寫文字般,將整個Email的內容一字不漏地分享給名單上的人。可以說,「CC」的主要用途就是「通知」,收件者並沒有參與相關討論的必要。

不過,別以為將所有相關人士都加進「CC」名單就一定好,若是沒經考慮,事無大小都「CC」人,而對方事前亦不知道會收到相關Email,這可能會適得其反。決定將上司及同事加入「CC」名單前,不妨先問自己三個問題,想想自己如何能將事情處理得更好。

第一問:「點解要CC畀人哋?」

發送Email是一個單向的舉動,但收件者如對它不明所以,那就如自己在說話,對方卻聽不到或錯誤理解了一樣,談不上是溝通。而且在毫無準備下收到一個「CC」Email,打工仔通常會有以下的反應:

花時間閱覽Email了解狀況

思考自己收到這「CC」Email的原因

不覺得自己與事情相關(甚或無視了此Email的存在!)

若以為將Email「CC」予同事就算是知會了對方一聲,覺得自己將應做的都做妥,這就大錯特錯了。理想的做法應該是在Email的起首寫下簡單訊息,例如:

「同事A:請按我們昨天的決定執行工作; 同事B:我將我與同事A的討論內容『CC』給你,方便你了解工作進度。」

又或將重點Copy & Paste在Email頂端,甚至向相關人士發送新的Email講解狀況。雖然是要多花些許工夫,但卻能確保收件者不會誤讀「誤讀」,錯誤理解「CC」Email的內容。

用CC Email最忌有「拋個波畀人」的心態,人家就算收到Email,亦不一定要跟進的。(視覺中國)

第二問:「係咪想上司幫手?」

遇上不肯定的事情時,不少打工仔都會將Email「CC」予上司,好讓對方會在有需要時會及時指正,但要留意,這不代表上司如此就有責任要幫助跟進事情;若自己是失職了,這個「CC」Email更是一個完美的「自爆」,讓上司看到自己如何不濟。

想聰明地利用「CC」Email獲取上司意見,其實可以嘗試用一點語言技巧,例如在Email裏加入這樣的內容:

「同事:我們就按原定計劃採用A方案吧! Boss:若你對採用A方案有意見的話,請告訴我。」

第三問:「係咪想借上司/同事之名施加壓力?」

將上司或支持自己意見的同事統統加進「CC」名單,這種增援的方式可取嗎? 外國早前有調查指,若同事之間是有充足信任的,以「CC」(或「Reply All」)回覆Email就能鼓勵整個團隊參與工作,這會是一個提高工作效率,而且不會令人感不快的做法。

不過,如此理想的團隊不是經常出現,若公司與團隊是存在着責難文化,把上司加入「CC」名單便可能顯得狐假虎威,把其他同事加入名單亦可能令人覺得自己是在吹噓或嘗試藉群眾壓力贏得討論優勢。

身處於「問責制」的團隊裏,想跟上司及其他同事分享工作進度,卻又不想令收件者感到不快或壓力,最好的處理方法還是多做一點工夫:放棄發送「CC」 Email,並將工作要點改用另一個新的Email發送。除非是上司開口要求加入「CC」名單,或是工作到了有需要上司及同事參與的階段,否則無謂貪一時方便,影響了自己與收件者的關係。



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