【職場技巧】如何提升工作效率? 建議:返工唔好即Check Email

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為什麼出盡法寶也無法提升自己工作效率?原來可能與處理email的習慣有關!嘗試改變自己check email與寫email的習慣,看看能否重新捉緊工作的節奏。

4.【網名不夠專業】很多人至今仍是以中學時代的「MK」用戶名字活躍於社交媒體中。其實社交平台、email address都是顯露自己專業處理能力的位置,特別是在商務溝通方面,一個可愛的名稱意味着不成熟和缺乏判斷力。(視覺中國)

明明上班前經已喝了咖啡,也在正式投入前為自己準備好音樂playlist和寫下to-do list,但為什麼再是忙個不停,工作仍像永無止境的出現呢?原來答案可能近在咫尺:是處理email的習慣出了事。嘗試參考以下3項建議,改善自己check email與寫email的習慣,找回自己工作的節奏。

1. email =/= 作文

由於讀書時,作文功課是有字數規定的,所以不少人都已練成「拖長來寫」這秘技,但來到辦公室,有些打工仍錯覺認為email如作文,寫得愈長便愈好,使一封長篇的email看起來像已覆蓋所有細節,也令自己好像不是單純指受件者做事。結果,明明三言兩語已可交代的事情,往往變成一部長篇小說,寫的辛苦,看的亦辛苦。

撰寫email的要訣離不開兩個字:精簡。試想,有多少次在收到滿滿都是字的email便按「close」鍵?這道理打工仔們都懂的。《Four Seconds: All the Time You Need to Replace Counter-Productive Habits with Ones That Really Work》的作者Peter Bregman亦表示,短的答覆讓人瞬間便看懂,相反,長的電郵便會被忽略。所以,為收件人及自己節省時間,敘述時不要沒完沒了,點到即止便足夠,而且別把事情重覆兩次。

學生時期或會寫文湊字數,寫email就不用了。(《哪一天我們會飛》電影照)

別把email當聊天室

2. email =/= 聊天室

除字數外,收發email的數量也會影響工作效率。每逢看到收件匣旁括號內的數字,或是未讀電郵的紅圈數字,便會強迫自己把email都看完,把數字歸零。有未讀的email,總會為打工仔加添無形的壓力,更有可能影響情緒,耽誤了重要的工作。

所以,打工仔不應把email當作部門內的聊天室,應把一些不太重要的話題轉移到whatsapp等通訊app的群組內討論,甚至直接面對面商討。另外,亦可為不同email設下「優先次序」:一些正在跟進的項目可標示為「重要」,恆常的newsletter或可放在較低位置。

不少人上班第一件事便是check email。(視覺中國)

別上班便馬上check email

3. 返工第一件事:不要check email

上班第一件要做的事是什麼?《Forbes》曾有報道指,有66%的受訪者表示他們上班做的第一件事便是check email,然而這似是正常的舉動便正是令你生產力下降的原因。為什麼?因為一日之計在於晨!

《Work Simply: Embracing the Power of Your Personal Productivity Style》的作者Carson Tate說,一個人工作效率最高的時間就在早上,所以為何不是先處理手上更重要的工作,而將專注力分心在email裏?或有打工仔會說:「但老闆、同事應該會預計我一上班便會看到email吧!」如果擔心會錯過重要的訊息,就要設一個在早上check email的時限,將重要的先處理,其他的則待至稍後時間才跟進。

(資料來源:Evening Standard)



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