【Email Template】最怕老闆詐儍扮懵? 學寫確認電郵保障自己!

撰文:霍芷晴
出版:更新:

跟其他部門商討過工作範疇後,你可能覺得口頭交代已經沒問題,不過雖口頭承諾確是有法律效力,但難免上司或同事使出卸膞大招:「我冇印象我有咁講過!」,所以還是在每次會議後,以白紙黑字寫封確認電郵﹙confirmation email﹚,確保雙方都清楚了解工作內容,並留下憑證,保障自己。

W創作社的職場卸膊操為人所熟悉,其中的高層卸膊金句包括「我冇印象我有咁講過!」﹙舞台劇《小人國》 / YouTube截圖﹚

經過磨滅意志的冗長會議後,大家的腦袋都混沌一片,踏出會議室尤如重獲新生,過一段時間後,更會對會議內容的記憶減掉一半。同事理解錯誤?上司忘記自己說過?然後說你才是做錯的一個?明明自己將工作內容記得清清楚楚,卻被屈做錯事,真的十分冤屈。雖然以書面形式寫下工作內容,比口頭交代來得有壓力,但寫下確認電郵,其實是保護自己免食死貓的方法。

或許你會覺得跟上司、同事心中有個「信」字,不用事事白紙黑字的記低吧。不如先做一個測試,了解一下自己的取態:

需要白紙黑字記錄嗎?(按圖了解):

1.【信任】我跟可信度高的同事合作,我可以就此相信他的口頭承諾。﹙VCG﹚

其實上述三個心態,希望大家都覺得是錯。不是叫你完全別相信自己的上司或同事,但人的腦有時總有錯漏,記不到所有細節,所以,所有事都應白紙黑字寫下,避免自己負上不必要的責任。

有關你的工作的所有事情都應該以書面形式記下,為甚麼?按圖了解。

1.老闆日理萬基不斷前進,但他許下的承諾和決定都得保留,並讓大家跟從去做。﹙VCG﹚

其實現時whatsapp、email及各類短訊方法,都主要採用文字為溝通方式,每次討論後都留有紀錄,為工作內容留下線索及承諾,大家千萬別怕麻煩,以文字交代清楚。

確認電郵﹙confirmation email﹚的範例:

Hi (boss’s name),
I just wanted to let you know how excited I am about our conversation earlier today. I am looking forward to having the bigger cubicle space by the end of this month. I am copying (so-and-so) on this message, so they will be prepared to help with the move, if necessary. I’ve assigned a follow-up flag to this message to ensure everything goes smoothly on the scheduled date of April 29, 2018. Thanks again for making this happen.

恭喜你,你已經為完成記錄是次對話的確實日期!雖然電子郵件和短訊不是正式的合同,但它們是有效的書面溝通形式,而且它有着持久的力量,並可減少同事間為此對話發生爭執的機會。

即使你很相信那個答應會升你職或工作上合作的人,又或是你覺得上司、同事之的承諾與確實執行工作之間沒有關係,但你不知道何時這些對話會成為決定性的紀錄,所以為保障自己與對方,還是把重要的承諾與協調都用電郵寫下來,寄給相關的每一位吧。

﹙資料來源:Ladders﹚

立即下載《香港01》,緊貼公務員職位空缺、勞工處筍工推介,了解CV、面試致勝技巧!
下載網址:https://hk01.app.link/bkbJyY5t4O

發表評論...