【職場技巧】篇幅要夠短 要求應合理 5招引導老細回覆你Email!

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感謝一眾讀者對SJ Team的信任,讓我們不時收到讀者的來信詢問對進修、升學、就業、投資等等的問題,SJ Team 很珍惜每一封電郵,能夠立刻回覆的都不想拖。

電郵收得越來越多,也讀過各式各樣的問題,有時候,反覆讀幾次都猜不出對方的問題重點!例如問人生的意義在哪裏,如何能夠成功這類型問題,看得我們只能苦笑。

Email給SJ Team是小事,另一種更貼地的情況便是Email給一些很忙碌的人,例如:投資人、股評人、作家、知名教授、你老闆、你大老闆。明明知道對方工作忙到飛起肯定沒有時間慢慢讀和思考你的問題,那是不是更應該簡述來意,增加對方回覆你的機會?

有鑑於此,利用這篇文章,SJ Team希望劃出5個重點,引導大家寫出簡潔有重點的Email,提高對方回覆你Email的可能。

明明知道對方工作忙到飛起肯定沒有時間慢慢讀和思考你的問題,那是不是更應該簡述來意,增加對方回覆你的機會?(VCG)

重點一: 篇幅要短

如果可以將你的問題(即Email的內容)精簡至 2-3句,那讀起來便一目了然。如果你要寫超過2個段落,那便要考慮清楚了,篇幅越長,對方閱讀的意欲就會降低,很可能就會收不到回覆。

試想想,如果你工作很忙碌,Email A 快速get事情背景和問題,就對方的方向你就能一針見血地回答問題。反而,當你見到 Email B 時,你見到前文,介紹,自我背景,問題x3段,個人意見,結語,這樣5-6段下來,你肯定閱讀的人抓到你的問題重點?即使對方真的回覆了,也可能答非所問,因為get錯重點。問題就出在篇幅太長又重點不明。所以,當你打算徵求對方意見,說重點便足夠了(當然一兩句問候也是應該的,表達禮貌而已)。

篇幅愈長,對方閱讀的意欲會愈降低,很可能就會收不到回覆。(VCG)

重點二:格式要清楚

英文是 readability 和 clarity,即容易閱讀和內容要清晰。

Email C:

Hi C,

I took your Sep class. It was a great intro class. Currently I’m following your advise by doing the X tutorial. I have a question if you can give me some suggestions. Is there an equivalent to Xs tutorial for mobile app development? My personal goal is to create a website for my wife’s toy business, then a mobile app to go along with the website idea. Your help would be greatly appreciated. Thanks!

Email D:

Hi D,

Thanks for the One Month class! I’m following your advice by doing X Tutorial.

Quick question: Do you know of any classes like the X Tutorial but for mobile apps?​

可能你有好多疑問,你希望對方逐個回答,所以在Email C 你加上了你前文後理,和一些不明顯的問題。試問這樣的格式,是不是令人要重複閱讀2-3次以上才能找出重點回答?如果忙碌的人見到這樣的格式,直接按「下一封」或者「Trash」都不出奇。

而Email D便避免了這種情況,首句是問題的背景,第二句便是問題的重點了,Bingo!問題:mobile apps方面的tutorial ,這種email只需要讀1次就可以按「回覆」,節省了反覆閱讀的時間。除了清晰簡短外,Email D也使用了段落(2短句子)和利用實體(bold)和斜體(italic)突出重點。

所以,你的格式如何,你Email的命運也如何。

你的格式如何,你Email的命運也如何。(VCG)

重點三: 你想對方如何回答

有些時候我們耐心地讀完Email,但無從落筆:你想我點答你?

你是想我答你哪一行是薪高糧準零OT?還是分享快速致富的方法?

Email E:

Hi SJ,本人前途迷惘,現外國top30大學畢業,GPA不高,做過幾份工沒有一份超過半年因為覺得自己信心能力不足,薪水太低的也考慮實在不知道如何向上流動力,請你告訴我如何能夠重新振作 or [下刪100字]

Email F:

Hi SJ,看到你最近一篇文章《X》,感受很深,在[某方面]你有什麼書籍能夠推薦的嗎?

Email E 和 F 最大分別,就是問題「針對性」:

Email E 最主要的message是「求救」,但又找不到重點是什麼?只是說,我的生活一團糟,點算?如果真的回覆你,恐怕寫本書都未必解釋得清楚。Email F 最主要的message是「推薦的書籍」,我們可以就文章《X》,給出一些書籍推薦。

綜合重點一和二,來到重點三時你應該要做的,就是問問題時篩走多餘的字詞,針對性地問問題,不要一次性問太多相互間沒有關聯的問題,然後希望對方像教仔似由0說起。

重點四:合理的要求

經過重點一、二和三後,來到重點四就不難理解了。你利用很短的時間,send來一封連段落也不分的Email希望對方回答。正常來說,只要你做到只說重點的話,理應你的電郵也會得到回覆(但忙碌的人是說不準的,不回覆也是正常的)。千萬不要無理地希望對方能夠抽出(對你來說)「足夠」的時間幫忙研究你的問題,例如,一個網址加上問題「你對我的網站有什麼看法」這種問題。

如果你的想法是,我本來就沒有對回覆抱太大的期望,那你不如不要send。

首先,你的問題是沒有迫切性,你只是好奇想起便發問。這樣的問題大多沒有經大腦,或者只要勤力小小上網做下research便可以找到答案的。第二,你一開始已經抱着別人不會回覆的心態,務求將所有的問題和想法寫出,也不理重點是什麼,但求send出email過下癮。就SJ Team來說,所有我們收到的Email都會認真閱讀,如果你是這種心態的,只是在浪費別人的時間罷了。

如果你的想法是,我本來就沒有對回覆抱太大的期望,那你不如不要send。(VCG)

重點五:讓我知道,為什麼你需要得到回覆

你們相信嗎?在一封Email內,你使用的段落、字詞、格式都可以反應出有幾希望對方能夠回覆你的電郵。如上述說,你用1分鐘發出一封隨便編寫的電郵,就希望收件人用10分鐘的時間給你回覆?也有一些前輩說過他們除了看電郵的quality外,也會上網看看來信者的背景(例如:Facebook profile 和 LinkedIn),看看這些人是哪裏畢業,哪裏工作過,然後才決定要不要回覆。

聽起來是不是有種恍然大悟的感覺?原來自己是無形中被觀察着,從各種看到的、看不到的渠道。

SJ 結語

以上分享的五個重點也是寫好一封Email 最核心的核心要點,下次寫Email建議有系統地列出問題,自己也在問題前做下research,避免沒有針對性和過分簡單的問題。希望大家send email後都能夠得到回覆 !

【原文轉載自StealJobs.com。StealJobs全面透露各行各業人工,工時,晉升前景,以及入行攻略,歡迎匿名提供收入資料。】



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