【Email Template】錯誤發送電郵如何挽救? 4種範例教你拆彈

撰文:霍芷晴
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雖然多種即時通訊應用程式如WhatsApp、Facebook Messager、Line和Kakao等都有刪除訊息的功能,時代進步促進軟件的更新。然而,就只有email還是一send錯便隨時滿盤皆落索。
不小心發送了給全部人或直情發送予錯的對象,當下心慌兼不知所措?但你要冷靜,凡事都有解決辦法,學懂以下數招,定能對你工作有幫忙!

Send錯Email不是隨便一個「Undo」就可解決,更多時候,是一舉手便沒法回頭。﹙GettyImages/VCG﹚

send email要慎思才可以下手,但多謹慎的人都會有匆忙趕急的時候,若真的不小心發送錯了、回覆了所有人或未寫完就按了發送,可以怎樣解決?不用慌張,refresh幾多次或按上一頁都是沒用的,以下會講講4個你我都一定試過的恨錯難返情況,並提供解決方案的說辭,不用擔心!

1.未寫完而不小心按了發送

當email寫到一半時,你想開新一段,按了enter鍵,卻神推鬼擁地發送了,一定很難保持冷靜吧?尤其是當你看到那本身想修改的email,滿是錯別字、毫無修飾及有些容易令人誤解的用詞,確是會非常懊惱。

然而,不要再花時間研究那篇已發送的草稿有多差,或考究對方是否看了這封email,你首要做的事,是深呼吸並把握時間重新寫過一篇完整的email,並盡快補發。

可在email的起始加上以下一句:

I made the mistake of clicking send before finishing the email, so please disregard the previous one. Sorry for the confusion!

﹙我之前在發送前發生了點意外,所以請忽略前一封email,對造成不便,我感到抱歉!﹚

不要再花時間研究那篇已發送的草稿有多差,或考究對方是否看了這封email,你首要做的事,是深呼吸並把握時間重新寫過一篇完整的email。﹙GettyImages/VCG﹚

2.回覆了所有人

通常回覆了所有人的情境有二,一是你發送的雖不是機密文件,但卻不是每個人都想讀到的東西,例如一封關於老闆放假的度假安排;二是你本想與幾位熟絡的同事分享一個衰同事的言行,但卻錯手發送了給全公司的人。

情境一可以怎樣追加一個email?

即睇範例:

Hi [group you replied all to],

Whoops—that was intended for [original recipient]. I apologize for clogging up your inbox!

﹙你好[你錯手發送的團體]:

哎呀,那是應該是給[收件人]的email,佔了你收件箱的空位真的很抱歉!﹚

情境二又可以怎樣寫?

即睇範例:

Sorry for clogging up your inbox! I’m sure that email’s easily misconstrued out of context—please disregard it.

﹙對不起佔了你收件箱的位置,上一封email一定令你很困惑,請你忽略它吧。﹚

然而,雖發送了這段字,但你還未脫離困境的!這不是一個可以容易一兩句便解決的情況,不論你多怕尷尬,你都需要面對面地向你諷刺的對象道歉。

雖發送了這段字,但你還未脫離困境的!這不是一個可以容易一兩句便解決的情況,不論你多怕尷尬,你都需要面對面地向你諷刺的對象道歉。﹙GettyImages/VCG﹚

3.串錯了一個令人難以明白的字

平日一般的錯別字並不需要特別補發送一個email去解釋,但當你一時發神經,串了一些令人難以理解的錯字,或寫錯了一些詞語令你整句句子的意思改變,而你不想對方視你為文盲,那就要好好地解釋了。

可以怎樣寫?即睇範例:

Wow, I meant to type [correctly spelled word(s)], not what I sent earlier! Here’s to doing spell check more often.

﹙嘩,我原意是打[正確的寫法或串法],而不是我之前那封email提的那樣!我以後會多做錯字檢查了。﹚

串了一些令人難以理解的錯字,或寫錯了一些詞語令你整句句子的意思改變,而你不想對方視你為文盲,那就要好好地解釋了。﹙GettyImages/VCG﹚

4.發送予錯誤的對象

這次同樣有兩個情境,一是你原本打算發送email予同事A,但卻不小心發送了給同事B;二是你發送了email予公司以外的人。

當應付情境一時,你可以這樣寫:

I’m sorry, this email was written for someone else! I know you receive tons of messages, so feel free to delete this one.

﹙對不起,這封email是寫給其他人的。我知道你已經收到了海量的訊息,你可以隨便删除這一個。」

情境二比較難應付,你要先向上司請示,並洩露資訊內容的敏感程度,如是否公司機密,然後等待上司的指示,向對方道歉並禮貌請對方删除訊息。

﹙資料來源:The Muse﹚

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