【Excel教學】善用一個Shift鍵 8個小技巧即提升工作效率

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我們都知道,鍵盤上除了數字和26個字母按鍵以外,還有許多其他各種各樣的小按鍵,例如Ctrl、Shift和Alt鍵,這三個同屬於功能鍵。在我們日常工作中,功能鍵是不可或缺的輔助鍵。這些小小的按鍵,經常能夠解決一些非常特殊的問題,從而大大提高了我們辦公效率。

那麼你知道,在我們的excel中,功能鍵有哪些特殊的用處之所在嗎?今天,就讓我們來講講,shift鍵在excel中有哪些用處?

01. 選取列數據

當我們拿到了一份數據表,需要選取數據中從某一部分一直到結尾的單元格,聰明的小伙伴首先會想到使用【Ctrl】+【shift】+【↓】這個組合快捷鍵。

確實不錯,使用這個組合快捷鍵的確能夠達到效果,但要放開拿著鼠標的手,去點擊向下的方向鍵,導致效率很低,所以這並不是一個最快的方法。

例如,我想要選擇從5班以後的所有數據。

(一周進步授權使用)

1.點擊首個單元格或者首行單元格
2.按住shift鍵
3.雙擊單元格下邊框線

02. 連續選區

同樣也是這份數據表,但是這次我需要選取數據中某一部分連續的單元格,然而這個選區比較長,需要向下拖拽一段時間才能全部選中。

在拖拽的過程中,稍有不慎就會拖拽過頭或者拖拽不到位,不僅浪費時間,還容易出錯,那應該如何解決呢?

例如,我想要選擇從5班到8班的所有數據。

(一周進步授權使用)

1.選中首單元格
2.滑動鼠標滾輪或者滾動條,找到最後一行數據
3.按住shift鍵後,點擊最後一個單元格

03. 選取多個工作表

我們日常年度報告中,通常會在一個工作簿中放入多張工作表,以表示不同月份的銷售額度。

但是有時候需要統一更改工作表的單元格格式,一年有12個月,一張一張的去修改,就需要修改十二次,如此耽誤時間,怎樣才能去統一批量修改呢?

(一周進步授權使用)

1.單擊首個工作表
2.按住shift鍵
3.再點擊最後一個工作表
4.選中多個工作表後,再批量修改單元格格式

04. 調整位置

在我們已經錄入好數據的表格中,有些時候會需要調整某一列的位置,例如我想把綜合排名放在姓名後面,若我複制後在選擇插入複製單元格,感覺效率太慢了。

若我直接選中拖拽,excel卻直接覆蓋了第二列原有的數據。

(一周進步授權使用)

1.選中需要調整的數據列
2.按住shift鍵不放
3.拖拽這列數據到指定的位置

05. 插入多行

有時候我們需要在已經有數據的表格中需要再插入多行,小白會說:「這不簡單,直接在行標上單擊右鍵後點擊插入不就行了」。

嗯,確實能夠做到,但是這是一個最笨拙的做法。那麼大神們通常是如何快速插入多行的呢?

(一周進步授權使用)

1.選中要插入的起始行
2.按住shift鍵不放
3.當光標變成上下箭頭時候向下拖拽即可

06. 插入正圓形

在PPT鼠繪的時候我們插入了大量的形狀,在眾多圖形中,除了不規則形狀以外,插入正圓形、正三角形和正方形是一個難點。

同樣的在我們的excel中也是如此,僅僅用肉眼去判斷是不是正圓形,是難以判斷的。

(一周進步授權使用)

1.找到插入選項卡中的形狀
2.選擇橢圓後點擊插入形狀
3.按住shift鍵
4.拖拽圖形使圖形為1:1的正圓形

07. 等比放大圖形

有時候插入的圖形大小,並非如我們所願,因此在後續編輯中通常需要調整圖形的大小,來滿足我們的需求。

尤其是人物圖像,在拖拽的過程中,可能一不留神就改變圖片的縱橫比例,那麼如何才能保持圖形原有的比例來縮放呢?

(一周進步授權使用)

1.選中需要縮放的圖形
2.按住shift鍵不放
3.拖拽圖形四個角落的小滑塊進行縮放

08. 快速關閉多個工作表

對於我們需要處理大量數據的人來說,通常會打開了許多個工作簿,一個個工作簿錯亂的擺放在電腦屏幕上,讓人看著都感覺到煩躁。

然而在數據大功告成的那一刻,如重釋放的我們恨不得趕緊一瞬間關掉所有的工作簿,那麼該怎樣進行操作?

(一周進步授權使用)

1.按住shift鍵不放
2.點擊任意一個工作表關閉按鈕
3.所有打開著的工作簿,在一瞬間全部被關閉,這感覺真是大快人心!

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