【工作空間】同事「過界」釀糾紛？學者：充足個人空間可提升效率

「你過界呀！」一說出口才發現，自小學後都沒再說過這些原始的控訴，想不到多年後踏足社會工作，又會再遇到這問題。近年香港落力推行co-working space，雖然美國自1950年代開始已流行這種開放式空間的工作模式，但放在香港又適合嗎？坊間對這些開放式工作環境與工作效率的關係評價，一直都好壞參半，有的覺得可以提高工作效率，有的卻覺得工作環境太嘈吵，難以集中。其實能否促進工作效率，一切在於員工有沒有充足的個人空間！

BBC 在 2017 年 1 月發佈的一份報告指出，相較於有辦公室間隔工作的員工，在開放式辦公室工作的員工工作效率下降了 15%，我們身邊又有沒有類似的情況呢？

真實個案1

A小姐剛入職的公司，是一間採用開放式工作空間的公司，她於前公司工作時，有獨立的工作空間，工作比較容易集中，但每次要與同事溝通，都得十分刻意地走近同事，實在有點不便，所以她對開放式的工作空間，確實有點期待。

然而，當她被帶住自己的座位時，HR說：「這是你的座位，最近員工比較多，所以你先坐在這裡吧。」A小姐一看，正正常常的座位，沒太大問題，那便打算坐下，在坐下去的一刻，HR卻說：「不，你是坐在中間呢。」

連接着的兩大張工作桌，A小姐是坐在兩枱中間的罅位，沒錯，兩張枱硬坐三個人。她當下無奈地笑了出來，那是一個只能放電腦，便沒有多餘位置伸展的空間。平時正常的辦公桌一般闊140cm至160cm，深50cm至60cm，現在每人只有47cm至54cm闊的工作空間，親密得差不多要肩貼肩了！

工作了一個月，開放式工作空間，完全不是A小姐想像的一回事，除了沒有給安排任何櫃桶儲物，電腦的配件如滑鼠都得自備外，自己在電腦做甚麼工作、工作的進度和內容，全都被同事看光光；打電話和聽電話的內容，同樣被完全聽到；其他同事工作談話大聲，對A小姐來說都十分困擾，難以集中工作，個人工作效率不升反降，實在令人氣餒。

真實個案2

P先生是編程員，雖然在公司每人都有獨立的座位，但枱與枱之間卻沒有partition阻隔。平時放在桌上的以文件及file為主，近日，他覺得自己放物件的位置愈來愈少，工作愈來愈迫，但鄰座同事卻好像十分鬆動，於是他好言相向，試着為自己爭取一點置物空間。

他提議大家量一量工作桌的可用闊度，同事不情不願地就範。平時一張枱闊120cm，深50cm，但現在P先生卻只有100cm闊的可用空間，同事不經不覺佔用了他20cm的空間。

二人就如回到小學階段般，經常就「你過界呀！」的情況而爭吵，每天因為這問題帶來的壓力而令工作效率減低，同事間的關係亦不算好。

就以上兩個個案作參考，工作效率下降，其實只因個人空間不足所致。

沒有歸屬感

工作桌的可用空間少得可憐，連放文件夾的放置也只是剛剛好已而，更惶論私人物品了。放一兩張相片、擺設、海報和日常用品等，個人化的工作桌，其實可以增加員工對公司的歸屬感，更樂意在公司工作。加上小小的個人空間，亦可方便工作，如貼memo和通告的空間。

若連一點的儲存空間都沒有，員工少不免會消極地想：「離職時，帶走的物品都可以輕便點。」不帶走一片雲彩。

被打擾 難以集中

Nicola J Millard 博士專門於英國電信 (BT) 透過結合心理學和未來學，以研究及分析工作方式，他於其白皮書《Workshift: The Death of Dolly, Dilbert and Doctor No》中提到，我們在辦公室工作時會不斷受到干擾，而當中許多干擾均源自辦公室欠佳的設計。

另外，悉尼大學的研究人員曾於 2013 年進行一項名為《辦公場所滿意程度：開放式辦公室內私隱與溝通的取捨》的調查研究，其結果表明無法控制的噪音和缺乏私隱空間是員工對開放式辦公室感到不滿的主要原因。

Millard 博士亦指出，我們每隔三分鐘就會被打擾一次，並需時 8 至 20 分鐘才能重新回到先前的思考過程，十分浪費時間，直接減低工作效率。

容易散播病菌 缺席率上升

生病又不戴口罩，沒有公德心的人多的是，然而，開放式工作空間的生病率比傳統有間隔的工作環境高兩倍！沒有間隔，雖然便利大家交流，但同樣無阻病菌的交流，生病率亦直接影響了缺席率。尤其是轉換季節的時段，員工輪流地生病，會嚴重影響人手調配。

但明明外國大公司如Microsoft和Apple都採用開放式工作空間，他們是如何營造適合員工工作的環境呢？

開放和私隱區域兼具的辦公空間

大公司如Microsoft已開始投資建立開放和私隱區域兼具的辦公空間，即會為員工提供獨立安靜空間或隔音工作房間，讓他們需要集中精力工作時使用。

微軟全球辦公空間策略師 Martha Clarkson 說：「全世界都在關注如何讓員工在大型空間內合作，但是我們應考慮更多方面的因素。若想員工在共享環境中工作，就必須為他們提供足夠的私隱空間。他們需要獨立的空間（如獨立辦公房、休息室、露天庭院或是戶外散步區）以作思考。」

而作為公司小薯的我們，除了在當下要先調節心態，忍耐和接受外，一邊都要盡力向上級爭取和表達工作空間不足的意見！

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