【Word教學】文件附有機密內容?善用保護文件功能加強保密

撰文:
最後更新日期:

曾收到要輸入密碼才能打開的Word檔案嗎?那通常都涉及了敏感資料的文件吧!其實Microsoft Word內置的鎖定/保護文件功能是一個很實用的功能,打工仔很簡單便可為文件加強保安,確保只有獲相關密碼的人才能開啟。

遇到機密資料,打工仔可以使用Microsoft Office內置的加密功能鎖定文件,加強保密和安全性。(Photo by Christin Hume on Unsplash)

於日常工作期間,不免會遇到敏感資料,需要藉保密來撰寫、保存及交流相關文件,但除專門的加密軟件外,Microsoft Word內置的鎖定/保護文件功能也是一個不錯的選擇,因為只有持由你所設定密碼的人,才能開啟及修改這些已獲保護的指定檔案。

設置鎖定/保護功能步驟(按圖了解):

【Step 1】點選「檔案」頁面,然後選擇「資訊」中的「保護文件」按鈕,再選擇「以密碼加密」。(Microsoft Word截圖)

打工仔試過遇到要輸入密碼才能打開的Microsoft檔案吧?這就是應用了上述的保護文件功能。只是在使用這功能前,大家必須留意三點:

1. 密碼長度

其實整套Microsoft Office的軟件都可設置密碼,不限於Word獨有。密碼最長可達15字,當然亦是愈長,被破解的風險便愈低,打工仔應視乎資料的敏感和機密程度決定密碼長度。

2. 不設密碼提示功能

一旦忘記或丟失檔案的密碼,用家便永遠再也不能打開該文件。由於Microsoft Office沒有設置找回或恢復密碼之類的功能,所以大家一定要好好保存密碼,免得後悔莫及。

3. 所設密碼所有平台通用

用戶所輸入密碼的功能適於用所有平台及版本,換言之,假如用戶為Office 2013版本的檔案設置密碼,而他人於Office 2019中開啟文件時,相關密碼仍然適用。同樣,Windows版本的檔案去到MacBook的Word時,一樣要入密碼才能開啟,反之亦然。因此,無論自己或對方是使用哪個版本的Office或平台,文件一樣會受到保護。

保護文件的其他方式

除了使用密碼加密之外,「保護文件」下還有三個保護文件的選項,其功能分別如下:

一律開啟為唯讀檔案:用戶必須獲權限才能編輯。

限制編輯:控制文件的可編輯區域或類型,例如標題、句子、單字或段落等等。

標示為完稿:檔案標示成完稿時,輸入、編輯命令、校訂標記都會停用或關閉,檔案會變成唯讀。但這並非安全性功能,收到檔案複本的人都可以移除此狀態。

【Office教學】比Ctrl+V更方便? 即學「重複上一步功能」快捷鍵

Office 裏面有一個超方便的快捷鍵,功能就是「重複上一個動作」,無論那個動作是什麼,都可以重複操作…

【Office教學】Excel表印極唔啱位?教你一鍵設定「一頁紙」範圍

很多人會在列印設定中調整版面百分比,5%、10% 這樣慢慢往下調,直到 Excel 試算表範圍剛好可以在一張紙上印出來為止,但其實有更聰明的方法嗎?

(資料來源:SoftpediaOnmsftMicrosoft

立即下載《香港01》,緊貼公務員職位空缺、勞工處筍工推介,了解CV、面試致勝技巧!
下載網址:
https://hk01.app.link/bkbJyY5t4O



X
X
請使用下列任何一種瀏覽器瀏覽以達至最佳的用戶體驗:Google Chrome、Mozilla Firefox、Internet Explorer、Microsoft Edge 或Safari。為避免使用網頁時發生問題,請確保你的網頁瀏覽器已更新至最新版本。