【Word教學】文件附有機密內容？善用保護文件功能加強保密

曾收到要輸入密碼才能打開的Word檔案嗎？那通常都涉及了敏感資料的文件吧！其實Microsoft Word內置的鎖定/保護文件功能是一個很實用的功能，打工仔很簡單便可為文件加強保安，確保只有獲相關密碼的人才能開啟。

於日常工作期間，不免會遇到敏感資料，需要藉保密來撰寫、保存及交流相關文件，但除專門的加密軟件外，Microsoft Word內置的鎖定/保護文件功能也是一個不錯的選擇，因為只有持由你所設定密碼的人，才能開啟及修改這些已獲保護的指定檔案。

設置鎖定/保護功能步驟（按圖了解）：

打工仔試過遇到要輸入密碼才能打開的Microsoft檔案吧？這就是應用了上述的保護文件功能。只是在使用這功能前，大家必須留意三點：

1. 密碼長度

其實整套Microsoft Office的軟件都可設置密碼，不限於Word獨有。密碼最長可達15字，當然亦是愈長，被破解的風險便愈低，打工仔應視乎資料的敏感和機密程度決定密碼長度。

2. 不設密碼提示功能

一旦忘記或丟失檔案的密碼，用家便永遠再也不能打開該文件。由於Microsoft Office沒有設置找回或恢復密碼之類的功能，所以大家一定要好好保存密碼，免得後悔莫及。

3. 所設密碼所有平台通用

用戶所輸入密碼的功能適於用所有平台及版本，換言之，假如用戶為Office 2013版本的檔案設置密碼，而他人於Office 2019中開啟文件時，相關密碼仍然適用。同樣，Windows版本的檔案去到MacBook的Word時，一樣要入密碼才能開啟，反之亦然。因此，無論自己或對方是使用哪個版本的Office或平台，文件一樣會受到保護。

保護文件的其他方式

除了使用密碼加密之外，「保護文件」下還有三個保護文件的選項，其功能分別如下：

一律開啟為唯讀檔案：用戶必須獲權限才能編輯。
限制編輯：控制文件的可編輯區域或類型，例如標題、句子、單字或段落等等。
標示為完稿：檔案標示成完稿時，輸入、編輯命令、校訂標記都會停用或關閉，檔案會變成唯讀。但這並非安全性功能，收到檔案複本的人都可以移除此狀態。

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（資料來源：Softpedia、Onmsft、Microsoft）

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