【職場技巧】死線優先、預鬆時間 Timeboxing按主次安排日程

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說到時間管理、安排日程,大多數人都由簡單、容易入手的to do list入門。但用不好,容易墮入「寫還寫,做還做」、忽略主次、忽略時間考慮等壞處。相比之下,Timeboxing(時間箱)結合to do list和日曆,重視事情的優先次序,所需時間,也是另類的值得學習的時間管理方法。

說到時間管理、安排日程,大多數人都由to do list入門,因為它相對簡單、容易入手。但用不好,容易墮入「寫還寫,做還做」、忽略主次、忽略時間考慮等壞處。(Getty/VCG)

很多人都習慣使用To Do List安排工作,但如何運用其實是博大精深的學問,用不好反而墮入其壞處,包括又冗又長、主次不分、低估所需時間、永遠做不完、傾向先解決容易事情等等。

相比之下,Timeboxing,又稱時間箱,可解決以上問題,值得一試。Timeboxing是一套以日曆為基礎的時間管理方法,把行程分成以半小時或一小時的單位,安排每個時段要做的事情,以此監督進度。

Timeboxing把to do list和行事曆結合,把大型任務拆分為不同細項,預計所需時間,靈活安排時間。圖為示例圖。(網上圖片)

具體方法

Timeboxing如何運作呢?首先,你要評估下週要完成的事情:開會、工作、聯絡客人等等,有多少事情必須在時限內完成?其次,你要排出優先次序。設有完成時限的任務放在最優先,目標導向的排第二,再把這些任務安排在固定出現的工作之間。

再者,預計每項任務的所需時間。一般而言,人們都會過於樂觀,低估自己做事的時間,所以保守起見,無需抓得太緊。最後,把Timebox放入日曆中。在每個時間段安排需要完成的工作,例如「上午九至十時:撰寫客戶報告」,並紀錄每項任務的實際所花時間。之後,回顧自己如期做完、做不完哪些工作,反思當初的預計時間是否足夠,由此調整下次Timebox。

好處

Time Boxing有以下好處(點按大圖)

 

一‧它容易配合個人工作流程:如果你知道公司影片要星期二出街,而你又需要72小時來剪接,你很容易就找到哪個日曆位來放Timebox。(Getty/VCG)

(資料來源:Harvard Business Review、Ladders、經理人月刊)

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