【職場技巧】釐清會議主旨、了解同事需要 8大提問改善開會效率

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打工仔每天花35%至50%於開會上,但事實是這些會議有超過一半都是沒成效的。這並不意外吧?你和我都試過在brainstorming 會議上感到太累、腦閉塞和迷失,那怎樣才可以令會議更有效率?直接取消會議,改為用email討論嗎?但書面的討論也有弊處,所以我們應該致力改善會議的效率和質素。

開會真的很痛苦,大家你眼望我眼。﹙GettyImages/VCG﹚

在會議前、會議中及會議後,我們都應該問自己一些問題,如:自己準備好了沒有?參加會議者知道流程了嗎?這個會議的主旨是甚麼?每個人的工作時間都很寶貴的,嘗試將這些問題分為三部分,並在開會要擊中重點,才可令大家沒那麼討厭那些沉默、毫無重點及永無止境的會議。

會議前:

不想未開會已走在會議失敗的道路上,在你發出開會通知前,你要考慮以下問題。

1.你準備好了?

你訂了會議室進行會議沒有?會議議程準備好了嗎?問問自己這次會議的目的是甚麼,你希望這次會議後會有哪些定案,全都以列表方式寫出來。要預期會議的結果,如擬訂有機會討論的議題及要達成共識的議題等,以防止在會議期間離題。

2.參與會議的人都準備好了?

會議通常都集合了幾個不同部門的人,以共同合作處理一個項目,為了令大家的步伐一致,前事應先以email方式通知各會議參加者,讓他們知道是次會議的主題,各人擔任的角色及需要預先準備的資料,讓每一位都知道在做甚麼及需要知道甚麼。

要大家為開會感到雀躍實是難事,但起碼要令大家投入,願意參與其中。﹙GettyImages/VCG﹚

3.參與者感到雀躍嗎?

正常人都不會為會議感到雀躍,但你在會議前要觀察人們對是次會議的反應,若組員能投入並以績極態度傾注當然是好事,如為季度成績欣喜並希望進步做得更好。若你發現組員都不想參加會議,滿是抱怨的情緒,你要了解此情況的成因,是因為之前的會議太冗長?不夠效率?他們提出的問題被視若無睹?了解負能量的來源,並在開會前處理好。

會議途中:

僅僅準備好上述三項,並不是已成功一大半,在會議中途才是重點。會議途中,又要問自己甚麼問題?

按圖了解:

4.【你有沒有說完所有重點?】每隔10至15分鐘就看一看你是否還在會議議程要討論的事項上,確保自己仍是討論相關主題。同時要清楚分工予不同部門員工,並明確訂立每項工作的死線日期等重要的資訊。﹙GettyImages/VCG﹚

會議後:

會議後,你需要做整理,亦需要肯定每個人都往正確的方向地做跟進工作。

7.大家都明白會議的方向並在跟進工作嗎?

為免大家離開會議室後便失憶,在他們離開會議室前,你要明確讓每個負責小組知道以下資訊:

.需要做什麼?

.如何完成?

.什麼時候需要完成?

.誰將負責?

.誰負責監督這項功作至完成?

8.最初的會議目的有達成嗎?

會議後,大家是否有動力完成任務? 他們更有效率地工作嗎? 被問及的問題是否更少? 會議的目標是否正在完成? 如果你還是不太肯定地回答,那你可以把上述提到的做得更好。

﹝資料參考:The Muse﹚

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