【職場技巧】對方總是不回覆電郵? 試從4方面審視原因

撰文:
最後更新日期:

雖說WhatsApp、Facebook Messenger、WeChat與Line等即時通訊軟件很方便溝通,但電郵在日常工作中仍是有不容易被替代的地位。然而用電郵溝通亦有弊處,就是你不容易知道對方何時收到,更不知他們何時或會否回覆,結果苦苦等待卻仍得不到半點回音……

難道對方走漏了眼?不知道怎樣回覆?寄失了?﹙GettyImages/VCG﹚

對方已讀不回,究竟是在哪裏出了問題?在再發多一個電郵,但直接致電對方前,或許先重新細閱一遍你所發出的電郵,看看當中會否有一些令人無法或不想給予回覆的原因。

1. 電郵太長

外國市場推廣平台The Radicati Group早前發表了一份調查報告,指它發現了全球每天有超過1,000億個電郵會被發送出去,而打工仔平均每周用上工作中的28%時間在處理電子郵件上,而閱讀電子郵件的平均時間是15-20秒,員工每小時約檢查電子郵件達36次。

就此調查結果所見,有兩點很明確:

1.電子郵件佔用了我們大量時間

2.我們的注意力很短

這就不難明白,有些人為何不想回覆你的電郵,因為當他們看見你的電郵竟有五大段時,他們早已沒有心機及時間細閱全文,更枉論他們還會花時間作回覆。

要增加對方給予回覆的機會,可試將電郵的內容撮寫成清晰及精準的句子(或問題),方便對方在短時間掌握電郵的重點,對方自然較願意給予回覆。要是可三言兩語就交代清楚,何必要長篇大論的嚇怕人呢?重新整理一下內容再發送一個新的電郵吧!

翻看你寄出但又沒有人回覆的電郵,竟然發現有5大段!﹙patrick-amoy/unsplash﹚

2.你的要求和指示不清晰

工作用的電郵,最忌用「我手寫我心」的方式撰寫,因為當打了一大段文字後,才發現當中既沒重點又多冗字冗句,對方定必看得一頭霧水。用一段要求或指示不明確的文字跟人家溝通,你期望對方會怎樣回覆你呢?

3.他們的問題

若你確定電郵的內容精簡得來要點亦清晰,但仍收不到對方的回覆,那可能就是他們的問題。先別自責,因為對方也是人,可能他們正趕死線、被壓力迫得喘不過氣或因準備辭職而事事不上心吧!如果你真的很需要他的回覆,可以先與對方的其他同事或上司作簡單溝通,了解對方的工作狀況,如仍未能收到對方回覆,便應與自己的上司再作商討,尋求協助。

對方也是人,可能他正在趕死線、被壓力迫得喘不過氣、或他根本已經準備辭職而事事不上心。亦可能因為是「你」這個人寄給他,他就不回覆。; GettyImages/VCG﹚

4. 你本人的問題

對方不給予回覆,不一定是「他」有問題,或許「你」才是令癥結所在。若然對方與你曾不咬弦,或是曾在工作上有過磨擦,你可所先檢討自己以往的行為及態度是否有問題,並提醒自己要當一個值得被人尊重的人,因為當你受人尊重時,自然會散發出一種領導魅力出來,而一個領袖是很少會被人忽略的,所以,努力當一個會被人尊重的人吧!

﹙資料來源:The Muse

立即下載《香港01》,緊貼公務員職位空缺、勞工處筍工推介,了解CV、面試致勝技巧!
下載網址:
|
https://hk01.app.link/bkbJyY5t4O



X
X
請使用下列任何一種瀏覽器瀏覽以達至最佳的用戶體驗:Google Chrome、Mozilla Firefox、Internet Explorer、Microsoft Edge 或Safari。為避免使用網頁時發生問題,請確保你的網頁瀏覽器已更新至最新版本。