【電郵範本】催促進度、指正錯誤 不煩燥不做衰人電郵要點寫?

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職場是一個講求合作的地方,然而,每個同事的能力及態度都不一,一次便能完美成功的合作項目實在少之有少,大多都講求磨合與提點。若經過多次面對面的指正後,仍有不合乎標準的地方時,可能就真的需要一封直白的電郵清楚列出需要改善的事項,及其他細節。白紙黑字比較清晰易明及方便跟進。

若經過多次面對面的指正後,仍有不合乎標準的地方時,可能就真的需要一封直白的電郵清楚列出需要改善的事項,及其他細節。﹙photo by john-schnobrich on uplash﹚

但,因為同事經再三提點都未能完成項目,才會發出此電郵,怎樣才可以抑制怒氣,直白地指出其錯處,而對方又不會難受呢?當遇上以下三個常見情況,可以用相應的電郵作為善意又直白的提點。

1.情況一:當同事趕不上進度

工作要避免傷害同事的感受,但同樣你想他如期完成手頭上的項目。如果提點了他好幾次,都沒有效用,可能就得直接一點,列出需要改正或完成的項目。

即睇範例:

Hi there,

As we’ve discussed, I’m in in charge of [project/presentation/report/putting together a chart] for [client/company/a team]. I can’t complete it without [your co-worker’s missing part].

I’m still missing the following from you:

- [Insert task 1]

- [Insert task 2]

- [Insert task 3]

To get the project done, I need this by [choose a date] at the absolute latest. If you need help completing this/these or there’s an obstacle standing in the way, please let me know so we can find a solution.

[Your Name]

這個電郵的關鍵在於找出他們現正所面對的障礙,並提供幫忙。雖然他們已落後進度,但他們可能正在等待一些主動的幫助,但先不要作出任何假設,等他們回覆這電郵後,再了解可以提供甚麼幫助,努加合作解決問題。

雖然他們已落後進度,但他們可能正在等待一些主動的幫助。﹙GettyImages/VCG﹚

2.情況二:當同事重複犯錯

一個人犯錯,通常不會知道自己犯錯,但若不立即指正,這個錯誤的雪球只會在一錯再錯下愈滾愈大。所以若你發現同事重複犯錯,可以用以下範例跟他說。

即睇範例:

Hi there,

I wanted to send you a quick note because [the mistake] we discussed came up again. Unfortunately, it caused the team to [effect 1, effect 2, effect 3], which was not ideal.

Do you have any additional questions I can answer to help you correct this in the future/Is there anything standing in the way of being able to do this?

Please let me know, and I’d be happy to help,

[Your Name]

同第一個情況一樣,直接表達的同時,要提出幫助。我們都一定犯過錯,所以清晰地說出來,然後以一個正面的態度完結電郵。

﹙設計對白﹚唉!又做錯!講幾多次先做得啱?﹙GettyImages/VCG﹚

3.情況三:當同事做不了決定

有很多人不知道自己的權限,而不敢下決定,但做不了決定卻會影響之後一系列流程的運作,當遇到這個情況,你很想大叫:「做決定吧?真的這樣困難嗎?」,而有禮地表達這着急之情,你可以參考下面例子。

即睇範例:

Hi there,

I think we need to take a step back and re-evaluate what we’ve discussed so far. Ultimately, this should help us make a final decision

Here’s what we’ve considered so far:

- [Insert consideration 1]

- [Insert consideration 2]

- [Insert consideration 3]

Based on this, my recommendation would be [your thoughts on the final decision]. If you all agree, I think we can move forward. But if not, I’ll find time on the calendar for us to discuss in person.

[Your Name]

這個情況應該採用比情況一及二更加直接的語氣和用字。因為這涉及各個部門的運作,這個舉動可以令所有人重回正軌,亦可以向大家展示你的領導能力。
 

撰寫電郵是很難的,因為用字要正式,但亦要對方明白你的語氣和態度。然而,在催促和指正的電郵上,不一定要展露心煩氣燥的負面情緒,你不用做一個衰人,都可以令整件事情重回正軌。最緊要記着,直白簡單,清晰傳遞信息便好。

﹙資料來源:The Muse

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