【Email Template】語氣過重得罪別人? 即睇範例學寫電郵補鑊!

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打工仔每天需用電郵與很多人溝通,不慎用了不恰當的語氣跟人家說話不足為奇。雖然話已既出,不易將電郵收回(recall),但在這情況下不應什麼都不做,反而要盡快再發一個「補鑊Email」,好為彼此設一個下台階。

有些同事總是將錯誤一犯再犯,實在令人頭痛,不斷挑戰別人的底線。﹙GettyImages/VCG﹚

有時候,同事或合作伙伴也真的很不爭氣,經多次提點仍是犯錯。明明自己已被其他工作迫得快要發瘋,竟還得在忙亂間處理他們的犯錯,你一氣之下,就在電郵中說:「你要別人說多少次才會記着?這種低級錯誤根本就不應該犯第二次及第三次!這實在是太不知所謂了……」

在氣沖沖間,也許不少打工仔會就此發送了一個類似上述內容的電郵,但在冷靜下來後,才想到總不能每次都如此不修飾地指責人家。特別是有些同事確實需要多點時間成長,也需要獲得更多認真的提點才能改善表現,要是他們在這階段收到這些帶攻擊性的指責,或許也太嚴苛。

電郵既已發送便很難收回,要是感後悔,便應立即補救,好讓對對方的傷害與彼此間的芥蒂減到最低,而且即使未能完全和好,也起碼可以令對方知道你的歉意。想再發一個電郵「補鑊」,可參考以下的範例:

Hey [Name],

I want to apologize for the email I sent you earlier.

It’s no excuse, but it’s been one of those days when [reason you had such a short fuse]. I snapped at you when I had absolutely no reason to, and I’m so sorry for my [adjective] message.

The next time [description of circumstances that made you snap], I’ll make sure to take a pause before responding—so I don’t take my own frustrations out on you.

Sorry once again!

Best,

[Your Name]

表示歉意能使對方的怒火與難受情度減半。﹙VCG﹚

實戰例子:

Hey Janet,

I want to apologize for the email I sent you earlier.

It’s no excuse, but it’s been one of those days when everything is piling up. I snapped at you when I had absolutely no reason to, and I’m sorry for my insensitive message.

The next time my to-do list starts to get the better of me, I’ll make sure to take a pause before responding—so I don’t take my own frustrations out on you.

Sorry once again!

Best,

Kat

解釋不宜太詳盡

有一點值得一提,就是在致欺電郵中可簡單提及你早前為何如此不禮貌,但解釋切勿過於詳細,因說得太詳盡就會令原因變成一個藉口似的,容易令人反感。其實對方收到被指責的電郵後,真的很難再設身處地體諒你的處境,他們只在意你會否為此感到歉意及會否就這態度而作出補償。

即使科技進步,但電郵仍是處於寄出了便不容易收回或刪除的狀況,所以若不慎失言,便應追加一封道歉email,哪怕就算不能完全撫平彼此間的裂痕,也可盡量減輕日後繼續合作時的尷尬感覺。

﹙資料來源:The Muse

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