【Adobe教學】遙距工作想編輯PDF檔案? 即睇網頁版DC使用教學!

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Adobe Document Cloud是不少打工仔在上班時用到的工具,不過大家有曾用過它的網頁版嗎?香港的新冠肺炎(俗稱武漢肺炎)確診個案近日急增,令一些企業再度推出「在家工作(work from home)」措施以保障公司及員工。參考Adobe香港及台灣區高級數碼媒體技術工程顧問Ernest的Adobe Document Cloud網頁版教學,說不定大家在Home Office的工作效率會大增呢!

撰文:Ernest Wong

個人電腦效能未必如公司電腦般強,若因在家工作而硬要安裝更多軟件,確是不討好。(Shutterstock)

在家工作了一段日子,就會發現處理公務時均有機會用上桌面版電腦及各種流動裝置。如偶爾使用PDF工具,要在每個裝置安裝相關應用程式,不但消耗數據流量下載、花時間安裝,還佔用儲存空間。有些朋友與家人共用電腦或流動裝置,未必可以隨心所欲地下載應用程式。有沒有更好的解決方法呢?

此時視乎你的工作需要,可考慮使用 Adobe Document Cloud 的網頁版工具,只要在Adobe官方網頁登入你的賬戶,即可在任何裝置連線至PDF 工具和檔案,讓你可以建立、轉換、編輯、與他人共用PDF,甚至邀請他人簽署文件。

這次我們會登入Adobe Document Cloud 的主頁,探索其界面設置,並試用這些線上PDF工具。

啟動教學

首先,大家可在Adobe Document Cloud官方網站登入個人或公司賬戶,按右上角的目錄按鈕,選擇 Document Cloud 應用程式。

一、 上傳檔案

為方便用戶在多個裝置上通過網頁版編輯或管理PDF檔案,可以考慮上傳經常使用或正在編輯的檔案,這時需要使用「上傳檔案」工具。

Step 1:在登入後的首頁界面,按「上傳檔案」按鈕。

Step 2:打開檔案瀏覽器後,選擇需要上傳的檔案,然後按「開啟」

Step 3:隨即可在首頁「最近的檔案」下方找到剛上傳的檔案。勾選檔案後,可從右欄看到檔案的資料以及多個 PDF 工具,例如共用、轉存、填寫、簽署、組織頁面等等

二、 編輯PDF檔案

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將檔案上傳後,無論你身處何地,使用任何裝置都可以編輯PDF。

Step 1:在首頁「最近的檔案」下方,點選需要編輯的檔案

Step 2:稍等幾秒,即可在瀏覽器成功開啟PDF檔案,並從右欄看到多款編輯工具,包括「新增文字」、「組織頁面」、「編輯PDF」等等

1. 新增文字或其他符號

Step 1:點選「新增文字」

Step 2:在上方的編輯欄目點選新增文字按鈕,即可在PDF 的任何地方鍵入文字,選擇字型大小,並移動至合適位置

Step 3:除了新增文字,還可以加上叉號、勾號等符號。範例中點選勾號,即可在PDF的任何地方插入勾號,調整大小後,可移動至合適位置

Step 4:完成後按右上角的「關閉」按鈕,儲存檔案

2. 組織頁面

Step 1:如需重組頁面次序,可在右欄選擇「組織頁面」

Step 2:範例嘗試將第四頁置於第三頁的前方。使用滑鼠拖動,即可將原來的第四頁移動至第二至第三頁中間

Step 3:移動後即時看到更新的排序。用戶亦可以選擇頁面右上角的功能鍵旋轉或刪除頁面。完成後按右上角的「重組」按鈕,儲存檔案。

3. 其他編輯功能

其他的編輯工具還有「編輯PDF」、「識別文字」、「新增注釋」及「裁切頁面」,這些選項旁邊有一個桌上電腦的符號,提示用戶這些為桌面版Acrobat Pro的功能。

如點選這些功能,將會被引導安裝應用程式或開啟Acrobat Pro 以繼續有關工作

三、簽署文件

如需要請上司或者客戶簽署,亦可使用網頁版的簽署功能。

Step 1:簽署欄目下的選擇頗多,包括「新增簽名」、「填寫表單」、「請求簽名」等。按「請求簽名」按鈕開始

Step 2:輸入收件者電郵、填寫訊息及拖放需要簽署的檔案至指定位置。如有需要,可使用右邊選項的密碼保護或設定提醒,然後按「下一步」

Step 3:Adobe 將會為你打開文件,請求你確認簽署欄位的情況,如無問題,可在右下角按「傳送」按鈕。收件者將收到一封邀請簽署的電郵

Step 4:收件者通過連結完成簽署後,發送邀請的用戶將會即時收到電郵通知,用戶亦可在文件位置實時追蹤簽署進度

四、共用檔案

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檔案製作至某個階段,可能需要邀請上司或同事檢視並提供意見。此時需要使用「共用檔案」功能。

Step 1:在上方按「共用」按鈕開啟對話框,Adobe將詢問使用者想要如何共用檔案

Step 2:彈出的對話框左欄顯示用戶有兩個選項,預設第一項是取得連結,讓所有知道連結的使用者可檢視檔案。如選擇這個方案,可按右下方「建立連結」的按鈕

(請留意:從網頁版分享的連結只有檢視檔案的權限,而桌上版應用程式則可選擇檢視或編輯檔案)

Step 3:稍等幾秒,Adobe隨即生成連結。按右下方「複製連結」的按鈕,方便用戶通過各種方式將PDF檔案傳送給需要檢視的上司或同事

Step 4:另一個選項是傳送個人化邀請,通過電郵向其他人發出邀請,並附上連結。首先按「與他人共用」,然後在欄目輸入電郵地址、主旨及內容訊息,完成後按右下方的「傳送」按鈕

Step 5:選擇共享檔案後,如在首頁再度勾選檔案,右欄將顯示「邀請其他人」、「取消共用檔案」、「複製共用連結」、「刪除共用的檔案」等選項,日後可按需要選取

Step 6:用戶亦可以在按上列的「文件」、在左欄「由您共用」查看檔案的檢閱情況,例如有多少人已經檢視檔案,以及檔案有沒有新增注釋等

五、使用注釋工具

Step 1:上司或同事打開共享連結後,可通過上方的注釋工具,包括「新增註解」、「螢光標示文字」、「文字加線底」、「文字加刪除線」及「使用繪圖工具」

Step 2:如需留下注釋,只需點選「新增註解」的按鈕,將標記拖放至合適位置,然後在右邊的位置鍵入注釋內容,完成後按「張貼」

六、 管理檔案

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當檔案的數量越多越多的時候,就有必要進行檔案管理。

Step 1:登入後在「文件」選擇「您的文件」,即刻看到檔案夾及各個上傳的檔案。如有需要,可按「新建資料夾」的按鈕,將檔案歸類

Step 2:在彈出的對話框輸入新建資料夾的名稱,然後按「建立」

Step 3:成功建立新資料夾後,勾選需要移動的檔案,然後在右欄按「移動」

Step 4:在對話框點選資料夾目的地,然後在右下方按「移動」按鈕

Step 5:移動的檔案隨即被置入新增的資料夾內。用戶亦可以按右上角的按鈕選擇新增子資料夾或者繼續上傳檔案

任何裝置都可使用

Adobe Document Cloud網頁版可使用的工具雖然比桌面版少,但好處是不論身在何處、使用何種裝置,無需下載應用程式都可以連線至PDF基本工具和檔案。知悉網頁版的上述功能後,用戶就可按需要決定是否在共用電腦或裝置下載應用程式。

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