【實用教學】Word表格變可填寫PDF版? 即學Acrobat DC製表方法

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不少人(特別是從事HR行業朋友)慣用Microsoft Word來製作表格,並列印出來以供人家填寫。其實在21世紀,很多事情都可以用電子化的方式處理,例如用Adobe Acrobat DC將Word格式表格轉為PDF格式,絕對是做表的開心,填表的也開心。

製作一個PDF格式的表格並不難,大家只要學懂用Adobe Acrobat DC這軟件,再掌握一些基本功能的應用,便可輕易設計出一個易讀易填的表格。是次由Adobe香港及台灣區高級數碼媒體技術工程顧問Ernest Wong教授的製表技巧,應能助你克服「製作表格」的恐懼!

撰文:Ernest Wong

有從事人事招聘的朋友跟我提及,每當公司招聘新人時,無可避免要應聘者填寫「職位申請表」。為節省時間,他們想求職者預先在家中填寫申請表格,列印後再帶到公司,於是問我如何製作可供填寫的PDF表格。本篇教學示範如何使用 Adobe Acrobat DC 內的 PDF表格製作程式,將紙本文件或 Microsoft Word文件變成可供填寫的表格。

在這個版本的Acrobat Acrobat DC「共享」環節中,「邀請其他人」及「取得連結」的選項只供開啟人「檢視檔案」,不能填寫。如你想邀請應聘者填寫文件,應當選擇「當成附件傳送」,並鍵入收件人電郵即時發送PDF 表格。應聘者收到電郵,下載相關表格後,只需使用Acrobat Reader DC即可填寫表格內的各項內容。

使用Acrobat DC 4個步驟:

使用Acrobat DC製作表格,好處是可藉不同功能編輯格式、增減欄位及加入下拉清單框等,方便每個表格都能按個別需要作設定。

以下是其中八項常用的功能:

1. 刪除不必要欄位

2. 新增文字欄位

3. 新增日期欄位

4. 重新命名欄位

5. 設定欄位格式 – 限制可供填寫的字元數量

6. 設定可供打剔號的小格

7. 新增可供簽署欄位

8. 新增下拉清單框

最後步驟

在編輯了所有表格設定後,大家還要做最後一步,正式完成整將表格。以下就是完成設定的步驟:

跟從以上的教學製作表格,應能將以往遇到的繁複及難處理問題解決,大家只要掌握各個功能的應用方法,應能將「整表」的過程化繁為簡。

Ernest Wong

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