事不關己答「不知道」也不對? 倒不是錯但有另一回應方法更理想

撰文:女子學
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職場中,面對上司交辦工作事項,你會及時提出反饋與執行中可能預想到的癥結點嗎?當上司問起你並不熟悉的工作細項,你能否綜觀目前握有資源來給予回應,或只是想也不想地回答:「我不知道」?

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是真的不知道,還是沒在想?

「不知道」,其實是很合理的答覆,只因工作上不大可能每項事務你都有經手,因此不清楚他項流程是常見且一般的狀況。然而,比起單純回答「我不知道」,有沒有更好的選項呢?

答案一定是有的。身處同個團隊,即使不太清楚其他專案的負責人手邊項目細節,你總能運用自己正經手的資訊,來思考能否為團隊帶來更多利益或流程建議。因此,與其逕自回答不知道,好好梳整現有理解,並主動提出問句與給予客觀分析,或許是職場溝通上的更好選項。

彙整好已知的訊息來換取未知

但這應該要如何進行呢?通常有兩種選項,第一是單刀直入地詢問上司能否先對現況做出詳盡的解釋,方便自己能夠先對情況有初步理解後,訂下明確處理時間,再帶着答案來匯報;第二則是先在當下做出及時的處理答覆,先請上司簡單說明目前問題、相關負責人有誰、需要協助處理的明確目標等,待這些事前需求都釐清後,主動回報自己手上現有的資源、對問題的理解、目前可運用的解決方案為何、可先立即處理哪些項目等等。

彙整自己在當下已知的明確資訊,來向上司詢問未知的答案,也就是你不知道的那部分,效果會比只用「不知道」三字帶過要好很多,至少你有想要幫忙解決問題以及貢獻自身所長,而在這樣的一來一往中,你也能對團隊擁有更加全貌的了解。

盡量用客觀分析來取代「我不知道」,但若手邊真的任何相關資訊都沒有,面對不清楚的情況,「直接詢問」也是很好的選項。職場上,盡量避免「不懂裝懂」與「無心了解」,因為團隊裏的每個人都是夥伴,而不是局外人。

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【本文獲《女子學》授權轉載。《女子學》致力成為亞洲最大女子知識平台。以自我「培力」和創造「改變」為宗旨,用最真實溫暖的筆觸,為時代中的柔性力道賦予能量。】