搵工|懂Word、Excel已不夠!華爾街日報建議:掌握這13種新技能

撰文:經理人
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在過去,如果談到職場必備技能,相信大部分工作者都會回答 Word、Excel,也許再加上或是 Powerpoint 等等文書處理工具,但放到今日的職場中,如果只掌握這些能力可能已經不夠用了。

技術的爆炸性成長正重塑我們的辦公室,如今不論是業務、銷售專案經理或是設計師,老闆無非希望員工能具備數據分析的能力,甚至期待員工擁有強大的視覺化能力,能夠做出精美的資訊圖表,再用流利的口條表達出來。而當混合辦公、遠距辦公成為常態,員工還必須掌握各種數位協作工具。

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IT 研究及顧問公司顧能(Gartner) 先前公佈《2022 年數位員工調查》中提及, 一名普通的辦公室上班族在工作中,至少需應用到 11 種軟體/程式,更有 17% 的人會使用到 16 種以上。 老闆期望員工嫻熟掌握的技術,到底有哪些?

1. 數據分析、基礎的 coding 能力

如今,企業在銷售、生產等過程中產生的數據越來越多,如何有效利用數據力就能了展現競爭力的一環。在數據分析中,具代表型的軟體有微軟的 Power BI 以及 Salesforce 旗下的 Tableau。這些軟體能夠幫助員工結合多項數據來源,如電子表格、數據庫(database)或客戶關係管理(CRM)軟體。

當需要處理的數據量過大時,學會使用 Python 來計算可能會更加容易。員工無需成為在 coding 的技能上不必花上大把時間專研,擁有基礎的 coding 能力後,可以選擇下載開源程式碼再進行簡單修改即可。

目前 Python 的相關技能學習,位列領英(LinkedIn)線上課程中最受歡迎課程的第 9 名。哥倫比亞商學院(Columbia Business School)也曾表示,有超過一半的在校生,會在課堂上使用 Python 幫助計算。

2. 簡報製作

老闆不只希望員工能夠使用 Word 、Powerpoint 在內文件和簡報軟體,更預期他們能夠運用其中的專業功能。

這表示在製作簡報中不能只有靜態圖像,還要有動態畫面;員工為了製作精美的簡報,也會使用線上設計軟體 Canva 來輔助。文字處理部分,老闆則是希望想看到更高級的排版,例如在簡報中的文檔之間可以相互連接,還要熟悉分享、評論等協作功能。

3. 專案管理能力

組織和規畫類的軟體,能夠讓部門間甚至跨部門的協調工作變得更容易,包括任務管理、時間追蹤、檔案共享等功能。Asana、Trello、ClickUp、Smartsheet 等都相當受歡迎的軟體。

這些軟體能夠協助流程自動化,例如前一位員工完成任務後,就能自動提醒下一位。也可以串接 Google 的雲端硬碟等應用,員工就可以直接從專案管理軟體中找到相關文件。

4. 導入自動化、善用生成式 AI

不管軟體功能多強大,使用過程中還是需要人工反覆確認。若是能透過機器人讓流程自動化,只需要建立自動操作指令,就能省下大量重複性的任務。

無論是可以生成文本和程式碼的 ChatGPT,還是生成圖像的軟體 Stable Diffusion 和 Midjourney,如今生成式 AI 已經可以說是人人都能使用的技術了。

微軟剛剛推出了名為 Copilot 的服務,將 GPT-4 在內的 AI 模型,整合到 Microsoft office 系列軟體中。例如,Word 和 Outlook 將可以自動生成文本,PowerPoint 也可以根據用戶的所下的提示詞(prompt),以及文件中的其他素材,自動生成一份簡報。Salesforce 的 Slack 也借助 生成式 AI 的力量,協助用戶生成內容草稿。

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《華爾街日報》建議當代工作者應掌握的技能如下:

.進階文字處理(Word、Docs)
.進階表格處理(Excel、Sheets)
.進階簡報展示(PowerPoint、Slides)
.電子郵件管理(Outlook、Gmail)
.團隊溝通(Teams、Slack)
.團隊構思(Miro、Mural)
.入門級的 AI 技術(AI For Everyone)
.熟練使用生成式 AI(ChatGPT)

若想更進一步學習專業技能,可以嘗試以下幾種:

.數據圖表視覺化(PowerBI、Tableau)
.專案管理(Asana、Trello)
.客戶關係管理(Salesforce、HubSpot)
.Low-code、No-code 與自動化(Mendix、OutSystems、UiPath)
.基礎 coding(Python、JavaScript)

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