【職場技巧】提高專注力、留下緩衝時間 6招教你準時放工

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不少研究都指出,持續超時工作、久坐、壓力大,會為打工仔帶來一連串的健康代價,如肥胖、心臟病、心理問題等。人們主觀認為「多勞多得」是定律,但是人在疲勞的狀況下工作效率難免下降,想每日準時下班而且保持競爭力,其實也有方法。

不少人將工作視為生活的重心,工作時間甚至有愈來愈長的趨勢,即使在下班後,仍然忙著回覆電郵、Whatsapp等,工作與生活完全失衡。(資料圖片)

根據2017年《香港工時狀況統計調查報告》,當中訪問了香港34.6萬僱員,發現他們每周工時中位數為44小時,更有約一成的員工,每週工作多於56小時。作為打工仔,相信你對超時工作感受特別深,也許你也不明白,為什麼準時下班這麼難?可能你很容易分心、沒有確定工作優先順序,或者有一些臨時的工作迫使你加班等。

不管是什麼原因,你亦應重新評估自己的工作情況,以及善用以下6個建議,幫助自己準時下班。(按圖了解)

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1. 【設定下班時間】

許多人不會按時下班,是因為他們沒有設定期望。相反,他們只是按照工作日的流程,「煮到埋嚟就食」,忽略了安排時間處理優先工作,導致在接近下班時,手頭上仍有一大堆工作要處理。

因此,當你在早上到達公司時,立即確定自己當晚要離開的時間,把它寫在你的日曆上,或在手機上設置鬧鐘。如果你想要更多的推動力,你可報名參加下班後的興趣班,激勵自己好好管理時間,以準時下班。

2. 【告訴別人什麼時候你必須離開】

對自己做出承諾,然後與他人分享,你更有可能成功做到。當你整天討論計畫和任務時,告訴你的同事,「我今晚必須準時離開公司,所以如果你需要什麼,在下午4點前讓我知道。」

鼓勵同事盡可能提早通知你任何的請求及需要,可以避免下班前不必要的任務和會議。

3. 【留下20分鐘緩衝時間】

設置下班時間後,在日曆上留下該時間前的 20 分鐘,以處理當天最後的「手尾」,例如整理文件、收拾工作空間、閱讀並清除不需要的電郵等,以及準備明天的工作。此外,即使有任何突發事情,你亦能夠善用這段時間快速處理。

4. 【盡早完成最重要的工作】

你要確保在下班前完成關鍵工作,最好是盡早完成。在開始工作之前,列出所有你必須完成的工作,並按它們的重要及緊急程度來排序,預留自己最精力充沛及可以長時間專注的時間做好最緊急和最重要的事情。你可以在工作與工作之間的小休時間完成一些較不重要和零碎的工作。

5. 【提高專注力】

如果你經常發現自己在深夜仍在辦公室,可以花幾分鐘來評估你白天時的工作情況。你會每五分鐘檢查一次郵件嗎?是否立即回復每個訊息?會否整天留意即時消息? 雖然打工仔有必要經常與同事或客戶保持聯繫,但不斷分心會嚴重損害你的工作效率和注意力,令你的工作時間更長。

相反,挑戰自己,只在幾個指定時間查看電郵,並設定數個時段完全專注工作,不看電話、不與別人談天,斷絕外界的干擾,加快工作效率。

6. 【善用電話】

不少打工仔喜歡用電郵溝通,在許多事情上,它是很好的工具,不過,它也可以很耗時。如果你的收件匣中充斥著似乎永遠無法解決問題的郵件串,並且阻礙你的工作,那麼是時候改變策略了。拿起電話,只需一個簡單的通話,即可節省數小時的電郵閱讀、排序和回應,效率更高。

(資料來源:The Muse

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