【電郵技巧】9大乞人憎常見電郵用語 「有沒有更新?」只排第三

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電郵是非常普遍的辦公室溝通方式,方便大家「白紙黑字」留底。最近有調查指出,不少打工仔都對電郵內容的遣詞用字相當介意,超過半數的受訪者表示電郵開首沒有問候語令人感覺很差,調查亦列出了9個最令人討厭的常見電郵短語。

發送電郵時,一定要小心用字,以及校對內容,以免令收件人留下壞印象,甚至不願意回覆你。(GettyImages/VCG)

最近員工體驗平台Perkbox Insights進行了一項調查,嘗試了解哪些電郵用字最容易令員工抓狂。調查訪問了1928名員工,近75%的受訪者表示,電郵是他們在辦公室首選的溝通方式,大部分人每天花費大約一至兩個小時來檢查和發送電郵。

大多數受訪者表示,電郵的措辭應小心使用。調查顯示,以「Hi」(你好)等問候語開始的郵件被視為最積極,近半數受訪者認為這是完美的問候。以「Good morning」(早上好)和「Good afternoon」(下午好)為開首的效果亦不錯。「Kind Regards」(致上親切的問候)則被認為是電郵結尾的最佳方式(69%),最差的收尾則是「Love」(愛你)、「Cheers」(舉杯慶祝) 、「Best」(祝福的意思)、「Warmly」(致上溫暖的問候)。

不要用敬啟者開頭

無論你是與老闆還是新客戶交談,電郵中以簡單的「Hi」(你好)問好都可以令人留下好印象。相反,超過半數的受訪者表示,沒有收到問候(53%)就是工作電郵中最差勁的問候語,因為這會令人覺得無禮或不感興趣。

此外,37%的受訪者說,用「To whom it may concern」 (敬啟者)來開頭也不太好,「Hey」(嘿)和「Happy [Insert day]」(快樂的星期X)的排名也較低。

最黑人憎的電郵用語:(按圖了解)

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9. Hope you’re well (希望你一切安好):6%

8. Thanks in advance(提前感謝): 7%

7. Please advise(請告知): 8%

6. Per our conversation (根據我們的對話):15%

5. Confirming receipt / confirming that I have received this (確認收據 / 確認我已收到):16%

4. Just checking in (沒什麼,只是隨囗問問):19%

3. Any updates on this? (對此有任何更新?): 24%

2. As per my last email (根據我上次的電郵):33%

1. Just looping in…(增加群發郵件聯繫人): 37% 

另外,14%的受訪者表示,在工作電郵中使用感嘆號是不合適的,使用親吻(kisses)或是使用俚語,如OMG(我的天),發送沒有校對的電郵都被視為不妥當。

12個電郵禁忌:(按圖了解)

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12. 使用彩色字體:21%

11. 使用笑臉:22%

10. 連續寄兩封電郵:22%

9. 沒有電郵簽名:23%

8. 使用表情符號 : 29%

7. 發送很長的電郵:29%

6. 發送沒有校對的電郵 :50%

5. 使用太多感嘆號:52%

4. 使用俚語,如OMG(我的天):53%

3. 給不需要參與的人寄送電郵副本:63%

2. 使用親吻(kisses)或X :65%

1. 整個單詞或句子用大楷字母:67%

下一次傳送電郵時,謹記不要犯下以上錯誤,並小心用字和標點符號。

(資料來源:Laddersperkbox

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