【職場技巧】收無禮email點得體回覆?先深呼吸冷靜、切忌惡鬥

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無論你做邊行或咩職位,Email禮儀都好重要。根據Sanebox最近的一項研究,一般人用上28%工作時間睇email同覆email,所以寫得一封大方有禮嘅好email非常重要。好多公司將email通信作為一種白紙黑字嘅記錄,即係你係email所講嘅嘢,之後可以畀自己、畀人搵返出黎。

好似當你請人地幫你做一件事,就黎deadline你去問佢幾時有嘢畀你,人地先話你無畀過,咁呢個時候email record就有關鍵作用喇!

但收到公司同事或街外人嘅無禮貌email,你會點處理?(《無法成為野獸的我們》劇照)

但收到公司同事或街外人嘅無禮貌email,你會點處理?我收過大量無禮貌兼粗魯嘅電郵,緊記一點:你要冷靜同佢地溝通。如果大家鬥惡,覆就覆得爽,之後問題升級就大鑊

深呼吸

聽落做咩都深呼吸搞得掂?係真嘅,有啲人好容易受到一封電郵影響,挑起佢嘅怒火或帶來好心情。你深知唔考慮清楚就send email會點,所以當你收到一封發脾氣email,calm down!問問自己以下問題:

咩原因令對方send封無禮貌嘅Email?

點解sender要咁嘅tone講嘢?

我做左令佢咁燥?

除左話返佢轉頭,仲有無其他嘢可以做?

試吓將電郵中諷刺或批評嘅部分放埋一邊,然後用專業方式回覆。(Icons8 Team/Unsplash)

思考完以上問題,應該可以搵到哩封電郵嘅前因後果,同埋要點覆先最幫到件事。處理電郵時總要盡量保持禮貌。要嚴肅,但唔好粗魯。試吓將電郵中諷刺或批評嘅部分放埋一邊,然後用專業方式回覆,同時CC埋上司等有咩事都有多個人知情。

電郵入面有「草稿」功能,不如考慮用佢做一份真草稿?Glenn Carstens Peters/Unsplash)

Send前停一停,諗一諗

電郵入面有「草稿」功能,不如考慮用佢做一份真草稿?好多人認為電郵應該即刻覆,即刻覆當然好,但手快快回覆可能會有不足之處。先寫好回覆,退一步,再讀一次。試下咁睇:要你當面真人講呢番說話,你夠唔夠膽?如果要你同上司咁講又會點?如果你覺得是但一個位唔妥,咁就唔好send out住。處理無禮貌嘅電郵時,你要寬宏大量過對方,心入面要諗住《莫生氣》。咁做係會花多一啲時間,但通常比你匆匆忙忙send out嘅暗藏怒火email更有效率,幫你慳返好多後續工夫。

降一降溫

根據情況,等件事稍稍降溫先覆可能係比較謹慎嘅做法。如果問題唔係太緊急,可以係一兩天內覆。通常,對方應該無咁火遮眼,會清醒返。

▼▼按圖放大,看以下對着不同人的情境示範▼▼

老老實實,處理哩啲email真係勞心勞力。你要佛系上身,唔好畀對方挑起怒火,先可以好好處理。即使對方係無理取鬧,都唔好以牙還牙。緊記,你唔可以嬲,暫時將情緒放埋一邊,保持禮貌同專業態度,覆左email先鬧!

【本文獲「vanna.com」授權轉載。】



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