新冠肺炎|公司准在家工作 該還要求加人工嗎?疫情帶起6個提問

撰文:經理人
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因為疫情緣故,許多企業不得不開啟遠端辦公模式,一推動才發現,實務上出現許多問題。我們整理了 6 個常見困擾,提供「遠距前輩」們的經驗法則,或許能讓工作調整更順暢。

疫情對職場的影響甚大,這6個提問不少人都關心:(按圖解)

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1. 混合辦公後,團隊的福利與薪資該調整嗎?

疫情前,市場上有很多公司都是高薪聘請遠距員工,原因是這些人是業界頂級人才,能請到他們已經很幸運了。《遠距工作這樣做》指出,遠距工作者跟一般工作者應該要同工同酬,若「同工不同酬」,多半有刪減成本或逼退員工的意味。《遠距工作模式》也強調,企業應該以大城市水準的薪水聘用員工,這樣不只能找到更好的人才,還能讓他們覺得自己被重用。

2. 只有特定的產業和職務才適合遠距工作?

台灣 IBM 諮詢企業策略轉型服務副合夥人游復興認為,每個行業都有機會做到混合辦公,差別只是虛實的「比例」。《遠距工作革命》(暫譯,英文書名為《Remote Work Revolution》)指出,高度複雜或需要創意思考的工作,如軟體工程師、圖像設計師、編輯等,在家工作效率會更高;工作複雜度低、不太需要實體與人互動的工作,如電話客服中心也是如此。不過各職務的資淺者,需要貼身汲取前輩經驗,較不適合遠距。

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3. 團隊採用網路工具增加資安風險?

過去在辦公室,許多公司會規定只能用內部伺服器,但遠距團隊會透過網路工具工作,導致資安風險。《遠距工作這樣做》建議,團隊可以先讓協作回歸到安全層級較高的軟體裏,等到協作架構逐漸成形後,再建置內部規範。比方說,低風險業務的密碼禁止用通訊軟體傳遞、公司檔案禁止放在外部的雲端硬碟;高風險業務在外連網路要透過 VPN、重要機器限制 IP 登入等。

4. 每個人進辦公室時間不同,該怎麼聯繫團隊感情?

《遠距工作模式》發現,團隊一周只有 10~20% 的時間需要協作,其他都可自行作業。如果團隊每天都有 4 小時的重疊工作時間,不只能避免作業延遲,也會增加凝聚感。企業也可考慮舉辦年度實體會議,讓員工深入了解公司願景。《WFH在家工作的成功祕訣》提及,這種一年一度的度假式活動,兼具教育訓練和同事培養感情之效。

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5. 如何說服組織、主管嘗試或延續遠端工作?

《啟動遠距工作,設計你的理想生活》指出,要說服老闆延續遠距工作,必須站在公司的立場,思考主管在乎、擔心的是甚麼。首先,提出哪些工作可以遠端作業、遠端工作能為公司帶來甚麼效益,告訴老闆你為甚麼「需要」遠距工作,而非「想要」。再來,可以拿相關資料與數據佐證,證明遠距工作的實質好處。

6. 需要討論協作的時候,甚麼時候要視訊?甚麼時候用電話會議就好?

在洽公時,讓對方看見自己,更容易建立關係,而且也能觀察對方的表情、情緒,所以許多人會選擇用視訊會議。不過,大量視訊帶來長時間的眼神接觸,會造成「視訊疲乏」(zoom fatigue),耗費大量心力。《WFH 在家工作的成功祕訣》建議,將視訊電話留給外部溝通、概念發想,或是必須討論敏感話題的時候。至於不用開鏡頭的電話會議,可以留給已培養出默契的工作團隊,或是短時間的工作回報。

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