「別只提出問題,給我解決方案」!這6句話老細開會說 叻極有限

撰文:經理人
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議是團隊主管與小組成員的重要溝通管道,有效的會議幫助團隊進行腦力激盪與解決問題。但如果管理者在會議上失言爆出雷句,即使並非有意,反而會降低成員的向心力,可謂得不償失,以下是常見的 6 大雷句:

你的上司也常把以下6句話放在口邊嗎?(按圖了解)

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1. 「不要只提出問題,給我解決方案」

《哈佛商業評論》分析,過去的管理觀念曾倡導,管理者這樣說可以幫助員工自主管理,增進組織發展。但如今已經不是所有問題都有明確解方的時代。

賓州大學華頓商學院教授亞當.格蘭特(Adam Grant)認為,即使這句話出自善意,卻會造成組織「對問題避而不談,而非徹底解決」的不良文化,管理者應該擁抱問題,因為唯有如此才能深入探究問題,並帶動組織的創新。

葛蘭特舉例,美國知名眼鏡公司瓦比派克(Warby Parker)就是把這種創新文化發揮得淋漓盡致的企業,他們藉由簡單的 Google 表單,讓下屬把每天遇到的問題填進表單,主管藉由表單了解必須解決的問題,小組成員也能合力解決彼此提出的難題,避免員工報喜不報憂的文化。

不過為避免員工持續提出類似問題,管理者可以規定:對於圍繞同一個議題而產生的問題只能抱怨一次。這樣也可以鼓勵員工提出有建設性的問題,也能避免某些員工無止境地提出類似的問題。

好主管會怎麼說?

或許沒有一種直白的說法可以取代這個雷句,但建議可以參造派克公司的做法,依企業特性來操作。

2. 「讓我想想 / 我們晚點再研究這個問題」

開會的時間成本非常寶貴,因此對於主持會議的主管而言,如何在有限的時間內達成會議目的很重要。但也不能因為追求效率,而讓員工感到意見不受重視。若一再在開會時未能回應員工的意見,久而久之,員工也就不願意再貢獻自己的想法。

作為一個主管,若能在開會時多多傾聽,將能使整個團隊更願意分享他們的創意。如果在開會的當下,因時間壓力而無法立刻回應員工的問題,不妨於會後找時間與提問的員工聊聊。

好主管會怎麼說?

如果您覺得員工提出的問題值得考慮,不妨這麼說:

這的確很重要,感謝你的意見,我們找個時間坐下來討論該怎麼處理這件事!

如果您覺得員工的意見不值得考慮,則或許可以直接了當回應:

我覺得這個想法在某些方面是可行的,但在這件事情上也許不太適合。

3. 「我的想法是......」

主管當然有權表示意見,但主管的意見不能只是抒發個人主觀感受,還代表決策的方向,因此最好能夠有實際證據佐證。

作為一個主管,決策的標準應該是所謂「資料導向決策」(data-driven thinking),讓證據說話,麻省理工學院史隆管理學院研究報告顯示,善用資料導向決策的公司,生產力與產出比沒有採取資料導向決策的企業高出 6%。

好主管會怎麼說?

舉例來說,

根據公司的流量統計,網站流量取決於每周行銷電郵的發送頻率。

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4. 「繼續做好現在做的工作」

蓋洛普調查顯示,職場上,只有 1/4 的員工「強烈認為」他們的主管能在他們的工作上提供有建設性的提議,「繼續做好現在做的工作」就是一句無法鼓勵、或實際幫助到員工的「空話」,也是讓多數員工感到困惑與不耐的一句話。

如果員工在職場上常常無法得到有建設性的建議或指教,反而會使得那些有企圖心的員工萌生離意,跳槽到有助於自己持續進步的單位效勞。

好主管會怎麼說?

舉例來說,

你的表現讓我印象很深刻!這段期間你幫助公司拓展 10% 的潛在客戶,並帶領團隊提前完成目標,期待你用這次的經驗協助其他團隊成員一起成長。

5. 「我們今天要討論甚麼?」

這句話絕對是大地雷!如果沒有預做準備,或沒有重要議題要討論,那就不該為開會而開會,寧可讓員工繼續做他們的工作,還比較有生產力。《哈佛商業評論》建議,會議前請先準備好議程,讓與會者都知道會議主題,以讓會議有效進行。

好主管會怎麼說?

相信大家都已經收到我昨天通知的幾項議程,讓我們從第一項開始一一討論。

6. 「我們必須跳脫框架思考!」

「Think outside the box.」這句話如今已變成管理上的陳腔濫調。管理者應該建立一套思考的框架,讓團隊能夠盡情發揮創意,而不是沒頭沒腦地丟出一句「讓我們跳脫框架思考!」

在鼓勵員工發揮創意的同時,以下是幾個重點指引:

.創意必須圍繞着團隊目標,否則容易造成資源浪費。

.掌握藝術與商業化的平衡,創意必須能有助於公司達到財務目標。

.促成良好的團隊合作,團隊成員間如何腦力激盪、協力完成目標很關鍵。

好主管會怎麼說?

這是我們面臨的新課題,需要大家一起發揮創意,我建議......

開會不僅是為了解決問題,也是凝聚團隊、促進溝通的重要時刻。在會議上避免說出雷句,並有效率地溝通,不僅可以幫助主管增加團隊影響力、強化與部屬的關係,還能帶動整個團隊成長。

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