【職場人際】放工後別找同事 、用字精簡 7個職場WhatsApp貼士

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工作的WhatsApp群組 (WhatsApp Group) 原意是為了有效地溝通公事和拉近同事之間的距離,若然你昨天還在WhatsApp群組和同事聊得興起,今天上班時卻發現自己因為遞了辭職信而被管理員移除出群組,不知你會有甚麼反應?

辭職後提早被踢出群組是好是壞?群組管理員會不會太過魯莽無禮?運用工作的WhatsApp群組其實都有一門學問。

如何運用工作的WhatsApp 群組其實都有一門學問。(Unsplash)

Facebook專頁「奴工處」發佈了一則帖文,分享一名讀者投稿,指自己「啱啱遞咗信都未夠一個禮拜,已經比(畀)上司踢出其中一個工作用嘅WhatsApp group,即係咩意思?」

(Facebook專頁「奴工處」截圖)

有些人聽到這名打工仔的處境可能會戥他尷尬,因為離職前還會和上司、同事朝夕相對,「撞口撞面」;加上接收不到群組內發佈的工作資訊,餘下日工子工作時很不方便。不過,不少網民「突破盲點」,回應一面倒的「抵死」,直言非常羨慕投稿人,「恨都恨唔到,通常都要last day(最後一日)先有得quit group(離開群組)」、「精神上可以提早離開, 爽丫丫(歪歪)」。

有網民將同事把投稿人移除群組的行為解讀為減輕工作量,「為你好,可以唔洗做野(嘢)既(嘅)意思」。另有網民自白,「我條team(團隊)都有個WhatsApp group,我自己就選擇quit(離開)。因日日都收埋啲廢話,大量message(訊息)。」

按圖了解更多網民回應:

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職場WhatsApp 7 大貼士

辭職後提早被踢出群組是好是壞?群組管理員會不會太過魯莽無禮?運用工作的WhatsApp群組其實都有一門學問。公司的WhatsApp 群組不外乎為了讓同事溝通公事和聯絡感情,如果想真正達到這兩個目的,可以閱讀以下7個職場WhatsApp貼士。

職場WhatsApp7大貼士 (按圖了解)

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貼士1:分開吹水群組與工作群組

兩個WhatsApp群組能把工作與閒聊的內容分開,一目了然。有打工仔反映WhatsApp 群組內充滿同事的「早晨長輩圖」、生活照、寵物照、人生哲理分享、宗教文章等等,令他們費時費力才能找回工作上重要的資料。如果同事之間關係很好,在WhatsApp上有很多互動就開多一個「吹水群組」吧!讓想分享的同事暢所欲言,沒興趣的同事大可以不按入吹水群組,同時不會錯過工作群組中的工作資訊。

貼士2:避免放工後WhatsApp同事講公事

同事得到足夠的休息,第二天才能有好的工作表現。放工後就是私人時間,大家都想用私人時間與家人、朋友、情人聊天,而不是回覆公事。尊重別人的時間,如非必要也不要在放工後WhatsApp同事。

貼士3:談公事避免用表情符號(emoji)

如果和客戶、上司談公事用表情符號,會讓人感到不夠成熟可靠。建議只有談及輕鬆話題時才用表情符號,例如放假節目時,用表情符號就無傷大雅。

貼士4:用字精簡

有沒有試過看同事累贅的訊息?明明只有一個重點,卻要用三數行去鋪墊。或許這是為了讓說話聽起來更圓滑,但同事工作繁重,有時忙到連看訊息也沒時間時,已不會介意同事的說話聽起來是否圓滑。因此,如果用最少的字已可表達意思,就宜用最少的字。只要同事能看明白,「可以」和「呢個意見幾好,我覺得可以」是沒有分別的。

貼士5:善用縮寫

英文縮寫用於同事間的溝通非常省時又可增加溝通效率。以下10個就是用得最多的職場縮寫用語。

10個常用英文職場縮寫(按圖查看)

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貼士6:善用格式

如有重要訊息必須透過WhatsApp發佈,例如活動詳情等,可以善用格式令重要資訊一目了然。WhatsApp早在2016年新增簡單的文字格式功能,但未必所有人都懂得怎樣使用。其實用法很簡單,如希望文字變粗體,只要在文字前後加*,即*文字*;如果希望文字變斜體,可以在文字前加_,即_文字_。善用粗體可以令同事注意到重要信息,同樣適用於活動標題。整齊的格式讓人感覺你更有條理。

貼士7:急事請打電話

WhatsApp只是其中一種溝通工具,並非所有情況也適用。如果有急事需要對方立刻回覆,別浪費時間傳WhatsApp訊息,直接打給對方就更簡單快捷。

結語

以上只是其中一些善用WhatsApp的貼士,如果想更有效地善用WhatsApp,可以謹記一個心法:溝通工具是為了讓大家溝通得更容易,而不是帶來更多麻煩。

(資料來源:vanna.com,eslbuzz.com

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