【開會技巧】老土開場白有礙溝通！　掌握4大竅門提升會議效率

開會是每星期，甚至是每天的例行公事，除了與同事開會外，還要與客戶開會。但在會議開始前，大家通常以甚麼話作開場白？CNBC指哈佛大學的一項研究分析所得，超過300組線上對話，在發展真正的會議議題前，若有一段有營養的開場白，會使正式會議的討論過程更加順利。不過，甚麼才是「有效、有營養」的開場白呢？

「你好嗎？」、「最近怎樣？」這些老土的開場白，會讓人有一種例行公事的感覺，亦讓人覺得這只是客套說話，並不是真心想與對方建立有意義的連結或交換有用的訊息。以下會教大家一個「有效、有營養」的開白對話要包含甚麼元素，以及可以怎樣創造這些話題。那開會時，就不怕大家未開先瞓吧？

1.把握 ACT 原則

有效的閒聊應該符合 ACT 原則，甚麼是ACT原則？

A（authenticity）指的是真實性；
C（connection）則是連結；
T（There’s a topic that will give them "Taste" of who you are）是讓人了解你是誰的話題。

例如：

．你們現在想甚麼？

．這星期你最期待甚麼？

．你令我想起一位名人，但我忘了是誰，你跟誰有關係嗎？

2.避免陳腔濫調

不能用「大家好嗎？」這些老土開場白，那要說些甚麼才好？有了！「今天天氣挺好吧？」或與交通相關的日常話題又可以嗎？但這些事情說完後，然後呢？

「今天天氣真熱呢！」

「對，這星期都會這麼熱。」

「今天在公路上特別塞車。」

「對……」

沒有延續性的話題，只能救得你一時，亦難以發展有效的對話，說完就空氣靜止。不是不能說，但只是風險較高，亦會令你有後悔的感覺。除非對方是個接話能手，否則這些日常話題還是避免為妙。

3.周遭環境尋找話題

日常所見當然可以做話題，但除了天氣和交通以外，都還有很多選擇。你可以從生活的環境中找尋可以成為話題的東西，例如在客戶的辦公室中，看到桌上的家庭照片、牆上有藝術品或擺設等，都極有可能可以帶起話題，令對方進入侃侃而談的狀態。亦可以聊聊最近的球賽、藝術品的由來，一旦客戶或員工講到自己的興趣，有共同話題就可以瞬間拉近彼此間的距離，炒熱氣氛。

4.分享新消息

如果環境中沒有甚麼可取的資訊，那不如談談最近發在自己或對方身上的事情，這同樣可以帶起切身的共鳴感。若在客戶的辦公室開會，而你看到對方的桌上有寵物照，你可以說說自己都有養寵物，互相交流一下飼養心得；若你知道員工有孩子，亦可以問問他們孩子的近況，同時說說自己孩子的近況。通常父母經和寵物心情最容易為大家熱身。

但記着一點，千萬別無中生有，明明沒有寵物卻為了迎合對方而宣稱自己有養，這樣亂來很容易露出馬腳，被拆穿時會是多麼的尷尬！亦會因此而破壞彼此間的信任。

試試在開會前使用這些技巧，當在討論正式的話題前，與對方已經打破了陌生的隔膜，在之後的對話都會更順利和方便。這亦可令雙方更投入，使開會更有效率。

﹙資料參考：CNBC﹚

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