【開會技巧】老土開場白有礙溝通! 掌握4大竅門提升會議效率

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開會是每星期,甚至是每天的例行公事,除了與同事開會外,還要與客戶開會。但在會議開始前,大家通常以甚麼話作開場白?CNBC指哈佛大學的一項研究分析所得,超過300組線上對話,在發展真正的會議議題前,若有一段有營養的開場白,會使正式會議的討論過程更加順利。不過,甚麼才是「有效、有營養」的開場白呢?

在發展真正的會議議題前,若有一段有營養的開場白,會使正式會議的討論過程更加順利。﹙GettyImages/VCG﹚

「你好嗎?」、「最近怎樣?」這些老土的開場白,會讓人有一種例行公事的感覺,亦讓人覺得這只是客套說話,並不是真心想與對方建立有意義的連結或交換有用的訊息。以下會教大家一個「有效、有營養」的開白對話要包含甚麼元素,以及可以怎樣創造這些話題。那開會時,就不怕大家未開先瞓吧?

1.把握 ACT 原則

有效的閒聊應該符合 ACT 原則,甚麼是ACT原則?

A(authenticity)指的是真實性;

C(connection)則是連結;

T(There’s a topic that will give them "Taste" of who you are)是讓人了解你是誰的話題。

例如:

.你們現在想甚麼?

.這星期你最期待甚麼?

.你令我想起一位名人,但我忘了是誰,你跟誰有關係嗎?

「你好嗎?」、「最近怎樣?」這些老土的開場白,會讓人有一種例行公事的感覺,亦讓人覺得這只是客套說話。﹙GettyImages/VCG﹚

2.避免陳腔濫調

不能用「大家好嗎?」這些老土開場白,那要說些甚麼才好?有了!「今天天氣挺好吧?」或與交通相關的日常話題又可以嗎?但這些事情說完後,然後呢?

「今天天氣真熱呢!」

「對,這星期都會這麼熱。」

「今天在公路上特別塞車。」

「對……」

沒有延續性的話題,只能救得你一時,亦難以發展有效的對話,說完就空氣靜止。不是不能說,但只是風險較高,亦會令你有後悔的感覺。除非對方是個接話能手,否則這些日常話題還是避免為妙。

3.周遭環境尋找話題

日常所見當然可以做話題,但除了天氣和交通以外,都還有很多選擇。你可以從生活的環境中找尋可以成為話題的東西,例如在客戶的辦公室中,看到桌上的家庭照片、牆上有藝術品或擺設等,都極有可能可以帶起話題,令對方進入侃侃而談的狀態。亦可以聊聊最近的球賽、藝術品的由來,一旦客戶或員工講到自己的興趣,有共同話題就可以瞬間拉近彼此間的距離,炒熱氣氛。

亦可以聊聊最近的球賽、藝術品的由來,一旦客戶或員工講到自己的興趣,有共同話題就可以瞬間拉近彼此間的距離。﹙Photo by Waldemar Brandt on Unsplash﹚

4.分享新消息

如果環境中沒有甚麼可取的資訊,那不如談談最近發在自己或對方身上的事情,這同樣可以帶起切身的共鳴感。若在客戶的辦公室開會,而你看到對方的桌上有寵物照,你可以說說自己都有養寵物,互相交流一下飼養心得;若你知道員工有孩子,亦可以問問他們孩子的近況,同時說說自己孩子的近況。通常父母經和寵物心情最容易為大家熱身。

但記着一點,千萬別無中生有,明明沒有寵物卻為了迎合對方而宣稱自己有養,這樣亂來很容易露出馬腳,被拆穿時會是多麼的尷尬!亦會因此而破壞彼此間的信任。

試試在開會前使用這些技巧,當在討論正式的話題前,與對方已經打破了陌生的隔膜,在之後的對話都會更順利和方便。這亦可令雙方更投入,使開會更有效率。

﹙資料參考:CNBC

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