必學Gmail五個小秘技 手機、電腦辦公更有效率

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不論各位讀者是Android還是iPhone用戶,正在讀書還是已經工作多年,相信Gmail這個免費電郵平台,已經成為大家日常生活不可或缺的重要工具。日日用Gmail的你,是否懂得以下一系列的Gmail小秘技?還沒有認識的就快來學學吧!

 

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大家每日用的Gmail,其實有不少實用秘技,大家又是否一一知道?(GettyImages)

取消發送 補救錯發電郵

把本來想發給新來那個可愛女同事的自我介紹電郵,錯手發給了自己的上司?只要在10秒內點選「復原」,還是有獲得救贖的機會!(區慶威攝)

「取消發送」是一項Gmail深度用家一定認識的小秘技,然後一般用戶可能會驚奇的問:「原來Gmail是可以取消發送的嗎?」其實最近更新的iOS版Gmail軟件、Android手機的Inbox by Gmail程式都已經預設開啟這個功能,不論電腦版Gmail有沒有開啟這項功能,在大家發送電郵之後的10秒內,程式介面的右下角會出現「復原」的選項,讓大家可以把曾錯手發出的電郵取消發送。

在電腦版Gmail,同樣可以啟用「取消發送」功能。(電腦截圖)

另外剛剛提到,電腦版Gmail其實也可以使用「取消發送」這個功能。大家只要在桌面電腦登入Gmail帳戶,點選右上角的齒輪圖示選擇設定,在「一般」的分頁中就會找到「取消傳送」的選項,大家可以選擇開啟再選擇自己覺得合適的取消發送期限。順帶一提,Android版的Gmail並未有「取消發送」功能,想使用的朋友就要下載Inbox by Gmail程式。

 

下載iOS版Gmail

 

下載Inbox by Gmail

使用手機認證 登入更安全

啟動「使用手機登入」,以後每次有新電腦、裝置登入Gmail,用戶的手機都會收到批核通知。(區慶威攝)

有沒有試過在一些公眾場合,或者不是自己的電腦,想登入Gmail又害怕洩露了自己的密碼?其實Gmail在今年已經推出「請使用手機登入」功能,只要手機在旁邊,不論在任何電腦、新手機登入Gmail,都可以通過原本的手機來認證登入而無需輸入密碼。大家只在之前在桌面版Gmail登入帳戶,點選右上角自己的圖像,再選「我的帳戶」,在「登錄與安全」中就可以找到以手機登入的設定。之後,在陌生的裝置登入帳戶,不論是手機或者電腦,你的手機都會同步收到通知,要求你批核這個登入申請,比使用兩步認證登入簡單得多。當然,若果是更著重安全的朋友,也可以在「登錄與安全」中啟動兩步認證登入功能。

只要先在電腦版Gmail啟動功能,就可以使用。(電腦截圖)

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使用罐頭訊息回覆

在「研究室」開啟「罐頭回應」功能,可以省下不少回覆電郵的時間。(電腦截圖)

回覆工作電郵,很多是內容都是千篇一律的,與其不停浪費時間重覆輸入接近的內容,不如預先準備「罐頭」訊息作回應。其實Gmail跟不少Google產品一樣,背景的團隊不停在研發新的功能,大家只要點選右上角的齒輪圖示選擇設定,在「研究室」分頁的搜尋器中「canned」,就可以開啟「罐頭回應」功能,以後不論撰寫還是回覆電郵,都可以選擇「罐頭回應」。

擅用篩選器及轉寄功能

利用篩選器配合轉寄功能,就可以備份Gmail電郵。(電腦截圖)

雖然免費的Gmail有15GB的儲存空間,不過對於每日要接收大量電郵的朋友來說,其實一、兩年就有可能用盡郵箱空間。只要大家擅用Gmail的轉寄及篩選器功能,例如每年開啟一個免費的郵箱作備份用途,在自己原本的Gmail點選右上角的齒輪圖示選擇設定,在「轉寄及POP/IMAP功能」中「新增轉寄地址」,再在「篩選器及已封鎖的地址」中,以工作的電郵建立「篩選器」,再將電郵全部轉寄到另一個Gmail作備份,這樣就可以每一兩年清理自己的Gmail一次,同時又可以備份舊的郵件。

利用Chrome插件離線使用

「Gmail Offline」這款Chrome瀏覽器插件,讓大家可以在電腦上離線處理Gmail。(電腦截圖)

其實手機版的Gmail早已經加入離線使用的功能,軟件會在每次同步的時候將近期的電郵下載,讓用戶可以離線閱讀並編寫電郵,再在連線的時候同步。其實利用Google Chrome插件,大家在電腦同樣可以享用這個功能。這款名為「Gmail Offline」的Chrome瀏覽器插件,可以利用手機版Gmail的功能,在瀏覽器將近期的電郵下載,令大家可以在Chrome上離線處理Gmail。

 

下載「Gmail Offline」插件



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