【這些機會】無印MUJI如何花5年時間 讓全體員工6點半準時放工?

撰文:
最後更新日期:

無印良品(MUJI)在80年代成立以來,憑着獨特的簡樸風格及生活理念,早已成為日本國內外深受歡迎的企業。看似一帆風順的無印,原來在2001曾錄得史無前例38億日圓(折算2.6億港元)虧損,一度出現經營危機。這個時候,松井忠三臨危受命當上社長,進行各式各樣的改革,成功讓無印的業績在翌年出現V字型反彈!

當人力資源部長出身的松井忠三,有自己一套管理無印的理念,他在《無印良品90%靠制度》一書中提到,無印的成功,除了靠一本自家製的「MUJIGRAM天書」之外,在全公司貫徹執行「零加班」也十分重要。

撰文:松井忠三(良品計畫前會長)

日本上班族多數人從早工作到深夜,還因為工作勞累,週末連出門遊玩的力氣都沒有。等到度過好幾十年這樣的上班族生活,面臨退休時,才恍然自問自己究竟還剩下什麼?

無印良品的員工都很熱衷於工作,之前也曾有過把留下來加班視為理所當然。尤其是商品部員工,每天都忙到搭末班電車回家,而週休二日的其中一天得要忙著洗衣和打掃,另一天才能真正休息。這樣的生活不僅讓員工無法提升生產力,也無法在工作上提出創新想法。

因此,我就任社長後,就下定決心要去除員工的加班習慣。

松井忠三可算是無印良品企業史上其中一位靈魂人物。(網上圖片)

  第一步:循序漸進

當然,就算突然宣布「天天零加班」,也不可能隔天達成。所以,我們一開始先把一星期的其中一天訂為「不加班日」,在那天規定全體員工都按時下班。結果出乎意外,一下就做到了。於是,半年後我們把不加班日增加到每週兩天,雖然一開始有些混亂,後來也總算達成。

再來,就要採取全面不加班的措施。這次要徹底讓全體員工都做到「傍晚六點半準時下班」。

這就困難多了,雖然時間一到,我們會準時關燈讓員工離開,但有些員工會假裝離開,隔一會又跑回公司來加班。也有人把工作帶回家做,這樣也失去不加班政策的意義。

【扮工室】這樣開會最聰明 10個秘笈突顯你最Smart!

「不加班」政策推行初期,有些員工會假裝離開,隔一會又跑回公司來加班。(圖/vcg)

  第二步:教育員工 找出「不做也無所謂」的工作 

會加班的人,差不多都是同樣那幾個。這樣的人都有個共同特徵,就是做事非常認真。一項工作其實有特別重要的部分,也有枝微末節的小處。

例如,要在會議中簡報新商品時,最重要的是「讓企畫案通過」,但這些特別認真的員工,往往會花許多時間準備簡報資料,連枝微末節的部分都想做到完美。

我的意思不是「為了不加班,就可以任由工作品質低落」,而是要讓員工體認到,在上班時間內把工作完成的重要性,進而設法提升自己的工作效率。

例如:雖然開會時要把需要用到的資料做成投影片,但只要部門預先決定好投影片格式,員工就能直接把資訊套用進去,不必多花工夫。透過資訊的共享,既可提高生產力,又不會讓工作品質下滑。

此外,很多人雖然看似8小時都在工作,其實還是花不少時間在玩樂上。無印良品曾調查過員工對於網路的使用量,結果發現有25%的員工承認上班時曾經瀏覽與工作無關的網站。

像這樣重新審視工作方式後,就能找出許多不做也無所謂的工作,或是浪費時間的工作。

看清工作的本質,就能大幅提高生產力。就算一天同樣工作八小時,完成的工作量必定也比過去多。

松井認為,面對工作一味只懂「我會努力」,這種想法是最糟糕的。認清工作本質、問題所在才更重要。(圖/《受夠了!我要炒老細》電影劇照)

  第三:教育管理層 如何減少工作量 

我認為要想根除加班,最有效的方法還是設置完成期限。

一旦必須在有限的時間內完成工作,勢必會激發員工的專注力,學會安排工作的優先順序。

不過,光靠限定完成期限,還是很難完全根除加班。假如不減少工作量,就得增加員工人數或是增加工作時問,只能從這兩種方法中擇一。

然而,增加員工人數並非真正改善效率。如果只是把同質的工作分給更多員工來做,等於不求進步。因此,真正本質性的解決方式,還是得從減少工作量的方向思考。

於是,我請所有部門自行提出能夠讓員工不加班的解決方案。例如,商品部曾表示公司有一些常用資訊並不包括在目前使用的資料中,必須自己建檔。於是,我就找系統部商量,把所有必須用到的資料全數釋出。在諸如此類的對策累積下,我們得以把全公司的工作時數 (作業量)減少到原本的八成以下。

但要完全根除加班還是很難,所以,我決定先設置 「10%的門檻」,也就是在晚上六點半以後,各部門留下加班的人數控制在10%以下。因為公司有時會因為結帳期或商品展示會非加班不可。

我們在2013年把門檻調降至7%,希望進一步提高工作效率。目前,就算碰到財會部門的結帳期,或適逢商品展示會期間,全公司的加班人數還是能控制在7%以下。

(圖/VCG)

  第四步:貫徹執行 「傍晚禁止交付新工作」

根據我的觀察,加班之所以減少不了,問題不光在每個人的工作方式上,也和公司的工作制度有關。

於是,無印良品制定了一條規定,那就是「一到傍晚,不許把新事情委託給別人」 。因為主管假如在傍晚五時,指示部屬製作一份得花上兩小時製作的資料,部屬當然勢必得為此加班。

除了主管外,一般同事如果要委託其他部門幫忙做什麼,也必須讓對方在上午時段就能完成。因此,要交託工作時,必須先預估完成的時間,再委託別人幫忙,效率才會提高。

在無印良品,主管被嚴禁「在傍晚向下屬交付新工作」。(圖/《受夠了!我要炒老細》電影劇照)

很多企業都探行過不加班政策,但大多都是每星期實施一天,絕大多數試圖每天不加班的企業,似乎都以失敗收場。

他們之所以失敗,原因在於既不減少工作量,又不增加人員,卻希望工作時數能夠減少,而那是不可能的任務。

加班不會只因為設置完成期限就減少,還必須花心思改善工作環境,像是主管要改變交辦工作的方式,公司也要經常改善業務項目,以降低工作時數(去除工作項目或提升效率)等等。

由於我是那種做事務求徹底的人,如果我當天必須加班,就會向人事部提出加班申請。一旦公司的上位者帶頭遵守,部屬就會也照著做,大家力求減少加班的意識就會變強。

假如員工把加班當成一種工作熱情的表現,主管就必須先導正這樣的思維。因為一個人對於工作的貢獻度不是用時間衡量,而是以成果衡量。

(編按:無印良品總部在2007年1月全面實施「零加班」政策,政策至今已維持10年。)

本文節錄自 《無印良品成功90%靠制度:不加班、不回報也能創造驚人營收的究極管理》

作者:松井忠三,1949年生於靜岡縣,前良品計畫公司會長。1973年畢業於東京教育大學(現筑波大學)體育系後,進入西友Store(現西友公司)服務,1992年,轉至良品計畫服務,擔任總務人事部長、無印良品事業部部長等職,於2001年就任為社長,並從「企業文化」著手改革陷於虧損狀態的組織,不僅讓無印良品業績呈現V字型復甦,2007年時,甚至創下有史以來最高營收1,620億圓。

出版社:天下文化

《香港01》 獲出版社授權轉載,大小標題為香港01編輯所擬。



X
X
請使用下列任何一種瀏覽器瀏覽以達至最佳的用戶體驗:Google Chrome、Mozilla Firefox、Internet Explorer、Microsoft Edge 或Safari。為避免使用網頁時發生問題,請確保你的網頁瀏覽器已更新至最新版本。