【蔡東豪專欄】欠缺意志咪開會 否則只會做錯決定

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英國一間專門為企業設計開會時間表的軟件公司做調查,想知道一個星期之中,開會的最佳時間是幾點鐘,收到二百萬個回應,結論是星期二下午三點。聽落去非常合理,但有幾多公司真的刻意在這時間開會?

星期二下午三點開會聽落真的很理想,因為星期一開會太不理想。星期一是很多法定和同事自製的假期,很難人齊。因為放完假,仍帶着holiday mood,未入狀態。上班後要用至少半天收拾心情,準備開會的材料,星期二下午剛剛好。我的經驗是,最常開會的時間是星期一上午,象徵一個星期的開始。上司心態是同事們剛度過周末,充完電,準備好新一輪搏殺,衝出去之前大家聚一聚,審視進度,交換市場資訊,然後開波。

以前很多公司有被稱「二五仔」的同事——星期二至五駐國內,周末回港,星期一是唯一人齊開會的時間。近年內地業務對港企愈來愈重要,很多人需要長駐國內,以電話開會,但開會時間照樣是星期一,因為星期二至五駐內地同事須全國四處跑。當工作性質不再是坐定定,所謂最佳開會時間,是為了滿足實際需要。星期二下午三點才開會,猶如中間斬一刀,星期三才出去跑,一個星期彷彿剩下三日。

星期一開會不太理想,因為剛放完假,仍帶着holiday mood,未入狀態。(iStock)

以上討論的出發點,主要環繞幾時最人齊開會,但忽略一個更重要考慮︰幾時最適合開會?解答這問題之前,須退一步,先考慮開會的目的。如果開會目的如上文所說,是互相交換項目進度和市場資料,大部分出席者在接收資訊,什麼時候開會分別不大。想深一層,如果開會性質是單向,開會可能浪費時間,電郵更清晰和準確。但如果開會目的是牽涉雙向交流,或作決定,開會時間的考慮完全不一樣。

以下這研究在我的專欄多次出現,太重要了,須重複。先問讀者一個問題︰處境是三個在以色列監獄服刑的囚犯,他們已服了三分之二的刑期,三個人同一日獲Parole Board(假釋委員會)接見。第一位上午九時五十分接見,是犯了詐騙罪的阿拉伯裔以色列人,正服三十個月刑期;第二位下午三時十分接見,是犯了傷人罪的猶太裔以色列人,正服十六個月刑期;第三位是下午四時二十五分接見,是犯了盜竊罪的阿拉伯裔以色列人,正服三十個月刑期。其中一位獲提早假釋,猜是哪一位?這項根據超過一千宗個案的研究結果顯示,獲得假釋的條件,跟囚犯的種族、罪行和刑期無關,亦不關乎囚犯接見Parole Board時的談吐舉止,只關乎一件事,是時間,指什麼時段接見。早上見Parole Board有七成機會獲提早釋放,下午見Parole Board只有一成。以上問題的答案是第一位。

如果開會目的是牽涉雙向交流,或作決定,幾時開會便變得非常重要。(資料圖片/視覺中國)

這不是IQ題,全關於人性。Parole Board成員的主要職責是作決定,每一個決定影響另一個人的下半生,他們不敢掉以輕心;但他們會疲倦,人疲倦的時候會做出錯誤判斷。CEO作出災難性決定,可能是開了一日會,在深夜時候作出。決策者的意志力是有限的,有限的意思是,用得多會用完,意志是客觀的身體狀態。當事人大都不肯承認自己疲倦,身體疲倦看得出來,但意志疲倦看不出,被稱為鐵人的打工族,更加努力掩飾。決策者的意志將近用完,發現每一個決定都變得沉重,這時候會找捷徑,通常會出現兩種情況︰第一、決策者變得輕率,信自己的感覺多過實際的情況,不大考慮後果;第二、決策者選擇不作決定,這做法表面上最穩妥。

不決定是最容易的決定,因為現狀差極是現狀,從以色列囚犯例子可見,Parole Board成員的考慮是,如果犯錯,釋放出去的囚犯再犯事,自己便是罪人。望吓隻錶,下午四時,怪不得,有點疲倦,不想再想,下次先算。開會不牽涉作決定的話,不如不開。但作決定的前提是,出席者須具備足夠的意志力,時間是星期一上午九點,抑或星期二下午三時,我沒意見,最有意見是一班欠意志的人圍在一起浪費時間。

上文刊載於第139期《香港01》周報(2018年11月26日)《開會的最佳時間》,網上標題為編輯重擬。

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