【蔡東豪專欄】欠缺意志咪開會 否則只會做錯決定
英國一間專門為企業設計開會時間表的軟件公司做調查，想知道一個星期之中，開會的最佳時間是幾點鐘，收到二百萬個回應，結論是星期二下午三點。聽落去非常合理，但有幾多公司真的刻意在這時間開會？
星期二下午三點開會聽落真的很理想，因為星期一開會太不理想。星期一是很多法定和同事自製的假期，很難人齊。因為放完假，仍帶着holiday mood，未入狀態。上班後要用至少半天收拾心情，準備開會的材料，星期二下午剛剛好。我的經驗是，最常開會的時間是星期一上午，象徵一個星期的開始。上司心態是同事們剛度過周末，充完電，準備好新一輪搏殺，衝出去之前大家聚一聚，審視進度，交換市場資訊，然後開波。
以前很多公司有被稱「二五仔」的同事——星期二至五駐國內，周末回港，星期一是唯一人齊開會的時間。近年內地業務對港企愈來愈重要，很多人需要長駐國內，以電話開會，但開會時間照樣是星期一，因為星期二至五駐內地同事須全國四處跑。當工作性質不再是坐定定，所謂最佳開會時間，是為了滿足實際需要。星期二下午三點才開會，猶如中間斬一刀，星期三才出去跑，一個星期彷彿剩下三日。
以上討論的出發點，主要環繞幾時最人齊開會，但忽略一個更重要考慮︰幾時最適合開會？解答這問題之前，須退一步，先考慮開會的目的。如果開會目的如上文所說，是互相交換項目進度和市場資料，大部分出席者在接收資訊，什麼時候開會分別不大。想深一層，如果開會性質是單向，開會可能浪費時間，電郵更清晰和準確。但如果開會目的是牽涉雙向交流，或作決定，開會時間的考慮完全不一樣。
以下這研究在我的專欄多次出現，太重要了，須重複。先問讀者一個問題︰處境是三個在以色列監獄服刑的囚犯，他們已服了三分之二的刑期，三個人同一日獲Parole Board（假釋委員會）接見。第一位上午九時五十分接見，是犯了詐騙罪的阿拉伯裔以色列人，正服三十個月刑期；第二位下午三時十分接見，是犯了傷人罪的猶太裔以色列人，正服十六個月刑期；第三位是下午四時二十五分接見，是犯了盜竊罪的阿拉伯裔以色列人，正服三十個月刑期。其中一位獲提早假釋，猜是哪一位?這項根據超過一千宗個案的研究結果顯示，獲得假釋的條件，跟囚犯的種族、罪行和刑期無關，亦不關乎囚犯接見Parole Board時的談吐舉止，只關乎一件事，是時間，指什麼時段接見。早上見Parole Board有七成機會獲提早釋放，下午見Parole Board只有一成。以上問題的答案是第一位。
這不是IQ題，全關於人性。Parole Board成員的主要職責是作決定，每一個決定影響另一個人的下半生，他們不敢掉以輕心；但他們會疲倦，人疲倦的時候會做出錯誤判斷。CEO作出災難性決定，可能是開了一日會，在深夜時候作出。決策者的意志力是有限的，有限的意思是，用得多會用完，意志是客觀的身體狀態。當事人大都不肯承認自己疲倦，身體疲倦看得出來，但意志疲倦看不出，被稱為鐵人的打工族，更加努力掩飾。決策者的意志將近用完，發現每一個決定都變得沉重，這時候會找捷徑，通常會出現兩種情況︰第一、決策者變得輕率，信自己的感覺多過實際的情況，不大考慮後果；第二、決策者選擇不作決定，這做法表面上最穩妥。
不決定是最容易的決定，因為現狀差極是現狀，從以色列囚犯例子可見，Parole Board成員的考慮是，如果犯錯，釋放出去的囚犯再犯事，自己便是罪人。望吓隻錶，下午四時，怪不得，有點疲倦，不想再想，下次先算。開會不牽涉作決定的話，不如不開。但作決定的前提是，出席者須具備足夠的意志力，時間是星期一上午九點，抑或星期二下午三時，我沒意見，最有意見是一班欠意志的人圍在一起浪費時間。
上文刊載於第139期《香港01》周報（2018年11月26日）《開會的最佳時間》，網上標題為編輯重擬。
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