【年廿八大掃除】Gmail 釋放容量踢走無用舊電郵 幫郵箱洗邋遢

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Gmail 的 15GB 免費儲存空間,其實並不算特別「寬敞」。想空間闊落一點,不如趁年廿八洗邋遢,幫 Gmail 大掃除釋放空間!

Gmail 雖然設有付費版可以購買更多空間,不過大部分用戶相信只是使用最基本的 15GB 免費空間;特別是不少朋友早一兩年購買 Android 手機,其免費贈送的 100GB 儲存空間使用期限差不多屆滿。不如趁廿八洗邋遢,為 Gmail 大掃除釋放空間,就不用擔心 15GB 不夠應付日常需要。

趁著年廿八,是時候為 Gmail 大掃除,釋放更多容量。(設計圖片)

其實為 Gmail 大掃除,最簡單最實用的方法,就是將電郵好好分類,若果讀者們有記憶的話,記者曾經為大家介紹過 Gmail 篩選器及轉寄功能的使用方法。若果大家有曾經跟著做的話,要大掃除就簡單得多了,若果先前未有為自己的 Gmail 建立轉寄備份的話,最少今年開始為自己新接收的電郵進行分類吧!

使用 Gmail 篩選器及轉寄功能(按圖放大)

在「轉寄及POP/IMAP功能」中「新增轉寄地址」。(截圖)

除了自己的主 Gmail 之外,大家其實可以再建立其他的免費 Gmail 帳戶;而利用篩選器及轉寄功能,就可以在收到電郵的時候,直接將電郵分類備份。例如 Gmail 同時接收私人及公司郵件,大家只需在進入 Gmail 右上角的齒輪圖示選擇設定,在「轉寄及POP/IMAP功能」中「新增轉寄地址」,,再在負責接收轉寄的電郵作確認。然而在「篩選器及已封鎖的地址」中,以工作的電郵建立「篩選器」,再將電郵全部轉寄到另一個Gmail作備份。這樣就可以每一兩年清理自己的Gmail一次,同時又可以備份舊的郵件。

分類舊郵件

利用 Gmail 上方的搜尋器,可以將郵件作出分類。(截圖)

剛剛介紹的功能,可以方便大家日後作分類及大掃除,不過要將舊電郵清理,就要用其他方法。Gmail 的篩選功能還有很多用法,大家可以利用 Gmail 頁頂的搜尋功能,點選最右的向下箭咀去啟用進階搜尋功能。

將 Gmail 以標籤分類舊郵件(按圖放大)

點選搜尋功能最右的向下箭咀,可以啟用進階搜尋功能。(截圖)

例如大家可以利「寄件者」(To:),指定某位同事、公司寄給自己的電郵作分類。記者在示範中,以「*@pinterest.com」去搜尋郵件,當中的「*」代表所有來自「@pinterest.com」的電郵。搜尋完成之後,可以在左上角剔選「全選」選擇全部電郵,你會發現在全部電郵頂,會多了一個「請選取與這筆搜尋相符的所有對話」選項。點選這個選項,然後就可以利用電郵列頂的工具列進行操作。例如大家可以一口氣刪除這一次搜尋的所有郵件(不過記者建議大家暫停先看完本文章),又或者選擇標籤,並為將這次搜尋的電郵全部放到一個標籤裡,再作後續處理。

備份或刪除舊電郵(按圖放大)

在瀏覽器中進入Google Takeout 的網頁,先剔選「全部不選」。(截圖)

將各種類電郵都加上標籤之後,就可以將郵件分類處理。大家既可以將不再需要的電郵,按標籤全數刪除,而其實 Google 亦有提供工具,讓大家將電郵匯出。大家只需在瀏覽器,輸入 https://takeout.google.com,就可以進入 Google Takeout 的「下載你的資料」介面。大家先剔選「全部不選」,然後向下捲軸到 Gmail 欄目,再「選取標籤」,就可以根據剛才分類的標籤將電郵以「MBOX」格式匯出至電腦作備份,再將 Gmail 上的標籤整個刪除也不遲。「MBOX」格式可以使用 Mozilla Thunderbird、Apple Mail 等第三方軟件在電腦上開啟,日後就算要在備份中搜尋資料,也不可太過煩惱。



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