每年銷毀逾1億份檔案 檔案處檢討檔案存廢期限表 未提立檔案法

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香港多年來沒有《檔案法》規管政府保存及銷毀公共檔案,單是2016年,政府批准銷毁的檔案數目高達1億多份,文件叠起來的高度相當於134橦IFC(國際金融中心)。行政署最新向立法會遞交的文件顯示,檔案處將採取新的檔案管理措施,包括檢討檔案存廢期限,設立長遠保存電子檔案的數碼檔案庫,最快今年底推出新綜合資訊檢索系統;但對設立檔案法,則隻字不提。

每年有逾1億份政府檔案遭銷毀。(視覺中國)

三年10宗遺失或未經授權銷毀檔案 14人遭處分

2016年,政府批准銷毁的檔案數目多達1億200萬份,文件叠起來高逾5.6萬米,高度相當於134橦IFC。現時各部門應至少每兩年一次處置已屆限期的檔案。沒有歷史價值的過期檔案,銷毀前須先取得檔案處處長同意。在2014至2016 年期間,共有10宗有關遺失或未經授權銷毀檔案的個案,當中相關的局或部門曾對14名涉及的人員採取紀律處分行動。

年份 批准銷毁的檔案
  數目 ('000) 直線高度(米)
2013 60 945 43 745
2014 92 197 89 277
2015 104 900 61 418
2016 102 784 56 633

 

此外,按《一般行政檔案存廢期限表》及存廢期限表,各局需把已鑑定為具歷史價值的過期檔案移交檔案處作永久保存,以便公眾人士取閱。在2014年3月至去年年底期間,檔案處共收到102宗延遲移交過期檔案的要求,當中只有11宗因具備充分理據而獲批准。

檢討檔案存廢期限表 研發新綜合資訊檢索系統

文件指出,為應對政府內廣泛使用數碼資訊科技進行業務致令檔案管理模式出現轉變所帶來的挑戰,檔案處將採取新的檔案管理措施。新措施包括緊隨國際社會,在檔案處正着手全面檢討各局或部門的檔案存廢期限表,以讓各部門日後能更早及更適時地把具歷史價值的檔案(尤其是以電子形式開立的檔案)移送至檔案處作妥善保存。

檔案處現時使用在 2004 年開發的綜合資訊檢索系統,管理約 140 萬項歷史檔案。由於系統的硬件及軟件已過時,現時難以支援大量的歷史檔案管理流程和檢索功能,檔案處正開發新系統以取代現時的系統,藉以精簡歷史檔案管理流程,並加強網上功能以服務大眾。新系統暫定於今年年底或明年年初推出。



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