在家工作│必推5個提高效率Google工具 一招拆解多人同步修改混亂

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新冠肺炎(俗稱武漢肺炎)殺到埋身,不少公司安排員工Home Office「避炎」。老細們以為你好得閒,誰知道你因為工作交接問題而𢲷爆頭,而且對於專注力較弱的朋友而言,要專心工作更是難上加難。雖然要突然提升工作效率的確不容易,不過只要善用網上小工具,確實有助提升效能。

不少心理學家與專業人士就曾表示將個人工作項目整理清晰,去蕪存菁,排除瑣事,有助提升工作效能。其實Google就推出以下5款工具,有助整理工作項目之餘,加強團隊合作,在Home Office工作時就能夠更加得心應手。

特別上在新冠肺炎期間,不少打工仔要Home Office,利用以下小工具有助提高工作效率。(開罐製圖)

1.Google Doc

使用電腦版本文件,在家工作難與團隊進行即時溝通,同一文件來回修改,不僅容易混淆,又會拖慢進度。Google Doc就擁有自動儲存功能,能隨時查看過往紀錄之餘,不怕死機失去紀錄,另外容許用家即時同步修改文件,學會秘技更不用擔心人多手腳亂,文件清晰有條理!

Google Doc提供網頁版與手機應用程式版本,因此即使不在工作場所也能夠輕易修改檔案內容!

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2.Google Tasks

不少專業人士推介使用To Do List待辦事項方式來整理工作項目,從而省減無謂步驟,提高工作效率。Google Tasks可以以點列式列出工作,並可以在每項工作下輸入子項目,將待辦事項列得更清晰仔細。

Google Tasks是Gmail內建的功能,可以於Gmail網頁版的右方選單中點選開啟,也可以下載獨立手機應用程式版本。

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3.Google Keep

工作繁忙時,不少打工仔都喜歡使用備忘錄,來紀錄下靈光一閃的想法與工作相關的重要資訊。Google Keep正是一款備忘錄工具,可以將內容標籤顏色進行分類;提供「協作者」功能,可以將內容分享給團隊成員;也可以在需要下筆撰寫時一鍵將備忘錄內容轉移到Google Doc中。

Google Keep有獨立網頁程式及手機應用程式,也可以於Gmail網頁版的右方選單中以插件形式點選開啟,方便隨時添加備忘。

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4.Google Translate

工作不時需要查找外語資料。遇到不理解的字詞時,可以利用Google Translate來翻譯字詞。Google Translate也提供網頁及檔案翻譯功能,可以將整個網頁翻譯成指定語言。

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5.Google PhotoScan

在家工作可能面對缺乏影印機與掃描機等工具,也不可以隨手轉交手本資料給團隊成員。如果擔心手機影相的質素參差,你可以利用Google PhotoScan手機掃描器來掃描文件。

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