【派錢4000】獲批表格存七年　衍私隱外洩風險　私隱專員促防範

向合資格人士派發四千元的「關愛共享計劃」上周五（1日）起接受申請，政府目前共印製至少233萬份表格，不僅至少耗用近466萬張紙，被指「環保災難」，其衍生的私隱外洩風險亦引起擔憂。
外界關注在職家庭津貼辦事處審批申請後，會以甚麼方式處理數以百萬計、載有個人資料的申請表格。政府回覆《香港01》查詢表示，職津辦在完成處理關愛共享計劃的申請後，成功獲批申請的表格會保存七年，不獲批申請的表格保存兩年，保存期滿時，申請表格會予以銷毀。
私隱專員黃繼兒表示，有關政府部門須採取有效保安措施，妥善處理及刪除計劃申請者的個人資料，防止資料外洩或被盜用，否則便有可能違反《私隱條例》。

是次派錢4000元安排混亂，惹來各方批評，其中政府不設網上系統接受市民申請，只接受以手寫表格申請，除了被批評費時失事，亦被斥浪費紙張。

政府目前共印製至少233萬份表格，計劃過後，重逾廿多噸的申請表格將淪為「廢紙」，到底當局會如何處理這些表格？會以政府檔案方式保存表格？還是送往堆積區？

關愛共享計劃的申請須知未有明確訂明處理方法，僅稱：「本處及獲本處授權的代理 ／ 機構將使用申請人在這項申請提供的個人資料作《收集個人資料聲明書》中所臚列的用途。本處會要求這些代理／機構必須遵守任何適用的私隱或資料保護法例，包括香港法例第486章《個人資料(私隱)條例》及由香港個人資料私隱專員公署發出的相關指引。」

《香港01》向財經事務及庫務局查詢，獲回覆表示，職津辦在完成處理關愛共享計劃的申請後，成功獲批申請的表格會保存七年，不獲批申請的表格則會保存兩年，保存期滿時，申請表格會予以銷毀。

為何有關表格需保存七年之多？原來有關做法是根據政府檔案存廢期限的指引，有關會計文件需保存7年；其他政府資料有所規定，例如申請職位落選者的檔案於招聘工作完成後保存1年、有關樓宇管理的日常檔案保存3年、購置、管理及維修政府車輛的政策檔案保存5年。若《檔案法》最終成功立法，有關保存期限將由目前的行政指引，變成法律規定。

私隱專員：政府部門須按《私隱條例》處理資料

私隱專員黃繼兒接受《香港01》查詢表示，不論公私營機構，都必須按《個人資料(私隱)條例》(《私隱條例》)的規定，妥善保存和刪除資料當事人的個人資料；上述規定並沒有指明資料使用者保留個人資料的期限，亦沒有要求《收集個人資料聲明》需要列出保留資料的期限，保留資料期限視乎個別實際情況而定。有關政府部門應按其計劃運作的實際所需，以及其收集申請者的個人資料的原來目的，以決定保存個人資料的期限。

黃繼兒強調，有關政府部門須按《私隱條例》的規定採取有效的保安措施，妥善處理及刪除計劃申請者的個人資料，並採取切實可行的步驟，保障計劃申請者的個人資料不會未經准許或意外地被查閱、處理、刪除、喪失或使用，否則便有可能違反《私隱條例》下的資料保安原則。