Microsoft香港:混合辦公模式成趨勢 增「無凳會議室」提升效率

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疫情新常態下,企業紛紛實施遙距辦公,以降低疫情傳播風險。Microsoft今日發布《Microsoft 2021工作趨勢指數報告》,66%受訪的在職人士希望公司能夠保留遙距辦公的選擇;62%本地企業領袖對遙距工作模式感到正面,顯示本港企業將會繼續採取靈活的辦公模式。

Microsoft 香港及澳門總經理陳珊珊估計,未來企業傾向採取混合辦公模式,讓員工按照自己的需要,再決定是否回到辦公室工作,工作變得更加靈活和有彈性。同時,遙距辦公模式將不再限於視像會議,更有虛擬協作及數碼企業業務流程,例如是:簽署合約文件、分享企業專有數據和資料,以及報銷開支和請假等。

由於實施混合辦公後,在辦公室工作的員工數量減少,部分企業更可能縮減辦公室面積,或者是把辦公室重新設計,增設更多共用工作空間和會議室。陳珊珊表示Microsoft自2005年開始便讓員工work anytime, anywhere(彈性選擇何時、何地工作),只要向上司匯報,並按時做好手上工作,員工便可以自己決定何時回辦公室工作。

她又指,疫情期間公司一直開放,讓無法在家工作的員工繼續在辦公室工作,「有啲同事屋企比較細,或者有小朋友,家中比較嘈吵,未必適合在家工作,所以我哋實施咗混合辦公模式,俾員工自己揀,做到成績就得,老板嘅管理方式都要變。」

Microsoft不時舉辦團隊建立(Team Building)活動,冀促進員工的關係,上周五陳珊珊就與員工一起去行山。(鄺月婷攝)

遙距工作或減少員工交流

不過,Microsoft並不提倡完全遙距辦公,皆因公司認為遙距工作模式或會減少了員工之間的互動和交流,或會阻礙創新,故公司傾向使用混合辦公模式。

陳珊珊說混合辦公模式是適用於各行各業,以地產商華懋集團為例,不少員工要「落site」視察地盤環境,他們會分散於不同地方,不便於溝通,其後集團用了雲端辦公室方案Microsoft 365,員工可在此分享文件,工作時便會更有效率。而本港老牌出口貿易商利豐在不同地方都有辦公室,過往在溝通和文件協作時流程較為繁瑣,使用了Microsoft 365後,除了工作更加暢順,設計產品周期更是由6個月縮短至3個月。

「無凳會議室」減少開會時間

被問及Microsoft香港會否考慮重新設計辦公室,以迎合混合辦公模式之需要,陳珊珊笑道公司在5年前已做了一次大裝修,之後所有員工都是沒有固定工作位置,並增設了更多會議室。為了鼓勵員工做事要有效率,公司內有一間會議室是沒有椅子,讓員工站着開會,減少開會時間。

Microsoft香港辦公室內設有沒有椅子的會議室,希望讓員工開會時間不多於30分鐘。(鄺月婷攝)



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