【職場效率】不要send email、一次過開會 五招讓星期五高效工作

撰文:曾凱茵
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打工仔都講笑說星期五根本無法工作,因為心已經飛到同週末。但原來我們可以利用這一種心理,反而讓星期五成為最有生產力的一天?以下便是5個可提高星期五工作效率的技巧。

星期五選擇完成small task吧,有助推展進度之餘還容易處理、快速完成,可準時六點走人。(視覺中國)

1. 完成小型任務

別騙自己,有得選擇的話,沒人會在星期五展開新一輪的大型項目,週末前才來這樣做未免太掃興了。

取而代之,一些有助推展進度的小型工作可以選擇於星期五完成。極需心力和時間的大型任務應該放在戰鬥力最充足的星期一、二進行;星期五則以small task為主,做完就準時六點走人,也可更快、更開心進入週末心情。

此外,小型頂目容易處理,可以快速從To Do List上刪去,有助減輕當天的心理壓力,工作行動力反而較高。

最後,星期五收工前也可以清理一下電郵與桌面,目的是創造儀式感,提醒大腦進入週末的休息模式。

預先在星期五安排下星期的工作日程有助更好運用時間。(視覺中國)

2. 制定下星期的計劃

有時候情況未如理想,星期五還是忙得來不及安排當天工作的優先次序,都是做了再算。然而,下星期的事項卻是一定要預先計劃的。打工仔可以根據以下幾條問題去制定日程:

你想完成什麼工作?
完成這項工作需要什麼動作、物件、材料?
有沒有一些大型工作是現在就可以定下大綱的呢?

這個做法的好處是知道自己要做什麼,便可以更有策略地運用時間;也可以星期一回到公司便馬上開始工作,迅速進入工作狀態。

在自己能夠掌控的範圍內,把會議都放到星期五,反而可以星期五更有生產力。(視覺中國)

3. 安排開會時間

試問誰喜歡開會?尤其當專心狀態被經常打斷,可用的時間被打斷成一節節時,開會只會不停造成干擾。然而,星期五卻是例外,如能把前四天的時間都用在電腦前,卻把會議全都放在星期五,就有了好時機起來走走,和同事交流一下。而且這些會議可以令時間過得更快,在星期五來說反而是好事呢。

蕃茄鐘工作法是由意大利人Francesco Cirillo於1992年創立的時間管理方汰,以簡單易行出名。(Francesco Cirillo官方網站影片截圖)

4. 高效利用番茄鐘工作法

很多人聽到XX工作法的第一反應都會是猜疑:「又來一套根本不管用的時間管理理論。」說真的,世上當然沒有一套方法令人在三秒內從拖延症末期患者變成超級高效狂人。沒有持之以恆的練習,這根本不可能,但知道後不妨一試,看是否適合自己。

番茄鐘工作法是一套時間管理方法。將一天分成幾個小節,每個小節由工作25分鐘及休息5分鐘組成,並設定鬧鐘提醒轉場。目的是營造類似死線的緊迫感,令自己在25分鐘內,盡可能專心地工作,做得幾多得幾多。

即使第二天要進行很多會議,很難把一天分拆成太過具體的時段,但番茄鐘工作法仍然有助最大程度地利用會議之間的細碎時間。打工仔不但可以從中(嘗試)迫自己突破潛力,以爆發的速度完成工作,而且能夠更靈活地管理日程及安排時間。

星期五寄出的電郵通常都沒有即日回應,所以星期五寫定、星期一再寄會更好。(視覺中國)

5. 不要傳送電郵、安排傳送時間

相信很多人都有這種經驗:星期五寄出的電郵通常都不會即日有回音。所以需要即日回覆的電郵都不要在星期五寄出。但這不代表留到下星期才做,你可以寫定、制定寄出時間,便能將狀態最好的星期一、二安排於更有此意義的任務上。通常星期一下午到星期二上午寄出的電郵會有較高的即日回應率。

(資料來源:Inc.,the muse)

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