【職場交際】分享經驗、提供援助 3種禮貌方式提醒同事犯錯

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農曆新年假期將近,雖內地早早已開始放新年假大肆慶祝,但香港的打工仔,這星期還要作最後摶殺,才可以安安心心過豬年。然而,身體軀殼在工作,思想心情早以進入Holiday mood。集中力減弱,出錯的機會自然多,看到同事犯錯、上司出錯,應該扮看不到,還是指出來?如果要揚聲,又可以怎讓令大家好下台呢?

工作中的溝通技巧是大家都需要修讀的一門高深學問。同事出錯,一定會很氣憤,心想:「為甚麼這樣低級的錯誤都會犯。」﹙GettyImages/VCG﹚

人誰無過,但當錯誤不斷持續出現,其實身邊的同事和上司都有責任指出。小至錯字不斷、常計錯數、寫錯人名,大至報告錯方向並需要重做,忽視它或暗地替他們改正,這只會令日後的情況加劇,你以為自己好心,其實你沒有教導和指導同事的心,不讓他們知道錯誤,又怎能令大家進步?

當然,你可以選擇拍枱兼破口大罵,讓犯錯者對所犯的錯誤有深刻印象,但新世代的抗逆能力比較弱,一言不合就辭職,所以為了與同事和上司好好相處,就學習做一個有禮的管理者。溝通是一門高深的學問,以下有3個有禮指出對方錯誤的方法,不妨參考。

1. 你可以再睇睇[出錯項目]嗎?

雖然你很想說:「又錯呀!其實你有沒有用腦?」但破口大罵只會毀壞自己的形象和令雙方的關係破損,所以嘗試以一個問題作為起首。

以一個問問題的方式來展開對話,可以令你與出錯者同時處於一個共同協作的氛圍,然後你可以輕輕引領他到出錯的細節上。讓他有機會發現自己出錯的地方,然後加以修正,令他警剔防止下次再錯。

清楚指出同事需要多加留意的項目,給一個機會讓他找出自己犯的錯誤。﹙GettyImages/VCG﹚

使用這方法要注意的事項,是要將問題問得準確,若你只吩咐他再看一次整份報告,他可能同樣地錯過了自己的錯處,所以可以試着問:「你可不可以再看看第7頁的第三段?」這樣你便成功引領他們到需多加注意的位置上。

2. 哎呀!我之前都試過[出錯項目]出錯呢!

任何人被指出錯誤時,都會感覺被攻擊,所以可以使用溫和的手法,令出錯者感覺你與他在同一陣線。就算指出他需要改進的地方,當他知道你都曾出錯,你都明白這種感受,他就會覺得你提出的建議是帶有支持性的。

讓對方感受到你的同理心。﹙GettyImages/VCG﹚

這樣的說法,令出錯者感覺不是處於劣勢,因為你讓自己與在站在同一個層次上,你還可以跟他說:「讓我幫你從我的錯誤中學習。」然後建議一些你曾經做過及真的有成效的方法,幫助他進步,例如:「這一欄的數目全都計錯了呢!我之前都試過這樣的錯誤,因為計少了項目A的增長,但不要緊,你可以用另一個自動計算系統作為每一次最後的檢查,我一會兒後轉寄給你,你有甚麼不明白的都可以問我。」

3. [出錯項目]需要修改,我有甚麼可以幫手嗎?

指出別人的錯誤,要注意三個重點,分別是直接、帶有支持性和不要採用過份指責的語氣。

然而,當被指出錯誤,出錯者一定不好受,所以當我們指出其過錯時,盡量將「你」這些人稱減少,這樣可以令人覺得重點在工作上而不是人上。然後,你可以主動提出幫忙,他們可能真的需要你幫手,又可能會回到座位認真思考你的建議,總之要讓他感到說話中的支持感,而不是單單的指責。

例如可以這樣說:「這欄的項目與總數數排序錯了,我可以怎樣幫你修正?」

減少使用「你」或指着對方,讓大家集中在工作本身。﹙GettyImages/VCG﹚

總結

上述三個回應中,你留意到共通點嗎?就是有禮貌、友好和直接。

可能有人教過你將有建設性的反饋放在兩項讚美中間,這會令對方好受一點,但其實會令對方的情緒像坐過山車一樣,他們會很混亂,以為自己做了很厲害的工作,但又搞砸了項目,不知用甚麼心情和態度和你對話。

有時不必令雙方難下台,又不必令對方情緒混亂,只用簡單、直接又溫和的方法指出其錯誤。當你日後晉升得愈高級,就會面對更多教導新人的機會,別一味靠惡,教導都要一個學習過程,學習指出別人的錯處,學習溝通技巧,會助你以後的路更順暢。

﹙資料參考:The Muse﹚

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